El 15 de enero todas las facturas asociadas a bienes o servicios prestados a los organismos de la Administración General del Estado (AGE), y cuyo importe supere los 5.000 euros, deberán ser enviados de forma obligatoria en formato electrónico a través del Punto General de Entrada de Facturas de la AGE (FACe). La iniciativa, que responde a los requisitos legales recogidos en el Real Decreto 1619/2012 y en la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, supondrá un importante ahorro en los costes asociados a la factura en papel y una mayor agilidad y eficacia en la gestión administrativa, pero también supone un cambio muy importante en su modelo de relación con sus proveedores que, probablemente, se extienda de forma generalizada a las relaciones interempresas.
La obligación de emitir facturación electrónica además de afectar a los contratos suscritos con la AGE, también es aplicable a las denominadas empresas de “especial trascendencia económica” que realizan transacciones con el público en general. Entre éstas encontramos los servicios dirigidos a consumidores en áreas tan heterogéneas como los servicios financieros; el suministro eléctrico, de agua o gas; los servicios de agencias de viajes o el transporte de viajeros.
En cualquiera de los casos, la emisión de facturas por vía electrónica supone para las empresas un profundo cambio tanto desde la perspectiva tecnológica como en el desarrollo y adaptación de sus procesos. De su aplicación y requerimientos, la consultora tecnológica Stratesys destaca cinco aspectos claves que las compañías no pueden olvidar:
1.Este cambio puede suponer una oportunidad para optimizar los actuales procesos de facturación.
2.Existe un gran abanico de soluciones tecnológicas en el mercado, por lo que es fundamental encontrar aquella que no solo cumple con la nueva normativa, sino que se ajusta mejor a la estrategia de cada compañía.
3.Es fundamental tener en cuenta el aspecto internacional antes de ejecutar ningún cambio, ya que las normativas asociadas a la factura electrónica en España son diferentes a las de otros países.
4.Las facturas electrónicas están sujetas a las mismas normas de uso y conservación que las facturas en papel.
5. El único formato aceptado por AGE es, por el momento, facturae 3.2, pero hay más formatos de factura electrónica válida que pueden ser solicitados por otros clientes.
