La pandemia ha obligado en los dos últimos años a las compañías a hacer una transición exprés de su modelo de trabajo. Sin embargo, todavía son muchas las firmas que siguen sin adaptarse al nuevo escenario. Según un estudio de Poly, una amplia mayoría de las empresas españolas no cree que esté preparada para abordar el trabajo híbrido, mezcla de actividad presencial en las oficinas y de teletrabajo. Concretamente, un 61% piensa de esta manera. Además, sólo un 45% reconoce que está adaptado para funcionar con este sistema a corto plazo, aunque no a corto plazo.
Las compañías echan en falta una mayor organización a la hora de poner en marcha una estrategia de trabajo híbrido, con unas normas claras sobre el número de días que hay que pasar en la oficina y en casa, por ejemplo, o sobre los departamentos que están concernidos. En este reportaje vamos a dar algunas claves para facilitar la adopción de un esquema de trabajo híbrido que permita, por un lado, dar flexibilidad a la plantilla, pero al mismo tiempo mantener la cohesión de los equipos, la cooperación entre empleados y un buen flujo de ideas. Suena a cuadratura del círculo, pero es posible.
Un 61% de las empresas españolas no cree que esté preparado para abordar el trabajo híbrido
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Normas claras para todo el mundo
Un esquema de trabajo híbrido que aspire a ser eficiente y a perdurar en el tiempo es preciso que tenga unas normas y reglas claras. Los gestores de las empresas deben comunicar el modelo a toda la plantilla para que no haya incertidumbre y resistencia al cambio en los empleados. Además, será interesante generar espacios de colaboración donde se puedan resolver dudas. Tanto los profesionales que seguirán de manera remota como los que adoptarán un sistema de trabajo híbrido, deberán poder conversar con sus supervisores y directivos sobre sus derechos y deberes, sobre cuáles serán sus funciones, qué es lo que espera la empresa de ellos y cómo lograr que todo funcione bien para ambas partes.
La misma información para todos
Los canales de comunicación deberían ser los mismos para todos los trabajadores, ya sea por correo electrónico, Telegram, WhatsApp, Teams, Slack u otras plataformas online. La idea es que el estar en casa no suponga un impedimento para estar al tanto de todo lo que se cuece en la compañía. Y viceversa; que el estar en la oficina no sea un obstáculo para acceder a los mensajes de la dirección o de los distintos responsables de departamento.
Los gestores deben ser claros con la plantilla para que no haya incertidumbre y resistencia al cambio
Revisión del rol de cada empleado
Hay que revisar las actividades que realiza cada empleado y definir qué puestos pueden ser cien por cien remotos y cuáles deben ser presenciales o pueden funcionar con un modelo híbrido. También hemos de tener en cuenta qué modelo vamos a seguir: 60% teletrabajo y 40% oficina o al revés (60 % presencial y el 40% en remoto). ¿Todos los empleados van a asistir los mismos días a la oficina? ¿Lo vamos a organizar por departamentos? Son cuestiones a plantearse, y a responder.
Adaptación de las oficinas y los espacios físicos
Con la llegada del modelo híbrido, muchos se preguntan por cuál va a ser el papel de las oficinas de toda la vida. Las empresas tienen que decidir si quieren que sigan siendo el lugar donde cada uno ejecuta su trabajo individual o se vuelven, más bien, en espacios de colaboración y socialización. Y donde nadie, en principio, tendrá asignado permanentemente un sitio. También hay que redimensionar esas oficinas si las plantillas nunca van a coincidir al cien por cien en el mismo recinto. Con un modelo de trabajo híbrido, las empresas pueden aprovechar para reducir espacios, pero al mismo tiempo tendrán que adaptar los existentes para fomentar el encuentro y el intercambio de ideas.
