En el debate sobre transformación digital, hay que hablar de la importancia de transformar documentos y, en concreto, el más importante en una empresa: la factura. Con la obligatoriedad de la facturación digital en empresas españolas a partir de 2021, es esencial prepararse para que esta documentación esté online y, además, sea fácil de visualizar y gestionar.
Si bien el uso de facturas electrónicas está extendido en Administraciones Públicas, muchas empresas siguen haciendo a diario todo en papel o en multitud de formatos. Ahí es donde más pueden aportar las soluciones que permiten convertir facturas en papel en electrónicas y gestionar su pago o emisión de forma automática/semiautomática. Quienes cuenten con tecnología profesional especializada, además de soluciones completas de digitalización y captura de información, sobrevivirán al cambio.
Al albor de normativas para la “digitalización certificada de facturas” en 2007 por la AEAT, surgieron soluciones que permitían transformar facturas en papel en su equivalente electrónico, facilitando el intercambio de información y evitando su almacenamiento. Con el SII en 2016, la AEAT incidió de nuevo en la adopción de soluciones para que los nuevos requisitos legales no supongan ningún trauma.
En todo caso, cualquier solución profesional debe cubrir dos aspectos:
La digitalización física de las facturas: existen muchos dispositivos que permiten digitalizar documentos, pero no todos pueden hacer el proceso “FLIRT”:
Fiable: que se digitalicen los documentos y que no se dañen en el proceso, para lo cual son imprescindibles las tecnologías i-MFD (detección inteligente de dobles alimentaciones por ultrasonidos) o iSP (tecnología sónica para protección de originales).
Legible: la información debe ser legible por el software OCR. La factura es un documento complejo que pasa por muchas manos, filtros o tampones, apareciendo incluso marcas de agua. Los escáneres profesionales deben eliminar todo ese “ruido” para una extracción fiable de datos contenidos en los mismos.
Ininterrumpido: el escáner tiene que estar preparado para que las interrupciones sean mínimas y, en caso de existir, puedan resolverse fácilmente por el operador.
Rápido: el sistema de tracción del papel debe ser robusto para que no haya que separar documentos por tamaño o tipo, lo que ralentizaría el proceso de digitalización. Una buena solución sería contar con equipos de sobremesa que puedan procesar de forma fiable lotes completos de facturas de más de 80 documentos en apenas 60 segundos.
Total: todos los documentos deben poder alimentarse en escáneres, ya que es común en equipos no profesionales que las facturas con etiquetas o tickets en papel térmico tengan que escanearse por separado.
La extracción de datos de las facturas: hay soluciones on premise, en la nube, con verificación automática/semiautomática, para conseguir una óptima calidad del dato con una labor manual mínima.
Con estas consideraciones, se ofrecen soluciones de alta calidad para una integración perfecta de la tecnología de tratamiento de imagen en sistemas de organizaciones que dependen de la administración de documentos. Gracias a la tecnología, el asesor contable ha pasado de “picar datos” a poder dedicar su tiempo a asesorar a clientes. Para ello, las mismas asesorías ofrecen soluciones a sus empresas clientes con las que agilizar tiempos de proceso y mejorar la fiabilidad de los mismos.
El avance de la tecnología permite cubrir el gap digital en la transición de la factura en papel a la electrónica y mejorar la eficiencia operativa de las mismas empresas. La nube posibilita además reducir costes operativos y de mantenimiento de infraestructura. En nuestro canal tenemos soluciones donde los proveedores de servicio proporcionan un escáner profesional a clientes para sus facturas, sin complejas configuraciones, dando legalidad a los documentos digitalizados y, a su vez, permitiendo extraer datos y generar apuntes contables de forma inmediata.
Cuanto antes se conciencien empresas e instituciones de la necesidad de contar con herramientas de digitalización de valor, mejor preparadas estarán para cumplir con toda obligatoriedad.
