La automatización de procesos de negocio, que se basa en utilizar tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas asociadas a procesos y flujos de trabajo, es una de las herramientas que más se está beneficiando de la adopción de la IA y más rápidamente está extendiendo su uso entre las empresas
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En qué consiste: definición de BPA
La automatización de procesos de negocio (BPA, por sus siglas en inglés) se basa en utilizar tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas que permiten reducir al mínimo la intervención humana y contribuyen a disminuir costes en recursos humanos e inversiones de las empresas. La aplicación de estas herramientas se traducen en una mayor eficiencia, una reducción de costes, el aumento de la productividad de los empleados y un incremento de la rentabilidad de la empresa.
Existen diversas tecnologías que se emplean para automatizar procesos en las empresas. Entre las más destacadas se incluyen el software de gestión empresarial (ERP), sistemas de gestión de flujo de trabajo (BPM), robótica de procesos automatizados (RPA), inteligencia artificial (IA) para tareas específicas, chatbots para atención al cliente, y herramientas de análisis y monitoreo en tiempo real.
Por otro lado, y ante la duda, aunque tanto la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) como la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) tienen como objetivo mejorar la eficiencia operativa, sirven a fines distintos dentro de una organización. La BPM es una disciplina más amplia que se centra en el análisis, el diseño, la ejecución, la supervisión y la optimización de los procesos empresariales, abarcando todo el ciclo de vida de un proceso.
En cambio, la BPA se centra específicamente en la automatización de tareas rutinarias dentro de estos procesos para reducir el esfuerzo manual y aumentar la velocidad.
Importancia de la BPA para las empresas
La automatización de procesos de negocio se ha convertido en un componente esencial de la transformación digital y una de las principales fuerzas de tracción para la adopción de la inteligencia artificial y los procesos machine learning por parte de las organizaciones. Actualmente las empresas coinciden en asegurar que la escalabilidad y alcance en la automatización de los procesos de negocio es ilimitada y puede afectar a todos los procesos, departamentos y funcionalidades asociadas a todos los equipos de trabajo y desarrollo de una empresa.
Además, según un estudio de Gartner, el 80% de las empresas consultadas citó la automatización como una de las máximas prioridades a la hora de establecer establecer planes de adopción de nuevas herramientas de negocio. Por otro lado, el 97 % de los responsables de la toma de decisiones de TI de la empresa empieza a considerar que la automatización de procesos de negocio es vital. Además, se espera que la automatización de procesos de negocio crezca en un 58 % en los próximos 24 meses.
Como funciona la automatización de procesos de negocio
Para poner en marcha la automatización de procesos empresariales (BPA) se necesita utilizar un software específico y aplicar una metodología sistemática de varios pasos que permita mecanizar procesos de negocio repetitivos. A diferencia de otros tipos de automatización, las soluciones de BPA son complejas, están conectadas a múltiples sistemas de tecnología de la información empresariales y su objetivo es reducir al máximo la intervención humana.
Beneficios de la automatización de procesos de negocio
El software de automatización de procesos empresariales permite a los propietarios de pequeños negocios, empresas y organizaciones de todo tipo hacer lo siguiente:
- Reducir la intervención humana
- Mejorar la responsabilidad ante las partes interesadas
- Mantener el cumplimiento y controlar los errores
- Eliminar ineficiencias mediante la automatización de tareas repetitivas
- Mejorar la experiencia del cliente y la comunicación con los proveedores
- Reforzar la toma de decisiones con resultados medibles y datos
- Simplificar y estandarizar funciones complejas
Tecnologías de automatización de procesos de negocio
Hay varios tipos de tecnologías de BPA en función de si están basados en la robótica, en los flujos de trabajo.
Automatización robótica de procesos (RPA)
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha sido la principal tecnología de automatización que han implementado las empresas para reducir los procesos de repetitivos a través de la integración de subprocesos, mediante robots de software conocidos como bots.
En esta automatización de procesos controlada por la robótica, los bots asumen los roles y tareas de los usuarios e interactúan con otros sistemas de software. Los robots de software de RPA pueden navegar por los sistemas, leer e ingresar datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas.
Automatización de flujos
Proceso que consiste en el diseño, ejecución, automatización y monitorización de todas las tareas manuales y repetitivas de una organización, a partir de unas reglas predefinidas y con el objetivo de reducir al máximo la intervención humana.
Entre las tareas que pueden automatizarse destacan:
- La revisión de contratos
- Gestión de altas y bajas de empleados
- Aprobación de presupuestos y facturas
- Administración de permisos de vacaciones
- Gestión de nóminas
- Compilación automática de informes
- Seguimiento de proveedores
- Tramitación de reclamaciones
Entre los beneficios que ofrece la implantación de este modelo de automatización, destaca el incremento de la eficiencia y la productividad, la mejora continua de los procesos y la reducción de riesgos y vulnerabilidades. También consigue reducir la alta tasa de abandono de clientes, aprovechar los recursos humanos y redirigir su actividad a otras tareas más productivas y disminuir los cuellos de botella.
