La pandemia y el confinamiento han puesto a prueba las herramientas de colaboración y productividad a la hora de gestionar el tiempo de trabajo y ocio de los usuarios. Para seguir mejorando la productividad y flexibilidad Microsoft ha anunciado nuevas actualizaciones de Microsoft 365 que permiten gestionar mejor las agendas y dar respuesta a la necesidad de conciliación entre la vida personal y la laboral.
Entre esas nuevas funcionalidades se incluyen:
Outlook para Android: Las agendas están abarrotadas de reuniones, tener mayor número de encuentros también implica más tiempo para prepararse para ellas y hacer seguimiento de las mismas. Con Outlook para Android y Meeting Insights se pueden llevar los mensajes de correo electrónico y los archivos que pueden ser relevantes para una reunión directamente a los detalles del evento en el calendario, para que se pueda encontrar fácil y rápidamente lo que se necesita.
Controla de invitaciones a reuniones: Ahora es más fácil y rápido ver todos los detalles de una reunión directamente en la bandeja de entrada. Se acabó el enviar mensajes de correo electrónico a alguien para que añada un vínculo de Teams.
Unirse a las reuniones online: Outlook y Teams ya trabajan muy bien juntos, pero también se reciben invitaciones para reuniones a través de otros servicios. Ahora, si se recibe una invitación de alguien que usa servicios como Zoom o Webex, todo lo que se tiene que hacer es hacer clic sobre Join para poder unirse rápidamente a la conversación online.
Configurar todas las reuniones para que se creen online, de forma automática: como la mayoría de las personas sigue trabajando a distancia, la opción de tener reuniones online se puede establecer como predeterminada en Outlook móvil y en la web.
Proteger el tiempo personal
En el informe “El futuro del trabajo”, realizado por Microsoft, se menciona que el concepto de la jornada laboral de 9 a 5 puede estar desapareciendo y haciendo que la gente tenga un horario más flexible. Las horas de trabajo han aumentado por la mañana, por la tarde y los fines de semana, ya que las personas se toman tiempo durante la jornada laboral para atender asuntos personales o familiares. Como las horas y los espacios personales y laborales se desdibujan y estamos constantemente pegados a nuestros dispositivos, es necesario asegurarse de que se mantiene un equilibrio entre la vida laboral y personal.
Para favorecer esa conciliación Microsoft ha incluido nuevas funciones que permiten esa disociación de los dos mundos:
- Añadir un calendario personal a la cuenta de trabajo para equilibrarlos con los eventos y compromisos personales.
- Compartir fácilmente las franjas horarias que se ajusten a las preferencias del usuario en Outlook
- Programar el momento de entrega de los correos electrónicos
- Dejar “dormido” un mensaje de correo electrónico para más tarde
- Crear fácilmente una tarea a partir de un mensaje de correo electrónico móvil
- Anuncio de la disponibilidad general de la funcionalidad de resaltar parte de un mensaje de correo electrónico
- Planificar con anticipación el momento en que las tareas deben ser completadas
- Obtener ayuda de Cortana para preparar el día
- Anuncio de despliegue para Android de la funcionalidad que permite que Cortana pueda leer en voz alta los nuevos mensajes de correo electrónico
- Actualizar las horas de reunión para que los compañeros de trabajo sepan cuándo se está disponible
