En medio del océano de datos y documentos (facturas, informes, contratos, boletines, presupuestos, correos electrónicos, legislación, presentaciones…) con el que tienen que lidiar a diario las empresas y las entidades públicas, contar con buenos sistemas de gestión documental es clave para ganar en eficiencia y tomar las mejores decisiones de negocio.
En este post definimos y explicamos qué es la gestión documental y sus objetivos y ventajas, los tipos de documento que deben ser clasificados en las empresas o el ciclo de vida de la información. También hablamos de las principales herramientas y programas que ayudar a abordar una gestión documental eficiente. Y, por último, adelantamos las tendencias de futuro en este ámbito.
Índice de temas
Definición de gestión documental
La gestión documental es el conjunto de procesos y prácticas que permiten recopilar, almacenar, organizar, recuperar, distribuir y conservar los documentos que genera una empresa o una entidad de la manera más eficiente y segura posible a lo largo de todo su ciclo de vida. Este concepto va un paso más allá de la simple conservación del papel o el archivo digital y pretende establecer un sistema que facilite el acceso a la información precisa en el momento adecuado, garantizando de paso su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
Objetivos y ventajas de la gestión documental
Se trata de una herramienta imprescindible para empresas y organizaciones de todo tipo, independientemente del sector o su tamaño. Y las ventajas que ofrece son variadas:
Ahorro de tiempo
La gestión documental permite ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos, a la par que evita duplicaciones innecesarias de los mismos. En estos entornos se accede a información que está centralizada, y no dispersa. Además, mejora la productividad, ya que facilita el acceso a la información relevante en cualquier caso, agilizando de este modo la toma de decisiones y la ejecución de las tareas.
Reducción de gastos y espacio
La gestión documental también contribuye a reducir gastos asociados al almacenamiento físico de los documentos (adiós a los archivadores de toda la vida hasta arriba de papel) y optimiza los procesos administrativos, gracias a la automatización de ciertas tareas, como la generación de documentos (boletines, facturas, promociones, recibos…) con la ayuda de plantillas y de software que toma como referencia los existentes.
Cumplimiento normativo
Además, garantiza el cumplimiento normativo y se asegura que la organización cumpla con el marco normativo que controla la protección de datos y la privacidad. Esto es especialmente relevante en ámbitos como el laboral o de salud.
Mejora el trabajo en equipo
Otro aspecto fundamental de la gestión documental es la mejora del trabajo en equipo y el intercambio de la información entre los miembros de una empresa, de manera segura y confidencial. Un sistema de gestión documental permite gestionar el acceso a la información de manera que cada usuario tenga permisos para un tipo de documentación en concreto.
Acceso a la largo plazo a la información
Por último, pero no menos importante, la gestión documental ayuda a preservar los documentos a largo plazo, sobre todo aquellos verdaderamente cruciales para la empresa, garantizando en todo momento su accesibilidad y disponibilidad (gracias a sistemas de copia o backup).
Tipos de documentos de una empresa
Los documentos que maneja una empresa u organización pueden adoptar múltiples formas, además de cumplir diferentes funciones. Comprender esta diversidad es esencial para establecer una clasificación adecuada de los documentos. Los documentos se presentan en tres formatos diferentes:
Documentos físicos
Los documentos físicos son aquellos que existen en un soporte tangible, ya sea un papel, una fotografía o un plano. Es cierto que el uso del soporte físico ha disminuido notablemente en los últimos tiempos, pero aún siguen siendo muy relevantes en determinados contextos.
Documentos electrónicos
Por otro lado, los documentos electrónicos son archivos digitales creados, almacenados y gestionados completamente por sistemas informáticos. Podemos encontrar desde documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, vídeos, correos electrónicos… Cada uno de estos documentos tiene una extensión específica que indica su formato. Por ejemplo, .doc para los documentos de texto, .cls para las hojas de cálculo, .ppt para las presentaciones, etc.
