La digitalización de los procesos empresariales está llegando a todos los ámbitos. De acuerdo con la consultora IDC, el 43% de las empresas están invirtiendo en su infraestructura de impresióncomo parte de sus iniciativas generales de transformación digital. Y según el estudio de Quocirca MPS 2021, el 37% de las organizaciones reconoce la importancia de los servicios de impresión gestionada (MPS) para su transformación digital.
Por otro lado, una de las principales consecuencias de la Covid-19 ha sido la irrupción de la nube en todos los procesos empresariales. E incluso mercados considerados tradicionales como el de la impresión están experimentando transformaciones en su modelo de negocio para poder aportar a las compañías una mayor flexibilidad y ahorro.
Las empresas buscan alternativas en este segmento que se adecúen a sus necesidades cuando se trata de adquirir equipos multifunción, que no les hagan encontrarse con una inversión en máquinas que pueden no necesitar en unos meses o cuyo coste de adquisición les resulte excesivo.
El crecimiento experimentado por los servicios gestionados de impresión en los últimos años viene a corroborar que las empresas buscan evolucionar hacia plataformas en la nube y mejorar su productividad, eficiencia y movilidad, apostando por sistemas de impresión seguros, escalables y más sostenibles para su negocio.
Índice de temas
Ahorros y mejoras de productividad con propuestas a medida
Cuando hablamos de un proyecto de impresión gestionada, y tanto si se opta por un servicio en renting como por adquirir los equipos, contar con un asesoramiento profesional es parte decisiva en la planificación y éxito del mismo.
Veamos un par de casos prácticos. En el primero de ellos, tenemos una empresa que ha trabajado desde siempre con equipos de impresión en propiedad, haciéndose cargo internamente de gestionar la compra de toners y las piezas de recambio de los equipos. Se le plantea la opción de renting de los equipos incluyendo mantenimiento preventivo y reposición automática de toners. Con el nuevo modelo ha conseguido ahorros de entre un 30 y un 40 % tanto en costes como en tiempo dedicado a su gestión.
Incluso para aquellas organizaciones que ya disponen de un servicio de impresión gestionada, un buen asesoramiento puede aportar ventajas. En nuestro segundo caso, una organización disponía de 18 máquinas de impresión en diferentes ubicaciones en España (Canarias incluida) mediante un contrato de MPS. La revisión y el análisis de la situación del cliente y del parque de máquinas teniendo en cuenta el número de copias impresas en las diferentes máquinas, permitió cambiar a máquinas más pequeñas de acuerde con el consumo real del cliente y obtener un ahorro de costes del 40%.
Beneficios de los servicios de impresión gestionada
Optar por un servicio de impresión gestionada va más allá de externalizar un servicio y proporciona a las compañías numerosas ventajas:
- Control de costes: Saber quién, como y para qué se usan, así como dónde deben estar los equipos permite proponer la mejor solución de acuerdo con el volumen y las necesidades de cada organización, ajustando los costes al máximo.
- Mantenimiento: Un buen servicio de mantenimiento preventivo evita errores antes de que sucedan. Si, además, los consumibles llegan en el momento que se necesitan, sin tener que pedirlos, los equipos estarán siempre funcionando y se reducirán las preocupaciones.
- Financiación: Si se necesita, se puede contar con una financiación completa, que permitirá empezar a funcionar sin inversión inicial gracias a la modalidad de renting.
- Menos costes hardware: Elegir la impresora que realmente hace falta es prioritario, y un buen asesoramiento de las necesidades evitará comprar equipos sobredimensionados con funcionalidades que nunca se llegarán a usar.
- Medio ambiente: El servicio de impresión gestionada cuida del medio ambiente. En primer lugar, porque la optimización de los recursos de impresión minimiza el impacto. Además, se pueden completar con servicios de recogida de toners y cartuchos de tinta sin coste para los clientes.
- Optimización del espacio: el hecho de optimizar la infraestructura de impresión teniendo en cuenta la distribución permite ofrecer soluciones que ahorren espacio, especialmente en lugares donde este sea un requerimiento importante.
Si todavía no ha descubierto lo que los servicios gestionados de impresión pueden aportar a su organización, es el momento de ponerse en manos de un experto que pueda asesorarle y facilitarle soluciones a medida, además de integrarlas con otros servicios que mejoren los flujos de trabajo corporativos: monitorización, control de impresión, impresión cloud, captura, gestión documental, ERP, etc.
