General Óptica, cadena de referencia del mercado óptico español, ha renovado su infraestructura de TI de la mano de SAP mediante la implantación del software SAP Business Suite y el desarrollo de un nuevo sistema de Punto de Venta (POS) con el que gestionar sus 210 establecimientos propios y 38 franquicias.
Fundada en 1955, la compañía presta servicios de cuidado de la salud visual y soluciones auditivas a través de los más de 1.800 profesionales que componen su plantilla. Actualmente cuenta con una cuota de mercado del 12%, en España, y con presencia creciente en Portugal. Desde el año 2000 forma parte del grupo italiano DeRigo, uno de los líderes mundiales en el diseño, fabricación y distribución de monturas y gafas de sol de alta calidad.
Desde 2006, General Óptica contaba con un sistema de punto de venta que sólo le permitía realizar una gestión básica de la operativa de las tiendas y cuya capacidad se fue reduciendo a medida que aparecían nuevas exigencias del negocio y aumentaba el volumen de datos generado desde cada establecimiento, hasta el punto de que la organización detectó la aparición de cuellos de botella en el sistema, debido al volumen de centros que debían gestionarse. Ante este panorama, la organización decidió implantar un nuevo punto de venta utilizando SAP como herramienta gestora de las áreas críticas de la organización. El proyecto se centró en la implantación del aplicativo SAP Business Suite y de un nuevo punto de venta para todos los comercios, que actuara como piedra angular de las ventas y de la gestión. Las áreas que cubre la solución del fabricante alemán son las referentes a compras, marketing de producto y clientes, producción logística y control y finanzas.
Por su parte, el nuevo punto de venta gestiona el proceso comercial de toda la gama de productos y sus diferentes configuraciones, así como los procesos logísticos de reaprovisionamiento e implementación de las interfaces durante el período de convivencia entre el nuevo sistema y el antiguo. Adicionalmente, proporciona todos los procesos necesarios para gestionar los cinco millones de clientes de la organización, y suministra un modelo de consultas e informes basado en el componente SAP NetWeaver Business Warehouse para el análisis de ventas por producto, cliente y tienda.
Soporte a las áreas críticas del negocio
La nueva infraestructura TI de General Óptica da soporte a las áreas críticas del negocio. Por una parte, toda la operativa de ventas se realiza desde el nuevo POS que opera en tiempo real y está totalmente integrado con SAP Business Suite. Gracias a ello, es posible gestionar todo el catálogo de productos de la compañía, además de sus configuraciones y personalizaciones, incluyendo sus características específicas, la información y actividad de sus diversos proveedores y el modelo de reaprovisionamiento.
Por otra parte, el nuevo sistema facilita la realización del control de stocks, inventarios, ubicaciones y fórmulas de compra, así como la gestión y monitorización de fabricación y ensamblaje del producto final, los procesos económicos y financieros y el reporting asociado a ambos. Por último, mediante NetWeaver BW, todas las ventas se consolidan por cliente, producto y establecimientos.
El proyecto lo ha llevado a cabo un equipo multidisciplinar formado por profesionales de General Óptica y más de 30 especialistas en SAP. La División de Consultoría de SAP fue la responsable de la gestión del proyecto, contando con Dyssa como principal partner y con la participación de Birchman.
Grandes beneficios
Este proyecto ha supuesto una clara mejora en la gestión del proceso de venta de General Óptica, repercutiendo en una mejor gestión de los datos. Además, se han agilizado los procesos operativos y reducido sus plazos. Ahora, todas las áreas críticas de la organización están incorporadas en una única herramienta, centralizada y escalable, evitando la duplicidad de la información y asegurando la calidad de los datos. Al ser una solución online, integrada y centralizada, la información generada en cada tienda llega, inmediatamente, al resto de las áreas de negocio. Esto otorga una gran agilidad a todos los procesos operativos, reduciendo la inversión de tiempo para las áreas logística, productiva y financiera. Además, la organización cuenta con la ventaja del dato único y herramientas de reporting que hacen posible analizar el negocio más ágilmente y con una alta fiabilidad.
Finalmente, el cliente tiene previsto implantar nuevos módulos que permitan optimizar el negocio en función de las exigencias del mercado. Durante el mes de septiembre se inició la implantación de la solución SAP CRM para poder mejorar aún más el servicio otorgado a los clientes de la cadena.