Documentos híbridos
Los documentos híbridos son una mezcla de los dos anteriores, combinan elementos tanto físicos como digitales. Por ejemplo, un documento en papel que contiene un QR que, una vez escaneado, proporciona acceso a otro documento, esta vez digital.
¿Cómo se clasifican los documentos en las empresas?
La clasificación de los documentos facilita su búsqueda, recuperación y gestión de los mismos, ahorrando tiempo y recursos. Los criterios de clasificación pueden ser el tipo de contenido, la función del documento, el departamento de origen o cualquier otro atributo que pueda ser relevante. Por ejemplo, se pueden agrupar por el tipo de contenido (informes, contratos, facturas, etc.), por su función (documentos legales, financieros o administrativos…), por departamentos en la empresa (recursos humanos. marketing, IT) o por los diferentes proyectos que acomete la empresa, por clientes o fechas…
La elección del sistema de clasificación dependerá de las necesidades y las características de cada empresa y debe ser fácil de entender por todos los trabajadores. Cada organización tiene sus propios documentos clave. Por ejemplo, el sector legal suele almacenar y gestionar una gran cantidad de contratos, escrituras, sentencias, demandas; el sector financiero se ocupa de facturas, nóminas o informes contables; el sanitario, historiales clínicos, informes médicos, recetas…
Conocer los tipos de documentos más utilizados es imprescindible para organizarlos de manera eficiente y es un paso esencial en la gestión documental.
Etapas del ciclo de vida de los documentos
Los documentos tienen un ciclo de vida determinado. Entender y gestionar cada etapa de este ciclo es crucial para la gestión documental. Estas son las principales:
1. Creación y captura
El documento nace cuando se crea. En esta etapa es cuando se genera la nueva información, ya sea, como hemos visto antes, en formato físico, digital o híbrido. La captura se refiere a la incorporación de documentos existentes a un sistema de gestión documental. En este proceso se encuentra la digitalización de documentos físicos, la descarga de archivos electrónicos o la importación de documentos desde otras fuentes que no pertenecen a la empresa.
2. Almacenamiento y organización
Una vez los documentos se han creado o capturado, estos deben ser almacenados de forma segura, de acuerdo con un criterio organizativo adecuado. El almacenamiento puede ser físico, en archivadores, o electrónico, en servidores locales, dispositivos de almacenamiento o en la nube.
La empresa debe establecer un sistema de clasificación adecuado, además de un etiquetado que identifique los documentos y permita su rápida localización. Es aquí donde entra el concepto de los metadatos, que es la información descriptiva sobre el documento, la creación de carpetas y subcarpetas, así como el uso de índices y bases de datos.
4. Recuperación y acceso a los documentos
Una gestión documental eficiente permite recuperar y acceder a los documentos fácilmente, independientemente de su formato o ubicación. La recuperación puede realizarse, por ejemplo, a través de palabras clave, filtros de búsqueda, índices o consultas avanzadas. El acceso a los documentos, además, puede ser libre para todos los miembros de la empresa, o estar restringidos según el rol del usuario. De este modo, se asegura la confidencialidad de la información.
5. Distribución y colaboración
El acceso a la información es esencial cuando se ha de trabajar en equipo. La distribución y colaboración implica el envío de los documentos a diferentes usuarios, así como la posterior revisión y edición conjunta de los mismos. Las herramientas de gestión documental facilitan estos procesos a través de funciones como el control de las diferentes versiones de los documentos, el seguimiento de los cambios que se efectúen, la notificación de las tareas, etc.
5. Retención y cumplimiento normativo
Algunos documentos han de preservarse durante más tiempo que otros, por ejemplo, por razones legales, fiscales o históricas. No todos los documentos que de una empresa tiene la misma vida útil. La empresa debe establecer los criterios adecuados en cuanto a la retención y conservación de los documentos.
En este sentido, el cumplimiento normativo es un aspecto fundamental a la hora de retener un documento. Las empresas y organizaciones deben cumplir las leyes y regulaciones en cuanto a protección de datos, privacidad, propiedad intelectual y otros aspectos que se consideren relevantes y cuyo incumplimiento pueda afectar su funcionamiento.
