A finales del siglo XX, el 40% del espacio se asignaba a puestos de trabajo en box cerrados, mientras a comienzos del XXI, el 65% del espacio de destinaba a los puestos de trabajo individuales ya abiertos. En ambas, el office, las zonas comunes y los espacios de reunión juntos representan solo un 20% del espacio. Pero ahora, en la oficina 3.0, ya pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros, y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día. Desde Ofita han elaborado un estudio que analiza la evolución de la oficina y las características de la actual oficina 3.0.
El informe “More than one” extrae interesantes reflexiones que podemos aplicar al diseño de oficinas, con el objetivo de ser lo más prácticos posible y dar solución a los problemas que existían. Por ejemplo, el 60% de la jornada laboral dedicada a reuniones o encuentros con trabajadores es una de las conclusiones más importantes. La tecnología, el tipo de trabajo, la flexibilidad laboral y el trabajo colaborativo son aspectos clave en esta evolución. Y con ellos debe evolucionar el diseño de las nuevas oficinas, que atiende a esas nuevas dinámicas de trabajo que huyen del modelo tradicional (1 trabajador = 1 puesto de trabajo asignado, despachos cerrados y jerarquizados… ).
Áreas colaborativas y zonas de interacción, los espacios más demandados
Las áreas colaborativas se han convertido en protagonista en los nuevos espacios de trabajo, ocupando hasta un 65%. Además, se han creado nuevos entornos y elementos hasta hace poco inusuales en la oficina: espacios informales, zonas de relax… Ha disminuido el númerode despachos y la demanda de zonas de interacción aumenta considerablemente.
En Ofita han analizado los tipos de reuniones que existen, con el objetivo de crear un diseño apropiado para cada una de estas situaciones. Son ocho las principales modalidades de reunión: convención, junta, formación, equipo, encuentros exprés, brainstorming, petit comité y visita.
Lo cierto es que gran parte de nuestra jornada trabajamos colaborando con pocas personas en reuniones de corta duración, programadas o imprevistas. Las reuniones que mantenemos con más frecuencia son las que implican a pocas personas y a las que se les dedica poco tiempo. Por lo que las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
La oficina 3.0 adelanta ya un cambio de diseño llamativo. Será más humana, y estará adecuada a la manera de entender del mundo laboral y personal de los millennials, quiénes en el año 2020 supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas. La idea es convertir la oficina en una segunda casa, aunque compartida, claro; transformarla en ese espacio común en el que esta nueva generación podrá desarrollar ese sentimiento de comunidad que le define.
Las empresas tienen por delante grandes retos relacionados con la integración de esta generación que se está abriendo ya camino, y por ello, la oficina está adquiriendo un gran valor en sus políticas de employer branding y cambio cultural.
