Elegir un ERP para pymes no es algo que se pueda improvisar. La inversión no es trivial, aunque la nube y los modelos de comercialización han democratizado considerablemente el uso de la tecnología. El software debe ajustarse a las necesidades de gestión de la pyme. Y, en un mercado en el que no faltan opciones, resulta complicado orientarse.
Al dueño de una pyme le van a surgir innumerables cuestiones, del tipo de ¿ERP en la nube, en modo SaaS o alojado en las instalaciones propias? o ¿software vertical o generalista? Para elegir una herramienta de gestión ERP, lo mejor es seguir un proceso de selección que respete los criterios de selección tradicionales. Pero, también, los relacionados con el perfil de su empresa: negocio, tamaño, etc.
Desde Datisa destacan los 6 puntos principales que hay que tener en cuenta para elegir la solución adecuada:
- Identificar los objetivos asociados al futuro ERP
- Definir el ámbito funcional
- Enmarcar el proyecto en el tamaño de la organización
- Adaptar la elección al negocio
- Calcular el ROI
- Comparar con los criterios adecuados
¿Cuáles son las promesas que empujan a una empresa a embarcarse en un proyecto de ERP? La implantación de un ERP es un punto de inflexión, tanto para las pymes, como para las grandes empresas. Toda la actividad de la organización puede verse afectada, desde la producción hasta la contabilidad y la gestión de existencias.
El ERP unifica el trabajo de cada departamento. La herramienta estructura los procesos. Este es ya un primer punto importante y beneficioso que hay que recordar. Pero, hay otras muchas ventajas en la implantación de un software ERP para pymes, como el aumento de la eficacia (una única herramienta, información centralizada y puesta en común, tiempo de procesamiento más rápido, etc.), homogeneidad de la información y reducción de los riesgos de entrada doble de información, datos erróneos, pérdida de información…; nueva visión de la actividad (con informes completos, accesibilidad y trazabilidad de los datos); y mejora de la toma de decisiones con datos en tiempo real, conexión entre módulos o actualizaciones automáticas.
Índice de temas
Preguntas pertinentes y funciones críticas
Como hemos visto, las ventajas de implantar un ERP son numerosas. Para que las pymes puedan elegir la solución de gestión óptima, primero se deberán identificar sus objetivos. Para ello, los expertos de Datisa recomiendan formularse una serie de preguntas clave: ¿mi actual software de gestión ha alcanzado sus límites? ¿cuáles son los problemas de gestión que frenan el desarrollo de la empresa? ¿qué espera del futuro software ERP para alcanzar sus objetivos? ¿es mi software capaz de seguir el ritmo de crecimiento de la empresa? ¿cuántas herramientas de gestión se utilizan? ¿cómo colaboran los distintos departamentos? ¿es necesario racionalizar más los procesos?
La elección de un ERP suele comenzar con la identificación de las funciones críticas. En este punto, los expertos de Datisa recomiendan pensar en el alcance funcional del ERP: ¿qué funcionalidades necesita cada departamento de la empresa? ¿qué necesita la organización, en general? ¿el ERP debería cubrir sólo la parte clave del negocio? ¿debería ampliarse a las funciones periféricas?
Pliego de condiciones
La primera reacción natural suele ser elaborar una lista en la que se pueden incluir funcionalidades para producción, ventas, contabilidad, finanzas, inventarios, informes… Esta lista puede hacerse demasiado larga en muy poco tiempo. Y eso podría hacer que el presupuesto y los plazos fueran difíciles de cumplir. A la hora de elegir un ERP, es importante elaborar un pliego de condiciones. Este documento ayuda a evaluar las prácticas, los procesos y el uso actual de las funcionalidades disponibles. Las especificaciones de este documento permitirán identificar las necesidades en términos de funcionalidad e identificar la evolución prevista para el futuro en todos los departamentos de la organización.
El alcance de la pyme
¿Qué ERP elegir para una pyme local? ¿qué ERP elegir para una pyme internacional? O ¿´qué ERP elegir para una pyme en crecimiento? El cliente debe encontrar el ERP adecuado para la estructura de su empresa. Una solución de gestión insuficiente o sobredimensionada podría alterar los procesos. O, desorganizar la estructura. Por eso, será importante elegir un ERP adaptado al tamaño, volumen de negocio, filiales, coste y uso.
El análisis del crecimiento de la empresa o su presencia en el extranjero forman parte clave de la elección. Para una empresa de nueva creación en el sector de la biotecnología, un sector con fuertes perspectivas de crecimiento, un ERP escalable permitirá un rápido progreso. Para una gran pyme que fabrica y envía sus productos a todo el mundo, preferirá recurrir a una solución reconocida con experiencia internacional.
Para las empresas más pequeñas, elegir un software ERP en la nube con una cuota de alquiler mensual, sin necesidad de instalación ni grandes requerimientos de configuración, les permitirá aplicar una gestión sencilla y eficiente.
ERP en función del sector
La elección del ERP será correcta si el sistema cumple con las especificidades y limitaciones del sector en el que opera la organización. Una empresa de servicios, por ejemplo, necesitará funcionalidades relacionadas con la automatización administrativa y la contabilidad. Una empresa farmacéutica utilizará módulos centrados en el control de calidad, la trazabilidad o la gestión de lotes.
Hay que tener en cuenta el retorno de la inversión
A la hora de elegir, muchos responsables se fijan rápidamente en el coste del proyecto, lo que puede suponer un obstáculo a la hora de elegir un determinado paquete de software. Para un análisis más completo, es interesante hacer comparaciones entre el coste de integración de una solución y el posible retorno de la inversión. Será más fácil decidirse por el programa informático que promete mayor rentabilidad. Dado que un sistema ERP se conserva una media de 8 a 10 años, es importante tener en cuenta estos datos. Las diferencias entre el ROI previsto pueden ser significativas según el proyecto. Por último, no se trata de saber cuál es el mejor ERP del mercado. La idea es comparar las soluciones de gestión de varios proveedores para determinar cuál se adapta mejor a las necesidades y objetivos establecidos.