6. Disposición final de los documentos
Se conoce como disposición final a la última etapa del ciclo de vida de un documento, que puede o bien destruirse o conservarse de manera permanente. Dicha disposición final ha de hacerse de acuerdo con las políticas y procedimientos que se establezcan, garantizando la protección de la información y el cumplimiento de las normas.
Herramientas y software para la gestión documental
Gracias a los avances tecnológicos, la gestión documental ha evolucionado de manera muy significativa en los últimos años. En la actualidad, las empresas tienen a su disposición una amplia variedad de herramientas para optimizar los procesos, agilizar el acceso a la información y mejorar la colaboración en las organizaciones. Estas son las principales:
Software de gestión documental (DMS)
Un software de gestión documental (DMS) es un sistema diseñado para facilitar la captura, almacenamiento, organización, recuperación, distribución y preservación de los documentos digitales. Funciona como un repositorio centralizado y seguro en el que se almacenan y gestionan todos los documentos que posee la empresa, independientemente del formato u origen.
El DMS permite numerosas funcionalidades, como el escaneo de los documentos físicos, la búsqueda rápida de los documentos a través de palabras clave, el seguimiento de los cambios que se apliquen, así como el acceso a anteriores versiones en caso de tener que recuperarlas. Además, permite también la automatización de los procesos de aprobación, revisión y distribución de los documentos y, por último, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los mismos.
Entre algunos ejemplos de software de gestión documental podemos encontrar Laserfiche, M-Files o la plataforma Alfresco, un sistema de administración de contenidos de código fuente libre y desarrollado en Java.
Sistemas de almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube se ha convertido, con el paso de los años, en una de las alternativas más eficientes y seguras en cuanto a la gestión documental, ya que ofrece numerosas ventajas en cuanto a la accesibilidad y personalización de sus servicios.
Los documentos de una empresa se almacenan en servidores externos, gestionados por una empresa dedicada a la computación en la nube, y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a internet.
Entre los principales beneficios que ofrece la gestión documental en la nube, encontramos la reducción de costes, al evitar tener que invertir en infraestructura, poder ajustar la capacidad de almacenamiento según las necesidades o el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo. Esto último, además, es clave para poder trabajar con los documentos en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren los miembros de la empresa.
Digitalización y OCR
Al proceso de transformar un documento físico en archivo digital se le conoce como digitalización. Para ello, se suelen utilizar escáneres o aplicaciones que llevan integrada esa función. Por otro lado, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite extraer texto de las imágenes escaneadas. La digitalización y el OCR son claves para proteger los documentos físicos del deterioro y su conservación adecuada, permite acceder a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo, así como la búsqueda de la información relevante.
Firma electrónica
La firma electrónica es un mecanismo que permite firmar documentos de manera digital, garantizando la autenticidad e integridad de los mismos. La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita y agiliza los procesos de aprobación y validación de los documentos.
Inteligencia artificial y automatización
Tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial y el software de automatización están revolucionando la gestión documental. Algunas aplicaciones de la IA en la gestión documental son:
- Clasificación automática: clasifica los documentos según su contenido y metadatos.
- Extracción de datos: gracias a la IA podemos extraer información importante de forma automática.
- Búsqueda inteligente: la IA usa algoritmos de aprendizaje automático para mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda.
- Automatización de flujos de trabajo: se automatizan tareas repetitivas como la aprobación y distribución de los documentos.
Tendencias futuras en la gestión documental
Los avances tecnológicos impulsan el área de la gestión documental. Algunas de las tendencias más destacadas que podemos encontrar son:
Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (machine learning): gracias a estas tecnologías se están automatizando tareas como la clasificación, extracción de datos y búsqueda inteligente de documentos.
Automatización robótica de procesos (RPA): la RPA permite liberar de tareas repetitivas y basadas en reglas a los empleados. De este modo, pueden ocupar su tiempo en otras actividades de mayor valor.
Blockchain: tecnología que ofrece un registro inmutable y transparente de las transacciones. Esto garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad de los documentos.
