A falta de la aprobación definitiva del reglamento técnico de la factura electrónica, todo indica que a partir de 2026 y 2027 este formato será obligatorio en cualquier transacción comercial en España. En este post detallamos qué es la factura electrónica obligatoria, qué marco legal la ampara, qué ventajas trae a las empresas y qué cambios tendrán que abordar las compañías para implantarla, entre otras cosas.
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¿Qué es la factura electrónica?
Una factura es un justificante de la entrega de un producto o la prestación de un servicio. Y una factura electrónica es una factura que se expide y recibe de forma electrónica, y no en papel, como es tradicional. Eso sí, las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que las facturas en papel. Por otro lado, las facturas electrónicas están sujetas al consentimiento del destinatario, al contrario que las facturas de papel. Además, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar a través de diferentes métodos, como la firma electrónica con certificado o un intercambio electrónico de datos EDI, entre otros.
Tipos de factura electrónica
Hay dos formatos de factura que tienen algún componente digital:
La factura no estructurada o factura digital
Equivale a una imagen digital (en PDF, TIFF o JPG, o una factura en papel que ha sido escaneada, por ejemplo), y que necesita un dispositivo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para ser tratada debidamente. Hay que aclarar que la factura electrónica, por definición y por lo que indica la directiva europea y la ley española, no puede presentarse como “no estructurada”.
La factura electrónica estructurada
La factura electrónica estructurada es el formato propio de la factura electrónica. Se compone de datos que están debidamente estructurados y organizados y que, por lo mismo, pueden ser generados y leídos de forma automática por programas informáticos de facturación. Utiliza un formato estándar XML (como UBL o Facturae) o el formato Edifact.
Conviene recalcar que la Ley Crea y Crece no considera facturas electrónicas aquellas que están en PDF o han sido escaneadas. Al no ser un formato estructurado que pueda ser procesado de manera automática.
Elementos de una factura electrónica
Para que las facturas electrónicas sean válidas en lo legal y lo comercial, tienen que incluir los siguientes elementos:
-Numeración de la factura.
-Fecha de emisión.
-Datos de identificación fiscal del emisor y del receptor.
-Concepto con los detalles del producto o servicio que se está facturando.
-Base imponible (importe sin contar impuestos ni descuentos).
-Tipo impositivo (el tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF).
-Importe total.
-Firma electrónica o certificado (para garantizar la autenticidad e integridad de la e-factura)
¿Qué leyes regulan la factura electrónica?
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, es la normativa que regula todo tipo de facturas en España. Se trata de un texto legal que establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.
En el caso particular de la factura electrónica, hay una directiva europea de 2014 que impulsaba la facturación electrónica en la contratación pública. Y desde abril de 2019 las administraciones públicas de todos los países miembros de la UE ya fueron obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. Es decir, desde hace más de cuatro años, las empresas que tienen relación con la administración pública están acostumbradas a usar este sistema.
La ley Crea y Crece
Pero en 2022 llega la novedad normativa más importantes, que es la que determina la obligatoriedad de llevar el formato de factura electrónica a cualquier transacción comercial en España. Hablamos de la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece, que entró en vigor concretamente el 19 de octubre de 2022.
La Ley Crea y Crece en realidad es una batería de medidas para fomentar la creación de empresas, reducir la morosidad e impulsar la financiación fuera de los bancos. El objetivo es garantizar una mayor trazabilidad y control de pagos. Y para ello la Ley Crea y Crece, en su artículo 12, hace obligatorio el uso de la factura electrónica a todas las transacciones entre empresas, de cualquier tamaño, y no solo a las transacciones de estas con la administración.
¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?
Con la Ley Crea y Crece, todas las empresas en España. Desde los autónomos a las grandes corporaciones, todo el sector privado (B2B) de este país (más de tres millones de agentes) deberá usar la factura electrónica para cualquier transacción entre compañías en el plazo de dos años a partir de la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, que todavía no entrado en vigor.
Hay que dejar claro que la obligación de usar la factura electrónica no se extiende a consumidores y clientes finales (B2C). También quedarán fuera de esta obligación las operaciones comerciales en las que una de las partes no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica. O no tenga en el país un establecimiento permanente.