Las oficinas pueden reducirse, pero al mismo tiempo tendrán que adaptarse para fomentar el intercambio de ideas
La tecnología es importante
El puesto de trabajo digital de hoy no tiene mucho que ver con el que predominaba hace escasamente cinco años. Los pesados e inamovibles PC de sobremesa se han sustituido por ligeros portátiles. El software es hoy un servicio, y no una licencia perpetua vinculada a una máquina (el omnipresente Office de Microsoft es el mejor ejemplo de esta evolución). Además, las empresas deben habilitar herramientas solventes y con posibilidades para propiciar la colaboración entre empleados. En este apartado, las plataformas de videoconferencia (Teams, Zoom, Webex…) son claves. Y también conviene reforzar la ciberseguridad porque la información valiosa va a estar más dispersa que nunca. En este aspecto, es importante que las compañías conciencien a sus empleados sobre los peligros que corren los datos corporativos y personales en un esquema tan descentralizado. Y es que los ciberdelincuentes hoy se ceban con los empleados despistados o ingenuos a través de ataques de phishing.
Teletrabajo como vía para captar talento
El esquema de trabajo híbrido o de teletrabajo total se está convirtiendo en un requisito ineludible para atraer a los mejores profesionales, sobre todo a los más jóvenes. Según el estudio de Poly, un 56% de las empresas perderá personal valioso si no aborda planes de trabajo híbrido. Sin embargo, los gestores empresariales y los departamentos de recursos humanos no acaban de entenderlo. De hecho, según ese mismo estudio, un 45% de las empresas de este país cree que el teletrabajo ocasional debe dejarse atrás porque es un fenómeno pasajero. En este punto, como en tantos otros, la diferencia de criterio de empresas y trabajadores es manifiesta.
Un 56% de las empresas perderá personal valioso si no aborda planes de trabajo híbrido
Mantener la cultura empresarial es posible
Es uno de los grandes retos que tienen las compañías que optan por un esquema de trabajo híbrido o, más aún, por el teletrabajo. Muchos empresarios creen que, aunque la productividad se mantiene o se incrementa con el trabajo híbrido, se resiente, sin embargo, la cultura empresarial y la cohesión de los equipos. Por eso, las empresas deben generar instancias para las relaciones entre colegas. Buscar la unidad entre los empleados es una muy buena manera de evitar, o disminuir, la soledad que puedan sentir los trabajadores que están en remoto. Para ello es clave crear instancias de conexión, tanto virtuales como presenciales. Por eso es importante que la oficina sea un lugar de encuentro donde todos sean bienvenidos, sin importar si van todos los días, dos días a la semana o tres veces al mes. Además, es importante también favorecer cada cierto tiempo los encuentros fuera de la oficina (el out of office) y los rituales dentro de ella.
Preguntar al empleado habitualmente
Es un deber de la dirección en cualquier situación, pero sobre todo cuando las plantillas están repartidas en un esquema híbrido de trabajo. Debe haber un esfuerzo por comprender las necesidades personales de los equipos. El objetivo es saber cómo se sienten los trabajadores que disfrutan de esta flexibilidad, para ver si están cómodos o quieren cambiar algo. Esa comunicación se tiene que establecer a nivel individual, pero también se puede abordar en ocasiones en grupo.
La valoración del empleado no tendrá que ver con el tiempo de presencia en la oficina, sino con los resultados
Nuevas formas de evaluación del empleado
El teletrabajo requiere un cambio radical en la manera de evaluar a los empleados. A partir de ahora la valoración no tendrá que ver con el tiempo de presencia en la oficina, sino puramente con los resultados. Es un paso al que mentalmente se oponen muchos empresarios que han fomentado durante mucho tiempo el “presencialismo” en sus compañías. Para ello, habrá que conocer bien lo que hace cada profesional y el tiempo con que cuenta y las dificultades a las que se enfrenta para sacar adelante sus tareas. Es un cálculo crucial para no sobrecargar la jornada del empleado y para que el teletrabajo no se convierta en una esclavitud ni derive en una conexión permanente.
