El futuro en impresión se llama coste por copia o servicio gestionado. En todo caso, muchas empresas siguen sin conocer los costes ocultos que se derivan de los procesos de impresión y gestión documental y, aunque cada vez son más conscientes de las ventajas que supone una correcta estrategia de servicios de impresión gestionados (MPS), todavía hay corporaciones que no tienen implantada una solución adecuada.
Para superar este reto, Xerox ha lanzado una campaña para promover el uso de su cartera de MPS que está ayudando a empresas de todo el mundo y de cualquier tamaño y sector a conseguir ahorros de hasta el 30%. Para impulsar esta campaña, Xerox da 26 razones por las que las compañías necesitan una estrategia y evaluación de MPS, y que se dividen en cuatro categorías. Éstas son:
Retos basados en el coste
1. Los costes derivados de la infraestructura de impresión crecen
2. Existe una presión para reducir los costes del negocio en general
3. Aumento de la previsibilidad de gasto
4. La reducción de costes obliga a reducir los gastos de impresión
5. Equilibrio entre gastos operativos y gasto de capital
6. Es fundamental identificar los costes ocultos en los equipos, el archivado de documentos y en los procesos de negocio
7. Presión para mejorar los ingresos y los márgenes
Problemas de gestión
8. Existe una falta de comprensión de la infraestructura de impresión existente
9. Hay poca capacidad para monitorizar y medir el entorno de impresión
10. Hay que gestionar una gran cantidad de equipos no conectados entre sí
11. Hay que gestionar un entorno con equipos y contratos de múltiples proveedores
12. Existe una alta concentración en lo que a dispositivos de escritorio se refiere
13. Finalización del contrato actual de servicios de impresión gestionados en 12-18 meses
14. Existen dificultades para alcanzar los objetivos de sostenibilidad
Retos basados en la localización
15. Integración de sistemas debido a fusiones, adquisiciones y consolidaciones
16. Existen empresas recientemente fusionadas que buscan eficiencia y ahorro
17. Oficinas en múltiples localizaciones y gran distribución geográfica
18. Los departamentos autónomos toman sus propias decisiones de compra
19. Los trabajadores móviles no paran de crecer
Estrategia, proceso y consideraciones del mercado
20. Más eficiencia en los procesos de negocio que requieren un uso intensivo del papel
21. Las necesidades actuales de los clientes requieren nuevos documentos y flujos de trabajo
22. Poco entendimiento sobre cómo optimizar la impresión de documentos
23. La infraestructura de impresión no suele estar alineada con las necesidades de negocio
24. Crece el foco en la eficiencia operacional como consecuencia de las presiones competitivas existentes
25. Se requiere una alta regulación en sectores que necesitan un uso intensivo de los documentos, tales como el área de servicios financieros o sanidad.
26. Necesidad de contar con un alto nivel de seguridad y cumplimiento de los requerimientos legales
