En estos momentos de confinamiento muchos administradores de fincas se preguntarán si sus empleados pueden trabajar en remoto desde casa y acceder a Gesfincas. Por supuesto no hay ningún impedimento, y hay diferentes alternativas para llevarlo a cabo, con sus ventajas e inconvenientes. Las tres opciones son: acceso de cada empleado a su ordenador de la oficina; acceso remoto al servidor de Gesfincas e instalación de Gesfincas en la nube. La más rápida es la primera opción, pues las otras dos requieren mayor configuración y tiempo.
Índice de temas
1. Acceso de cada empleado a su ordenador
En este escenario, cada persona que trabaje desde fuera tendría un acceso a su ordenador de la oficina y estaría trabajando en remoto como si estuviera físicamente en la oficina.
Esta solución únicamente requiere:
• La compra de licencias de los productos de conexión remota (AnyDesk o TeamViewer).
• Para conectar por ejemplo a través de TeamViewer, hay que descargar e instalar en los equipos de la oficina y en los de casa, apuntar el ID que nos dará TeamViewer en el equipo de la oficina al que deseamos conectar desde casa y, en el equipo de casa, poner ese ID para poder conectarnos al equipo de la oficina.
• Dejar todos los ordenadores de la oficina encendidos.
• Que la oficina tenga una buena conexión de datos. Importante que sea una línea simétrica (misma velocidad de subida que de bajada), preferiblemente de fibra óptica y con buena velocidad (más de 100 Mb).
Para configurar esta opción hay que realizar las siguientes tareas:
• Hay que instalar el producto de conexión remota, siguiendo las instrucciones del fabricante, en los ordenadores de los empleados que se determinen que trabajen en remoto. Son productos muy sencillos de instalar.
• Normalmente no es necesario, pero es posible que haya que configurar el antivirus para permitir la conexión remota.
2. Acceso Remoto al servidor de Gesfincas
En este escenario, cada persona que trabaje desde fuera tendría un acceso al servidor de Gesfincas y podría ejecutar el programa.
Esta solución tiene la ventaja que no necesita tener ordenadores en la oficina, puesto que las sesiones se abren directamente contra el servidor. Es decir, cualquier PC, esté fuera o dentro de la oficina, puede abrir un Gesfincas.
Por contra, esta solución requiere un correcto dimensionamiento del servidor. Se puede utilizar un único servidor (el que tenga actualmente) o 2, uno para terminal server y otro como servidor de base de datos.
Cómo dimensionar:
• Para el servidor de terminal server: La potencia de 2 más cercana por exceso a la suma de los usuarios conectados + 16. Es decir, si tenemos 5 usuarios sería:
• 5+16 = 21
• La potencia de 2 más cercana a 21 por exceso sería 32 Gb.
• Para el servidor de base de datos: 16 Gb mínimos, recomendados 32 Gb para más de 5 usuarios.
• Una licencia de terminal server por cada usuario remoto que se quiera conectar.
• Que la oficina tenga una buena conexión de datos (igual que en la solución anterior). Importante que sea una línea simétrica (misma velocidad de subida que de bajada), preferiblemente de fibra óptica y con buena velocidad (más de 100 Mb).
Para configurar esta opción hay que realizar las siguientes tareas:
• Adquirir las licencias de terminal server que se precisen.
• Instalarlas en el servidor (ya sea el servidor de terminal server dedicado, o en el servidor de Gesfincas).
• Configurar el router para permitir las conexiones remotas.
• Chequear la configuración del antivirus de los equipos para permitir la conexión remota.
3. Instalación de Gesfincas en la nube
En este escenario, toda la infraestructura de servidores de Gesfincas se quita del despacho y se lleva a un servicio en la nube.
Esta opción tiene como ventajas:
• Puede eliminar los servidores de la oficina.
• Ahorro de energía por no tenerlos siempre encendidos.
• Ahorro de costes de compra/renovación/ ampliación/mantenimiento del hardware.
• Eliminación de problemas ocasionados por averías.
• Eliminación del riesgo de copias de seguridad locales.
• Todo accesible desde cualquier lugar.
Como contrapartida, hay que estar preparado de antemano y pasar a un coste mensual de la solución, que variará dependiendo del tamaño del despacho y del proveedor de servicios en la nube.
Actualmente tenemos experiencias con dos proveedores en Internet, Gigas y Azure.
Para ofrecer una orientación de precios, para 10 usuarios, con el servicio en Gigas, el coste sería de 473 euros/mes, con las siguientes prestaciones:
• Un servidor de 32 Gb, 8 vCPU Intel Xeon.
• 550 Gb de almacenamiento en SAN redundada en disco SSD.
• 10 direcciones IP públicas.
• 4500 Gb de transferencia mensual con ancho de banda de 100 Mbps por servidor.
• Firewall.
• 550 Gb de espacio de almacenamiento para backup.
• Backup full semanal incluido.
• Soporte avanzado 24/7.
• Con todas las licencias incluidas.
• Windows Server.
• SQL Server standard.
• Terminal server para 10 usuarios.
• Licencia de backup avanzado.
Para configurar esta opción hay que realizar las siguientes tareas:
• Contratar el servicio en la nube con el proveedor que se seleccione.
• Instalar y configurar el/los servidores:
– Instalación de SQL Server.
– Instalación de Gesfincas.
– Instalación de terminal server.
• Copia de seguridad de los datos del servidor actual.
• Restauración de la copia de seguridad en el servidor de base de datos.
Recientemente, nuestro cliente IESA mostraba lo que es el ‘valor añadido’ de un proveedor. En efecto, IESA, cliente de Gigas desde 2018, es una de esas empresas con un nombre que podría no sonar pero, como pasa con tantas otras pymes en España, muestra unas cifras dignas de destacar: número uno en aplicativos para gestión y administración de fincas; más de 35 años operando estos aplicativos y más de 9.500 administrados usándolos. Claramente un proveedor de nicho.
Quizás, como le pasa a Kimberly-Clark con sus Kleenex, su solución Gesfincas sea más reconocida en el mundillo. En efecto, este programa dirigido a administradores de comunidades permite digitalizar todas esas tareas tediosas con el objetivo de ahorrar tiempo y dinero: agilizar pagos, actualizar la contabilidad, contabilizar los movimientos bancarios, contactar con proveedores, etc.
IESA, claramente anticipándose a lo que venía ante esta pandemia, que a muchos ha superado y a otros probablemente les cambie la vida para siempre, publicó una información para sus clientes que aportaba valor. Para sus clientes y para todos. Y este artículo es el que se reproduce en las presentes páginas.
