Parece que ahora sí, la e-factura está dejando de ser un concepto etéreo del que todos hablan para convertirse en algo que se pretende implantar en serio. Conceptualmente todo son ventajas: ahorro en costes de papel, abreviatura de los protocolos de entrega (no es lo mismo usar un correo electrónico que un mensajero…) y una forma fácil de archivar y duplicar esa documentación. Disponer de una e-factura hace que sea fácil remitir una copia a un gestor, al departamento de contabilidad y guardarla en una copia de seguridad en la nube. No obstante hay piezas importantes a considerar a la hora de trabajar con e-factura.
De entrada, la ley es absolutamente laxa con respecto a qué es una e-factura. Con las recientes modificaciones de la ley en diciembre de 2012 aparentemente un simple PDF debidamente cumplimentado tiene validez como e-factura. Se eliminan por tanto un buen número de requisitos que eran de obligado cumplimiento en el pasado. Y aquí empiezan los retos de la e-factura.
Vayamos al texto del BOE: “Por otra parte y, como recuerda la Directiva 2010/45/UE mencionada, se establece que las facturas en papel o electrónicas deben reflejar la realidad de las operaciones que documentan y corresponderá a los sujetos pasivos garantizar esta certidumbre durante toda su vigencia, sin que esta exigencia pueda suponer la imposición de nuevas cargas administrativas a los empresarios o profesionales.De esta forma, el sujeto pasivo podrá garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional”.
Se habla de autenticidad, integridad y legibilidad. La parte de la legibilidad es relativamente fácil de implementar, basta con usar un formato de amplio uso como por ejemplo el PDF. El resto de misiones resultan más complejas de llevar a cabo. Y no es un asunto baladí. A la hora de gestionar el cobro de una factura resulta crítico poder definir –y probar- con exactitud el momento de la emisión de dicha factura y la integridad de su contenido. En operaciones donde exista buena predisposición nunca hay problemas, pero éstos se presentan a la hora de gestionar cobros problemáticos.
¿Era ese el importe? ¿Seguro? ¿La enviaste el día 1? Son frases más frecuentes de lo que alguien que no gestione cobros puede pensar. Por ello, el verdadero reto de la e-factura es poder emitirla con las debidas garantías que permitan tener la tranquilidad de que el procedimiento es seguro y cuenta con las medidas oportunas en caso de problemas. Protege tu posición cuando las cosas van bien por si luego van mal.