Antes de la Ley Crea y Crece, solo las empresas proveedoras de la Administración estaban obligadas a usar el formato de la e-factura.
Obligaciones para emisores y receptores de e-facturas
Obligaciones del emisor
El autónomo o empresa que crea una factura electrónica debe asegurarse de la legibilidad de la misma. También el acceso a la misma (visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión). Asimismo, debe ser capaz de conservar los datos de la factura y contabilizarla. Y, por último, puede garantizar la autenticidad e integridad de las facturas mediante firma electrónica o mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI).
Obligaciones del receptor
La empresa o persona que recibe una factura electrónica también tiene una serie de obligaciones. La primera es asegurarse de que cumple con los requisitos mínimos exigidos. También deberá conservarla o delegar su conservación a un tercero. Tendrá asimismo que asegurarse la legibilidad del formato original. Y, por ultimo, deberá garantizar el acceso a la factura (visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga e impresión).
Plazos de implantación de la e-factura en España
La ley establece plazos de adoptación de la factura electrónica en función de la capacidad de facturación de las compañías:
–Las que facturan más de 8 millones anuales tendrán un plazo de un año para adoptar el nuevo sistema a partir de la aprobación del reglamento.
–Las que facturan menos de 8 millones de euros anuales (en la práctica casi todas las pequeñas empresas y los autónomos) tendrán dos años de plazo a partir de la entrada en vigor del reglamento.
Por eso, según están las cosas al día de hoy, las empresas más grandes tendrán como poco hasta 2025 para adoptar la factura electrónica, mientras que las más pequeñas dispondrán hasta 2027 para ello, aunque estos cálculos dependen en todo caso de la fecha de aprobación del citado reglamento, que sigue en el aire.
En cualquier caso, la recomendación a pymes autónomos es implantar este sistema de facturación cuanto antes. Para estar preparados. Y es que las sanciones por no hacerlo cuando entre en vigor la obligatoriedad podrán llevar a los 10.000 euros.
A la espera del reglamento de la factura electrónica
Los plazos de implantación de la factura electrónica empezarán a contar desde la aprobación del reglamento que determine los aspectos técnicos que deberá tener esa factura, como formatos o los sistemas para transmitirlas a la administración, entre otras cuestiones. El problema está en que la aprobación del Reglamento se ha retrasado por varios motivos, entre otros, la celebración de elecciones generales en España en el verano de 2023. Y, ahora mismo, los más optimistas no creen que esté definitivamente aprobado antes del verano de 2024.
En el borrador existente del reglamento ya están determinados muchos de los detalles de la factura electrónica. Aunque todavía hay algunos puntos importantes por decidirse. Por ejemplo, faltan por conocerse los formatos que acompañarán a los dos principales que se promueven desde Europa, que son UBL y CII (Cross Industry Invoice). Pero además podrían entrar formatos más locales y generalizados, como Facturae. Y también está en el aire que se acepte un formato como Edifact, aunque algunos lo desaconsejan por considerarlo anacrónico y difícilmente compatible con los despliegues informáticos que hoy tienen las empresas.
Un inciso. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas deberán garantizarse por uno de los siguientes mecanismos: mediante una firma electrónica avanzada o mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
También queda por saber cómo será la plataforma pública de factura electrónica que pondrá a disposición de las pequeñas empresas la Agencia Tributaria, que en principio será gratuita y tendrá un diseño muy sencillo.
Ventajas de la factura electrónica
La ventaja más evidente de la factura electrónica es que elimina costes como el del papel, la impresión o el envío y almacenamiento del formato físico. Además, automatiza la recepción de las facturas y la introducción de los datos en los sistemas de las compañías, que, de otra manera, tendrían que ser subidos de for ma manual. Esto hace que se incremente la productividad del equipo de administración. También, al automatizar procesos, minimiza los errores humanos. Adicionalmente, el envío electrónico de facturas recurre a redes privadas y protocolos específicos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos.
Listado completo de ventajas de la e-factura
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Aumenta la seguridad documental.
