Las empresas están adoptando cada vez más herramientas de gestión documental (DMS, en sus siglas en inglés) y ECM (un sistema de gestión de contenidos empresariales) para mejorar la eficiencia y automatizar sus procesos comerciales. Estas soluciones que permiten capturar, almacenar, recuperar y automatizar documentos para mantener el control sobre la información, ganar en eficiencia y productividad y permiten mejorar la seguridad en el acceso a la información confidencial y crítica de la empresa.
Además, como parte del proceso de transformación digital emprendido por las empresas en los últimos años, los proveedores están apostando por migrar estas herramientas a la nube, lo que culmina un proceso evolutivo que se inició en los años 90 y que ahora afronta nuevos desafíos para los partners de impresión y escaneado de documentos. Saber exprimir y aprovechar las nuevas oportunidades será una de las tareas a acometer por parte de muchos de estos distribuidores, obligados a salir de su zona de confort para buscar nuevos caladeros de negocio.
Un gestor documental permite centralizar documentos para poder organizarlos en base a una estructura de colecciones, la cual puede ser accedida por usuarios, normalmente vía web. Estos sistemas permiten realizar búsquedas de documentos en base a metadatos (índices), contenido del documento (OCR) o bien por palabras claves (keywords). Una vez creada la base de documentos, los sistemas de gestión Documental se vuelven entornos de colaboración, en donde todos los usuarios pueden hacer crecer la base principal de información indexando cualquier tipo de documento en formato digital.
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Negocio creciente
El mercado mundial de sistemas de gestión documental valorado en 5.510 millones de dólares alcanzará los 11.470 millones de dólares en 2026, lo que representará un crecimiento anual del 13% en los próximos tres años, según Mordor Technologies. En España, las empresas han aumentado su inversión en soluciones de gestión documental en un 49%, lo que ha permitido generar un volumen de negocio de 250 millones de euros en 2022, una cifra ya significativa y que permitirá acelerar el proceso ya sin vuelta atrás para eliminar el uso de archivos en papel.
A la hora de valorar el incremento de la inversión en este tipo de soluciones las empresas aluden a la reducción de los costes de gestión de documentos (21%), por la disminución del consumo de papel y la eliminación de la necesidad de espacio para el almacenamiento físico de los registros. También mencionan automatización de procesos documentales (19%) y la mejora del servicio al cliente (14%) por la optimización generalizada de los flujos de trabajo y la simplificación de operaciones.
Entre los inhibidores y dificultades que están encontrando las empresas a la hora de implantar soluciones de gestión documental destaca la complejidad de muchas de estas aplicaciones, la falta de capacitación de los usuarios para utilizar estas herramientas y el mínimo volumen de documentos que están subidos a la nube.
Procesos de la gestión documental
1. Incorporación de los documentos
Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento para convertirlo en un archivo digital. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.
2. Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.
3. Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.
4. Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro.wha
5. Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad.
6. Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.
7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.
Gestión documental en la nube
Cada vez más las soluciones de gestión documental de las organizaciones están permitiendo que los documentos puedan estar disponibles en la nube a través de una conexión a Internet, desde cualquier parte y a través de diversos dispositivos. Con un sistema de gestión documental cloud ofrecido mediante SaaS, el software y los documentos son alojados por un proveedor al que se accede online, a los cuales se puede acceder mediante cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet. El coste generalmente es de una tarifa mensual para cada usuario, que varía desde unos pocos euros hasta unos 100 euros por usuario. El importe exacto depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido. La tarifa incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento.
Con un sistema de gestión documental cloud ofrecido mediante SaaS, el software y los documentos son alojados por un proveedor al que se accede online
El mayor beneficio de una gestión documental alojada en la nube es que no necesita un equipo de TI para instalar y ejecutar el software. Además, no hay grandes costes iniciales. El acceso es posible desde cualquier lugar en cualquier momento. Y las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube. Otra ventaja añadida es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta. Esto significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
La principal desventaja es que el usuario está a merced del proveedor para mantener el sistema en funcionamiento, por lo que es clave elegir un proveedor de confianza que acredite el correcto tratamiento de la información, su recuperación y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés)
Beneficios de implementar la gestión documental
- Seguridad: el programa de control documental asegura la confidencialidad de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.
- Reducción de costes: el ahorro de tiempo permite liberar recursos para atender otras tareas de mayor valor agregado.
- Rápida recuperación de documentos: el acceso a la documentación es rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.
- Acceso remoto y centralizado: las herramientas digitales permiten el acceso a la documentación desde cualquier lugar.
