La Institución Educativa SEK, con más de 125 años de trayectoria educativa, cuenta con nueve colegios en cuatro países y con la Universidad Camilo José Cela (UCJC), en Madrid. Actualmente tiene más de 12.000 alumnos de 70 nacionalidades diferentes. Cada colegio, al igual que la universidad, cuenta con su propia identidad relacionada con su contexto geográfico y cultural, pero todos comparten los valores, la visión, la innovación, la excelencia y la pasión por el aprendizaje.
Uno de los puntos fuertes de SEK es contar con el mejor profesorado para mantener su nivel de excelencia. SEK ha rediseñado y digitalizado todo el proceso de admisiones para facilitar a las familias una mejor experiencia de usuario, para ello ha desarrollado una plataforma de Admisiones Online integrada con la Plataforma Salesforce configurada y parametrizada por TicMind.
Precisamente este proyecto ha servido para que Channel Partner lo reconozca a como el mejor Partner Desarrollador sobre Plataforma Salesforce. Por otra parte, SEK ha comenzado a trabajar en enero de este año con Marketing Cloud y con Salesforce Sales. “Desde el punto de vista técnico, se ha hecho un profundo rediseño de la solución inicialmente planteada para garantizar la estabilidad, escalabilidad y cumplimiento de las necesidades de SEK”, manifiesta Salvador Méndez, socio director de TicMind. “Se han tenido que rehacer la mayoría de procesos de negocio para adaptarlos a las necesidades reales del cliente, y se han aplicado las buenas prácticas de Salesforce en todos los procesos, tanto en los nuevos como en los modificados”.
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Plataforma MySED Admisiones
De esta forma, la plataforma de MySEK Admisiones se presenta con una arquitectura mucho más sólida y fiable que garantiza el soporte a las necesidades actuales y futuras de SEK. La satisfacción del cliente ha sido plena, tal y como ha constatado Miguel Ángel Peguero, CIO de SEK y UCJC: “El partner tiene gran experiencia previa en proyectos de Educación, por lo que ha sido muy fácil la interlocución con ellos. Han entendido cuáles son las necesidades de nuestro negocio”. Anteriormente SEK había trabajado con un CRM básico desarrollado a medida, que no estaba aportando las soluciones que el sector demandaba.
La institución de colegios privados optó por Salesforce debido a todas las posibilidades que ofrece su plataforma y no sólo en lo que se refiere a contratación de profesores, sino a todos los niveles. “El objetivo de SEK era conseguir mejorar los procesos y experiencia de cliente con relación a las admisiones de colegios y gracias a la tecnología de Salesforce lo hemos conseguido. El papel de TicMind ha sido fundamental en la ejecución técnica y la estabilización del proyecto en general”, puntualiza Miguel Ángel Peguero.
En el camino de la transformación
El rasgo definitorio de las soluciones de Salesforce es que permite situar al cliente en el centro de la estrategia de una empresa, independientemente del sector al que pertenezca. En uno tan diferente y sensible como el educativo también es posible. Salesforce Sales y Marketing Cloud, han permitido a SEK disponer en su base de datos de un perfil mucho más completo de las familias. En palabras de su CIO: “Ahora podemos enviarles comunicaciones personalizadas, automatizar procesos para liberar tiempo de nuestros equipos de admisiones, monitorizar mejor el progreso y estado de situación general y, al mismo tiempo, mejorar nuestra imagen de marca. En otras palabras, Salesforce nos está ayudando a situar a nuestros alumnos y familias en el centro de nuestra estrategia”.
Otra de las ventajas derivadas de esta implantación es la liberación de tiempo de trabajo para dedicarlo a actividades más rentables para la entidad. El equipo comercial tiene ahora mucho más control sobre todo el proceso de admisiones. Al digitalizar y automatizar parte del proceso disponen de más margen dentro de su jornada laboral para otras tareas que aportan más valor. Según Miguel Ángel Peguero, el feedback ha sido muy positivo y se están beneficiando de la posibilidad de hacer un seguimiento de mayor calidad en todas y cada una de las actividades.
Apuesta por la transformación digital
En términos de transformación digital, el paso que ha dado la Institución Educativa SEK es impresionante, ya que han dado la vuelta a todos sus procesos para rediseñarlos y plasmarlos sobre la plataforma líder del mercado en gestión de relaciones con los clientes. Tal y como explica Salvador Méndez: “Aún queda recorrido hasta cerrar todos los procesos de negocio y funcionalidades requeridas por SEK para completar su transformación digital, pero el punto en el que estamos, con una solución basada en tecnología Salesforce y diseñada con el respaldo de la experiencia en este tipo de soluciones que aporta TicMind, nos proporciona la capacidad de liberar a negocio de una manera muy ágil, y va a permitir a SEK adaptarse rápidamente al mercado para estar siempre en una buena posición frente a su competencia”.
Para el socio director de TicMind siempre se aprende algo nuevo de todos los proyectos abordados, y en especial de los que hay que reconducir porque además de los retos propios de diseño surgen situaciones imprevisibles. “Cada cliente es un mundo y cada proyecto tiene detalles que requieren un mayor conocimiento de alguna de las opciones o funcionalidades que nos brinda Salesforce. En el caso concreto de SEK, el trabajo junto a nuestro cliente nos ha reportado un mayor conocimiento de HEDA (un módulo de Salesforce específico para instituciones educativas) por el uso tan intensivo que hacemos de él. Además de esto, hemos ampliado los conocimientos que ya teníamos sobre la herramienta de Marketing Cloud, al encontrarnos con algunas casuísticas muy complejas dentro de los procesos de marketing de SEK”, afirma.
Para Salvador Méndez, un factor clave del éxito al abordar un proyecto es contar con el equipo y los conocimientos adecuados. “TicMind dispone de un gran equipo (desde el punto de vista humano y también desde el profesional), siempre orientado y alineado con el cliente para alcanzar sus objetivos”, añade.
ROI para TicMind
La compañía espera obtener retorno de la inversión en las soluciones (ROI) de Salesforce a corto plazo. Su satisfacción con el desarrollo del
proyecto liderado por TicMind se va a traducir en un vínculo mayor con la Plataforma de Salesforce, por este motivo la Institución Educativa SEK
realizará también un nuevo proceso de Admisiones en Salesforce para la Universidad Camilo José Cela con el mismo enfoque en mejorar la
experiencia del alumno y el onboarding del mismo.
Por otro lado, el grupo SEK, también ampliará las capacidades de su infraestructura actual. “Durante el mes de noviembre vamos a lanzar Comunidad de Empleados y estamos implementando una estrategia de API Network con MuleSoft para toda la organización”, adelanta Miguel Ángel Peguero