- Reducción en tiempos de gestión.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro de emisión del comprobante fiscal digital.
- Contabilidad electrónica automatizada.
- Facilidad para el cálculo de impuestos.
Inconvenientes de la factura electrónica
Pocas desventajas tiene la factura electrónica. Quizá se pueda mencionar el hecho de obliga a las empresas que las emiten a depender de una conexión a internet. También hay que tener en cuenta que la anulación no está contemplada. Esto dificulta las cosas para las empresas que están acostumbradas a este proceso de anulación de facturas. También es necesario que exista compatibilidad entre los formatos del emisor de la factura y el receptor. Y, por último, está el tiempo de aprendizaje que tome a los empleados familiarizarse con una nueva solución de facturación electrónica, aunque no suele ser excesivo.
Cambios a nivel de software para implantar la e-factura
Las empresas tendrán que adquirir un programa informático que cree y gestione facturas electrónicas. Además, ese programa deberá estar homologado. También pueden recurrir a prestadores de servicios de facturación electrónica, que se hacen cargo también de la conservación de las mismas. Además, la Administración española, a través de la Agencia Tributaria, también prepara una solución muy sencilla para facilitar la adopción de la factura electrónica a todas las empresas y autónomos que lo deseen, y que será una alternativa a las herramientas que los fabricantes de software están poniendo en el mercado.
Por otra parte, la llamada “ley antifraude”, que entró en vigor en octubre de 2021 y que desde diciembre de 2023 cuenta con su reglamento técnico, establece que los programas de contabilidad y facturación deberán impedir la modificación y destrucción de facturas. El objetivo es evitar contabilidades paralelas y otros fraudes. Y en caso de que haya cambios, el software deberá hacer constar el motivo de la rectificación para que la factura siga teniendo validez legal.
El Kit Digital también subvenciona la factura electrónica
El programa de fondos europeos Kit Digital, dotado con más de 3.000 millones de euros de subvenciones para la digitalización de las pymes españolas, contempla ayudas directas a aquellas empresas que quieran adoptar soluciones de factura electrónica. La cuantía de las ayudas o bonos, que cubren hasta la totalidad del coste de la solución, depende del tamaño de la compañía beneficiada, y van desde los 12.000 euros que recibiría una compañía entre 10 y 49 empleados, a los 2.000 euros destinados a los autónomos y micropymes entre cero y tres empleados.
La factura electrónica en Europa
En Europa, el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B se ha extendido rápidamente en los últimos años, y un número significativo de países de la Unión Europea tiene como objetivo hacer obligatorio el uso de la factura electrónica en un plazo no superior a cinco años.
En el ámbito de las administraciones públicas, el 87% de los países ya han implementado la facturación electrónica de forma obligatoria, mientras que el 13% restante la utilizaba de manera voluntaria en 2023.
A nivel europeo, Italia es pionera en la implantación de la factura electrónica en la empresa privada. En el resto del continente encontramos casos como el de Francia, que cuenta con un proyecto bastante avanzado hacia la masificación del uso de la factura electrónica, y casos como los de Alemania, Bélgica o Grecia, países donde se están diseñando planes de masificación de la e-factura, con perspectivas de implementación en un plazo máximo de tres años.
Un estudio concluye que Europa ha avanzado significativamente en la digitalización y eficiencia de procesos comerciales, marcando un firme progreso hacia la transformación digital en la región. Este avance se atribuye en gran medida al proyecto ViDA, una iniciativa clave de la Comisión Europea lanzada a finales de 2022 y que promueve la factura electrónica con el objetivo de su completa implementación en todos los países miembros para 2030.
Otra iniciativa europea clave es la red Peppol, un proyecto piloto de la Comisión Europea que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, respaldado por especificaciones y estándares multilaterales. Aunque la UE no dicta un formato específico para las facturas electrónicas, los estados miembros suelen utilizar el Universal Business Language (UBL) adaptado a las especificaciones de Peppol. La Norma Europea (EN) y OpenPeppol respaldan la continuidad en operaciones comerciales, simplificando la contratación y facturación electrónica.
