Mucho se ha hablado sobre la factura electrónica desde que, el pasado mes de abril, entrará en vigor su uso obligatorio para las operaciones B2G referido a las transacciones entre las empresas y el Estado dentro de la Unión Europea. Desde entonces, y en línea con normativas europeas y españolas, muchas empresas han aumentado el uso de la factura electrónica, incrementando un 15% su uso en 2018 con respecto al año anterior y alcanzado casi los 182 millones de e-facturas, según un estudio de SERES.
Uno de los principales beneficios del uso de este tipo de estándares comunes es que ha supuesto un importante impulso a la transformación digital de las empresas y permite que, tanto el cliente como la empresa y la administración pública hablen el mismo idioma, agilizando los procesos de gestión empresarial.
Sin embargo, la e-factura ha impactado de forma distinta en las empresas según su tamaño. En el caso de las grandes empresas, el uso de la factura electrónica nace como una obligación, tras la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) puesto en marcha por la Agencia Tributaria en julio de 2017.
Este sistema de declaración del IVA obliga a las grandes empresas a informar de sus movimientos y operaciones relacionadas con sus facturas a través de la sede electrónica de la AEAT. Uno de los requisitos para que las grandes empresas puedan utilizar el SII es contar con un software que sea compatible con la Agencia Tributaria y que permita la emisión y recepción de las facturas electrónicas, por lo que el ERP se convierte en necesidad.
En las pequeñas y medianas empresas, la factura electrónica puede suponer una ventaja ya que dinamiza las gestiones empresariales, impulsa la transformación digital de los pequeños negocios y permite que las pymes dediquen menos tiempo a la manipulación y gestión de archivos, así como supone mayor control del proceso administrativo. De hecho, según el estudio, las medianas empresas se sitúan a la cabeza en el uso de la facturación electrónica, con un 45,4% de la emisión y un 35,5% de la recepción. Les siguen de cerca las microempresas, que han aumentado la emisión y recepción de e-facturas en 2018 en un 1,5% y un 2,6%, respectivamente, con respecto al 2017.
La facturación electrónica ha sabido potenciar un aspecto valioso para las empresas: el ahorro en los costes de gestión. Se calcula que en 2018 las empresas españolas alcanzaron un ahorro de 1.148 millones de euros gracias al uso de la factura electrónica. Se espera que la tendencia iniciada con las normativas europeas en el modelo B2G crezca en los próximos años en el modelo B2B. El uso de software de gestión permite a las empresas, independientemente de su tamaño, controlar el flujo de emisión y recepción de facturas de forma centralizada y mantener su información al alcance de todas las áreas, además de ahorrar costes y problemas administrativos tanto en el presente como en el futuro.
En PHC Software somos muy consciente de esta realidad y por eso, las novedades de nuestro ERP CS v26 incluyen funciones adaptadas y actualizadas con el sistema SII, permiten crear alertas en el software mediante la framework, para calendarizar las comunicaciones de las facturas y evitar errores, y también cuenta con la posibilidad de validar de forma automática el NIF de la empresa, gracias a la comunicación via webservice con la AEAT. Por lo que ofrece a sus usuarios lo que necesitan: facilidades para cumplir con la normativa de las AAPP y simplicidad en los procesos de gestión.
