La empresa Covalblock, con sede y fábrica en Torrent (Valencia), se dedica a la fabricación de puertas de interior para viviendas y colegios. La particularidad de las puertas que esta empresa comercializa con el nombre de Pivotán es su sistema patentado de giro y cierre, que sustituye las bisagras por un mecanismo de apoyo que permite eliminar el hueco entre puerta y pared, y evita los típicos accidente de los niños al poner sus dedos en este espacio. Covalblock comercializa sus puertas de seguridad Pivotán a través de su tienda propia en Valencia y otros 80 puntos de venta autorizados distribuidos por todo el territorio nacional.
Antes de la implantación de SAP Business One, Covalblock se servía para su gestión de compras, ventas y control de stock de un cúmulo de herramientas entre las que se encontraba el programa de software de gestión empresarial Contaplus, un programa de TPV (terminal punto de venta) y las hojas de cálculo de Microsoft. No obstante, este sistema empezó a mostrar limitaciones para intercambiar información entre los diversos departamentos de la empresa. Miles de materiales y componentes distintos se combinan con miles de modelos, dando lugar a 300.000 referencias, lo que complica en gran medida la gestión y control de los procesos de negocio.
Así las cosas, Covalblock precisaba disponer de una solución ágil que cubriera los requerimientos de cada departamento y facilitara un seguimiento y control completo del negocio, para lo que la solución SAP Business One parecía especialmente indicada.
El partner encargado de la implementación fue Artero Consultores, una empresa joven fundada por cuatro socios provenientes de empresas claves del sector como Accenture y la propia SAP, y que decidían unirse hace apenas dos años y medio para iniciar un proyecto común. “Aceptamos el reto muy agradecidos por el voto de confianza que Covalblock depositaba en nosotros”, declara Víctor Fernández, uno de los fundadores y encargado directo del análisis y la consultoría del proyecto. La tarea no era de hecho algo sencillo. No se trataba solamente de implantar el software e integrarlo con las aplicaciones del cliente. El proyecto implicaba que Artero Consultores también iba a desarrollar un add-on (vertical) adicional a Business. “Nos encontramos con el desafío de desarrollar una solución vertical capaz de gestionar un elevadísimo número de referencias de producto. Además, estaba el proceso de gestión de cambio, para lo que el apoyo ofrecido por la dirección Covalblock fue esencial”, declara Víctor Fernández.
El proyecto
En junio de 2006 se inició la fase de detección y análisis de necesidades que culminaría con la creación del add-on a medida. SAP certificó posteriormente la aplicación vertical y Arteros inició la fase de implantación, que iba a requerir una inversión inicial de alrededor de 40.000 euros en términos de licencias de SAP, servicios de implantación, diseño, financiación y consultoría.
Hoy todos los procesos de negocio de la compañía se sustentan en SAP Business One, incluyendo compras, ventas, gestión de inventarios y finanzas. Según Víctor Fernández, el proyecto le ha aportado a Covalblock un considerable control de los costes de producción, así como una mayor efectividad para responder a las necesidades concretas del cliente, lo que se ha traducido en un aumento de pedidos en los últimos meses. Desde entonces, Artero Consultores sigue prestando soporte continuo al cliente (7×24 de atención telefónica) y se encarga de la ampliación de ciertas funcionalidades a medida de los requerimientos de Covalblock
Funcionalidades del vertical
1. Configurador de artículos. Este configurador es la pieza clave del add-on. La gran dificultad en la gestión del negocio era la ingente cantidad de componentes (más de 75.000) que pueden ser combinados para crear una puerta. Además, dichos elementos tenían características específicas que podían ser compatibles o no entre sí. Esta herramienta fue diseñada para facilitar la labor de configuración de productos, estableciendo restricciones y derivaciones. De esta manera, una vez seleccionado un material (por ejemplo, un tipo de hoja) sólo se muestran los componentes compatibles con él.
2. Personalización de documentos. Todos los documentos de Compras y Ventas han sido adaptados para incluir campos de usuario específicos del sector de las puertas, como medidas, tipo de apertura, madera, acabado, etc.
3. Proceso de producción. El add-on permite crear automáticamente las órdenes de fabricación asociadas a un pedido, así como generar etiquetas en diversos tamaños. Además, comprueba si hay stock suficiente para fabricar.
4. Lanzamiento de MRP (Material Requirement Planning). Esta función analiza los pedidos y órdenes de compra abiertos para detectar necesidades de aprovisionamiento y, si se desea, emitir pedidos a proveedores. La herramienta tiene en cuenta el tiempo de fabricación y plazos de entrega de cada mercancía. Los pedidos pueden ir asociados a compras de clientes o pasar a engrosar el stock general.
5. Evaluación de proveedores. Esta opción permite seleccionar el mejor proveedor para cierto artículo basándose en datos históricos de acuerdo a dos criterios: mejor precio o mejor plazo de entrega.
6. Gestión de comisiones. Facilita la gestión de las comisiones para los agentes de ventas, con el añadido de que cada cliente puede tener asignado un porcentaje de comisión diferente.
7. Informes. Es posible realizar numerosos informes asociados a todos los documentos de Compras y Ventas, así como a las funciones principales del negocio: pedidos de clientes, pedidos a proveedores, pedidos pendientes de entrega, pedidos pendientes de facturar, control de stocks, etc.
