Desde 2019, el registro de la jornada es obligatorio en España, para empresas de cualquier tamaño y en cualquier área de actividad. Por eso es tan importante que las compañías cuenten con un software de control horario moderno y versátil que vaya más allá de las arcaicas y poco fiables hojas de papel. En este artículo hablamos del contexto legal del control horario en este país, de las responsabilidades que tienen las empresas, de los elementos de una buena herramienta de control horario y de algunas de las soluciones que hay en el mercado.
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¿Qué es un software de control horario y para qué sirve?
Un software de control horario es un programa diseñado para administrar las horas de trabajo de los empleados. Esta herramienta permite seguir la asistencia, el registro de las horas normales de actividad, el registro de las horas extra o el control de las vacaciones y permisos. También permite generar reportes a la hora de liquidar salarios o informar a las partes interesadas.
En un momento en el que se están digitalizando muchos procesos, las empresas necesitan dar un paso más allá y abandonar el tradicional registro en papel o en una hoja de Excel, que son opciones sencillas, pero nada prácticas. Y que, además, no permiten en muchos casos cumplir con la ley en cuanto a la generación de informes.
Legislación en España: la Ley de control horario de 2019
El 12 de marzo de 2019 se publicaba en el BOE la normativa sobre control horario que hoy está vigente en España. Se trata del Real Decreto-ley 8/2019. Era un cambio radical. Con el fin de evitar el fraude en muchas empresas y en algunos sectores de actividad que supone no compensar a los trabajadores por las horas extra, el Gobierno impulsó el Decreto-ley 8/2019, que establecía los criterios para el registro horario de los empleados. De esta manera, también se trataba de evitar la existencia de contrataciones a tiempo parcial que ocultan en realidad jornadas completas, así como otros incumplimientos.
Excepciones a la ley
Hay muy pocos casos en que los trabajadores no estén obligados a fichar y las empresas no tengan que llevar un registro horario de la actividad de sus plantillas. Y siempre deben estar muy justificados. Entre ellos está el de los trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad. O el de los altos directivos, o los deportistas profesionales. O, curiosamente, los abogados que prestan servicios en despachos, individuales o colectivos.
El próximo paso: el registro horario digital
El Ministerio de Trabajo ahora tiene intención de universalizar los medios digitales (como programas o apps) para el registro horario, y así acabar con los sistemas basados en papel, más díficiles de controlar y muy manipulables. De esta manera, acabaría con la indefinición legal en los sistemas a implantar y permitiría que los inspectores pudieran comprobar cuántas horas se trabajan en cada momento, y si son reales o inventadas.
Obligaciones de las empresas en el ámbito del registro horario
De acuerdo con la Ley de 2019, las compañías que operan en España están obligadas llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores. Independientemente del tipo de contrato que tengan (a tiempo completo o parcial) o del tamaño de la empresa. También tienen que guardar esta información durante cuatro años. Y ponerla a disposición de los propios trabajadores, sus representantes o la inspección laboral.
Sanciones por no hacer debidamente el control horario
Van de leves a muy graves. Y pueden oscilar entre los 60 euros y llegar a casi 200.000. Una sanción muy grave sería, por ejemplo, la que se aplicaría a aquellas empresas que no remuneran las horas extra de su plantilla. Mientras que una sanción leve consistiría en no poner al alcance de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos.
¿Por qué es necesario un software de control horario?
Por todo lo anterior, las empresas españolas necesitan más que nunca un programa informático que ayude a gestionar el tiempo de trabajo de sus plantillas y reduzcan en la medida de lo posible los errores que se pueden dar, por ejemplo, cuando se recurre a métodos manuales, como una hoja de Excel, o al mero apunte en papel.
Precisamente, esta necesidad de implantar soluciones de software para el registro horario es más clara ahora si cabe porque el Ministerio de Trabajo acaba de proponer a empresarios y sindicatos la eliminación del registro en papel para las compañías de más de 50 trabajadores, y la obligatoriedad de que el registro en estas organizaciones sea siempre telemático y que permita el acceso remoto de la Inspección de Trabajo a los datos ahí recogidos.
En total, unas 25.000 empresas en España tendrían que mover ficha para adaptarse. Los sindicatos incluso han ido más allá y piden que esa digitalización del registro horario se extienda a las empresas de menos de 50 empleados, aunque piden que esa futura norma se aplique con “flexibilidad”. Todo este debate coincide, además, con la negociación del Gobierno con los agentes sociales para reducir la jornada máxima legal en España a 37,5 horas.
Elementos de un buen software de control horario
Estos son los elementos esenciales que debe tener un buen software de control horario:
Calendario de equipo
Permite crear calendarios laborales y asignar a cada equipo o empleado sus horarios, en función de su contrato, puesto y ubicación.
Software de control del teletrabajo
Con la popularización del teletrabajo a partir de la pandemia de la Covid-19, hay muchos empleados que fichan desde casa. Para facilitarles las cosas, las herramientas deben estar disponibles también en el móvil o desde soluciones en la nube fácilmente accesibles.