- Prevención de duplicidades: el sistema evita que se incorporen documentos duplicados que puedan generar confusión.
Flujo del sistema de gestión documental
El flujo del sistema de gestión documental o workflow documental se refiere a la automatización a través de procesos de todos los documentos existentes dentro de una empresa o negocio. La implementación de estas herramientas permite ahorrar tiempo y esfuerzo a los trabajadores involucrados y reducir el margen de error cuando la interacción se hace menos necesaria. Al mismo tiempo, permite que los documentos estén disponibles en cualquier momento, esto se debe a que se almacenan de forma online y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Así, se reduce la posibilidad de sufrir algún contratiempo durante el acceso a algún documento.
Con un sistema de gestión documental cloud ofrecido mediante SaaS, el software y los documentos son alojados por un proveedor al que se accede online
En general, gracias a la automatización del flujo de trabajo la empresa podrá reducir significativamente el tiempo invertido en cada transacción con los clientes. Además de todo esto, automatizar el workflow documental hace que toda la empresa se gestione más rápido al permitir que el personal invierta su tiempo en labores realmente productivas, más allá de los documentos. Asimismo, la automatización permite la inclusión de cualquier cláusula aplicable y puede omitir aquella que no corresponda.
Herramientas y tecnologías para la gestión documental
Una de las herramientas principales para abordar la automatización de procesos de gestión documental es el gestor documental, una herramienta informática que permite organizar, almacenar y gestionar de manera eficiente los documentos digitales de una empresa. Estos documentos pueden ser archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, imágenes, entre otros. El programa de gestión documental proporciona funcionalidades como la indexación, búsqueda, recuperación, colaboración y seguridad de los documentos, lo que repercute en una gestión más eficiente y estructurada de la información. El principal beneficio de un gestor documental es la organización de los documentos en una estructura jerárquica y fácil de navegar. Esto influye en una rápida indexación y búsqueda de los mismos, facilitando el acceso a la información en el momento oportuno. Además, los gestores documentales suelen trabajar con metadatos, lo que permite una clasificación y categorización más precisa de los documentos, mejorando la accesibilidad y la eficiencia en la gestión documental.
Algunas de las tecnologías más reconocidas son:
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Nos permite convertir cualquier imagen con caracteres en un documento con texto editable y buscable.
- OMR (Reconocimiento óptico de Marcas): Esta tecnología nos permite utilizar las marcas impresas en los documentos para procesas la información
- ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres): Es la evolución del OCR ya que esta tecnología permite un aprendizaje del procesamiento de caracteres para mejorar la calidad en la conversión a texto.
- HCR (Reconocimiento de caracteres de escritura manual): Otra evolución del OCR es la tecnología especializada en el reconocimiento de caracteres escritos a mano.
En un tercer nivel hay otras tecnologías de futuro que afectan
- PNL (Procesamiento del lenguaje natural): Es un tipo de inteligencia artificial ya utilizada hace años que ha cobrado protagonismo debido a su aumento de precisión. Especialmente útil para gestión de información en múltiples formatos (video, audio y texto), permite comprender la información a partir de las palabras clave en todo su contexto semántico.
- ML (Aprendizaje automático): El aprendizaje automático es especialmente útil para el almacenamiento, la clasificación y la extracción de información de manera eficaz y eficiente, mejorando los flujos de trabajo. Junto con la PNL permite la compresión de la información sin necesidad de una constante intervención manual.
- RPA (automatización de procesos robóticos): Durante el análisis de procesos para la implantación de un Sistema de Gestión Documental, se adviertes múltiples tareas susceptibles de ser ejecutables de forma automática. Esto permite un ahorro de tiempo y de calidad que aumenta la eficiencia de los procesos.
Buenas prácticas para garantizar la confidencialidad de los datos
- Controlar el acceso a la información
- Necesidad de formación a los colaboradores
- Escaneado de documentos
- Reducción del uso de dispositivos de almacenamiento
- Enmascaramiento de los datos
Mejores prácticas para organizar y clasificar documentos
Con el fin de mejorar los procesos de clasificación y organización de documentos es interesante, en primer lugar, establecer un protocolo sobre cómo almacenar la información digital abordando las normas específicas sobre como nombrar carpetas o archivos. Todo ello debe basarse en una estructura de subcarpetas que permitirá guardar todos los documentos digitales en la carpeta raíz lo que facilitará la búsqueda y desarrollo de copias de seguridad.
Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para organizar archivos digitales y las carpetas. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc…). Por otro lado, ya se conoce el refrán de lo bueno si breve, dos veces bueno. Por eso cuanto más cortos los nombres, mejor, evitando además símbolos y letras inexistentes en otras plataformas.
Los empleados pierden una media de 51 minutos diarios de su jornada buscando documentos, mientras que la aprobación de una factura puede conllevar más de 3 ó 4 horas
El uso de las subcarpetas también se convertirá en un recurso muy útil para distribuir la información, al igual que la codificación de los nombres y que estos empiecen con la última fecha de edición invertida. Uno de los errores más comunes de todos los empleados es guardar en local muchos documentos y después moverlos a la carpeta que corresponda. En realidad este es un paso innecesario que termina conllevando la desaparición del documento en cuestión. Por último, es necesario repasar semanalmente los documentos para almacenarlos y organizarlos adecuadamente.
Cómo la gestión documental optimiza la productividad
Se calcula que los empleados pierden una media de 51 minutos diarios de su jornada buscando documentos, mientras que la aprobación de una factura puede conllevar más de 3 ó 4 horas diarias lo que supone una clara rémora para la productividad. Con la aplicación de herramientas de gestión documental, el tiempo de búsqueda puede reducirse a segundos lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a otras tareas menos burocráticas y más útiles para incrementar la rentabilidad del negocio.
Aspectos legales y normativos a considerar
Las normativa que se deben cumplir a la hora de abordar un proyecto de gestión documental son de diversa índole e incluyen desde la ley de protección de datos hasta la ley de factura electrónica, de próxima aprobación y que afectará al conjunto de las facturas emitidas y recibidas en España y posteriormente digitalizadas.
Garantizar la privacidad y confidencialidad de los datos de carácter personal es una máxima a cumplir por parte de todas las empresas que se enfrentan a posibles multas en el caso de no cumplir con esta máxima y con fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, incluidas la protección y prevención frente a las amenazas contra la seguridad pública. A partir de 2025, la factura electrónica será obligatoria para todo tipo de empresas y para los autónomos en sus relaciones comerciales y que supone un antes y un después en la implantación de este formato contable.
Ejemplos y casos prácticos de gestión documenta
Son múltiples los ejemplos y casos prácticos de éxito sobre gestión documental que se han desarrollado en el mercado español. Muchos de ellos se han desarrollado en el sector privado y también en el sector público, lo que ha conllevado indudables ventajas en el acceso a documentos por parte de los ciudadanos. La empresa Gedsa especializada en la gestión de documentos destaca algunos como el desarrollado en el Grupo Dacsa, una empresa del sector industrial para quien se llevó a cabo la digitalización de facturas a partir del año 2018. Originalmente el equipo de Gedsa recogía la documentación en papel presencialmente en las instalaciones del cliente dos días a la semana. En sus instalaciones procedían a convertir en formato digital las facturas y a indizar sus metadatos correspondientes en cada una de ellas e incluirlos en un fichero del cliente.
A partir del año 2020 la compañía comenzó a establecer un canal de recepción de las facturas ya en formato digital y a realizar la automatización en la exportación de los metadatos e imagen a la hora de procesar la factura. El resultado no pudo ser más positivo y actualmente ya procesan una media de 1.700 imágenes digitalizadas al mes.
Docuware también puso en marcha un proyecto en CADÍ Societat Cooperativa Catalana para digitalizar los documentos de la empresa y gestionarlos en formato electrónico. Gracias al gestor documental digital se liberaron muchos recursos que la sociedad pueden invertir de forma lucrativa en otras áreas de la organización.
Futuro de la gestión documental: tendencias y desafíos
Tras la pandemia, el futuro de la gestión documental se centra fundamentalmente en la experiencia del usuario y en agilizar la gestión de contenidos a través de aplicaciones web más desarrolladas e intuitivas, parametrizables para cada usuario e incorporando nuevas soluciones para colaboración, movilidad, generación de documentos electrónicos o conservación de emails. En los próximos años esta tercera generación de ECM tendrá como objetivo la gestión de la información para tratar de obtener el máximo beneficio de la información empresarial a través de tecnologías como el big data o IoT, donde la información digitalizada de la empresa, bases de datos de información corporativa e información de las RRSS se combinará, explotará y las organizaciones podrán sacar el máximo rendimiento a estos datos.
Además, esta gestión documental del futuro estará muy asociada con la Industria 4.0 que para poder hacerla digital, tendrá la necesidad de disponer de sistemas de gestión, organización y conservación de los nuevos modelos y formatos de información que vaya generando.
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