Gestor de vacaciones y ausencias
Un software de control horario deberá registrar no solo la jornada efectiva de cada empleado, sino también los días de vacaciones o los que, por cualquier motivo, este se ausenta.
Generación informes legales
La ley de control horario vigente en España es clara y dice que la información debe guardarse durante cuatro años y estar a disposición de los propios trabajadores, sus representantes o la inspección laboral. Por eso, la generación de informes es una funcionalidad clave.
App de control
Los trabajadores disponen de una app de móvil desde la que pueden marcar el momento de entrada y salida. También pueden hacer gestiones desde la misma, como pedir un día de asuntos propios o de vacaciones. Es muy indicada para los empleados que estén en tránsito o de teletrabajo.
Geolocalización
Esta funcionalidad permite geolocalizar a un trabajador que se encuentra fuera de la oficina. A la empresa le permite comprobar que sus empleados realmente están donde dicen. Además, de esta forma puede limitar las zonas o IP desde las que se puede fichar, para un mayor control.
Programas y apps de control horario y registro de jornada
Adiss
Este proveedor español dispone de la plataforma de recursos humanos Kairos, que cuenta, entre otras funciones, con la de registro de jornada. Se trata de una herramienta disponible desde el PC o el móvil, y que puede ser vinculada a métodos biométricos, relojes o tornos a través de Kairos Cloud.
Factorial
Factorial, una de las startups tecnológicas españolas más valoradas, asegura que su sistema de fichaje ahorra 30 horas al mes a los departamentos de recursos humanos. Factorial permite seleccionar el sistema de registro que más se ajusta a cada empleado (PC, app, QR, reconocimiento facial…).
Sage Control Horario (potenciada por Woffu)
Se trata de una solución colaborativa y muy configurable y personalizable, basada en el software de Woffu. Como es habitual en este tipo de programas, permite organizar turnos y vacaciones, y generar informes. El acceso a la información es en tiempo real.
A3gestión del tiempo
Es una de las soluciones de Wolters Kluwer para el control horario en las empresas. Está en la nube, disponible desde una app y ofrece, en su versión más completa (Plus), de más de una docena de funcionalidades. Además, se integra con otras soluciones de Wolters Kluwer, como las de nóminas. Lo que permite ajustar salarios en relación al horario cumplido.
Bizneo HR
Esta aplicación, que está en la nube, permite fichar a los empleados de forma muy sencilla. Y, en un plano más general, hace la gestión de vacaciones, ausencias y turnos en la empresa. También es multidispositivo (móvil, tablet o PC). Asimismo, es compatible con métodos de registro diversos, como el reconocimiento de huella o cara, los códigos QR o el tradicional PIN o contraseña.
Personio
Es otra de las compañías destacadas en el ámbito del software de gestión de recursos humanos. Esta firma promete que si se usa su programa de control horario las empresas pueden ahorrarse hasta 60 horas al mes. Puede resultar interesante para las empresas más pequeñas y con presupuestos más ajustados, porque el precio de la solución por empleado y mes parte de unos pocos euros.
Sesame HR
Sesame HR es otro de los proveedores de software de recursos humanos con solución de control horario. Permite personalizar mucho la aplicación y organizarla con colores específicos en función de cada tipo de fichaje. Está disponible en tres planes y puede ser usado gratis y sin limitaciones durante un par de semanas.
Situación actual del control horario en España
A pesar de la ley y de las obligaciones, un estudio de Infojobs publicado a finales de 2023 aseguraba que dos de cada tres trabajadores en España (66%) no registran la realidad de sus horas trabajadas, ya que encuentran limitaciones en el sistema de registro de su empresa.
Por otro lado, uno de los objetivos primordiales de la ley de registro horario era acabar con las horas extra sin abonar. Pero al día de hoy, y tras cinco años de registro obligatorio, se puede decir que no se ha cumplido. Según datos de la EPA, en 2023 los españoles realizaron una media de 2,5 millones de horas sin cobrar, solo un poco menos que en 2018, cuando la obligatoriedad de registro no existía.
La solución: el registro horario digital
Uno de los problemas que ha tenido el resgistro horario es que no establece un método para llevarlo a cabo, lo que ha provacado muchas anomalías. Y ha provocado también que en muchas empresas hayan recurrido al papel, un método muy poco fiable. Y que muchos trabajadores firmen hojas con registros ya completados, independientemente de lo que hayan trabajado en realidad. O que luego los registros se manipulen.
Para subsanar estos problemas, el Ministerio de Trabajo trabaja en una propuesta que podría ser aprobada en 2024 para que la Inspección de Trabajo tenga acceso remoto a los datos recopilados por las empresas. Y eso pasa porque las empresas dejen de usar el papel y el boli y se pasen a lo digital para reportar las horas de trabajo efectivo de sus plantillas. El objetivo del Gobierno es que las empresas mantengan “un registro diario de jornada, realizado por medios digitales”. Y que, además, ese registro pueda ser consultado en cualquier momento por la Inspección.