Automatización mediante macros
Una macro es una secuencia de código breve y contiene la agrupación de varias instrucciones o cadenas de comandos. A través de una macro se pueden automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación.
La automatización con macros es una técnica que se utiliza en aplicaciones informáticas, como hojas de cálculo, procesadores de texto y otros programas, para simplificar tareas repetitivas o complejas.
Ejemplos de automatización de procesos de negocio
Actualmente hay una amplia variedad de empresas de infinidad de sectores de actividad que están utilizando soluciones de automatización de procesos de negocio (BPA). Por eso los ejemplos a mostrar son variados, aunque limitados a las capacidades de las herramientas que cada una de las empresas elige. A continuación, mostramos varios casos de uso de la automatización de procesos:
Gestión de nóminas
La gestión de nóminas suele ser uno de los procesos más engorrosos y que consume más recursos humanos todos los meses debido a la diferente casuística que confluye en el salario de cada trabajador. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar las tareas de gestión y pago de nóminas y reducir los plazos habituales de gestión de este proceso: según algunas fuentes, más de 30 minutos de media por nómina.
Onboarding y capacitación de personal
Desde procesamiento de registros hasta compliance y capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de selección y onboarding de personal. Esto conduce a un desarrollo más rápido del compromiso y la productividad del empleado.
Healthcare Holdings Limited (HHL) es un grupo sanitario de Nueva Zelanda que consiguió reducir el proceso de actualización de datos de nuevos empleados desde los 45 minutos hasta los 2 minutos. La nueva solución ahora actualiza la nómina, la distribución de tareas, la información de los familiares y los datos del domicilio y el contacto de emergencia, incluso puede verificar las< calificaciones de los principiantes para garantizar que están actualizadas.
Automatización de reclamaciones
Las soluciones BPA pueden evaluar y verificar rápidamente la información de un formulario de reclamaciones, cargar toda esta información en su base de datos y seguir los flujos de trabajo para garantizar que la reclamación va al lugar correcto para ser procesada. Esto garantiza más precisión, menos errores y la agilización de los reembolsos de las reclamaciones.
Select Health, un plan de seguro médico sin fines de lucro, descubrió que, a menudo, los empleados tenían que intervenir de forma manual durante la tramitación de las reclamaciones debido a información inexacta, como una dirección antigua o números de identificación fiscal inexactos.
Cronogramas de fuerza laboral
A través de una herramienta BPA, se pueden organizar de forma más sencilla las actividades de un departamento para garantizar el cumplimiento de las tareas de los profesionales en los plazos previstos. De esta forma, los equipos de recursos humanos y nóminas pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
Órdenes de compra
La automatización de procesos de negocio ayuda a eliminar errores en las solicitudes de órdenes de compra y optimiza el proceso de autorización, consiguiendo una aprobación más rápida y resultados más fiables.
Control regulatorio
Es esencial que todos los procesos de negocio se adhieran a las normativas y legislaciones vigentes. Para ello, las soluciones para automatización de procesos registran archivos y dejan un rastro de datos visible, facilitando el monitorización y evaluación en tiempo real de estas actividades.
Reserva de citas
El método tradicional de concertar citas suele implicar una ardua y complicada tarea que implica consultar con varias partes y enfrentarse a la incertidumbre de las cancelaciones de última hora. Esto conduce al despilfarro de recursos y a una programación poco eficaz.
Con un sistema automatizado, las personas pueden comprobar sin esfuerzo la disponibilidad en tiempo real, elegir franjas horarias convenientes y recibir confirmaciones al instante. Esto no solo agiliza el proceso de programación, sino que también minimiza las posibilidades de que se pierdan citas o se produzcan errores, lo que hace que toda la experiencia sea más eficiente y fácil de usar.
El hospital de Morecambe Bay en Reino Unido, con más de 440.000 citas de atención ambulatoria por año, consiguió procesar sus reservas de citas un 70% más rápido gracias a la incorporación de una herramienta de automatización.
Ventajas de la automatización de procesos de negocio
El software de automatización de procesos empresariales permite a los propietarios de pequeños negocios, empresas y organizaciones de todo tipo hacer lo siguiente:
- Reducir el riesgo de error humano
- Mayor eficiencia en las operaciones, incluyendo ciclos más cortos y mejores tasas de éxito
- Cumplimiento mejorado de la legislación con mayor visibilidad de los datos
- Reducción de la carga de procesos manuales y lentos,
- Reducción de los procesos manuales lentos y repetitivos
- Aumento de la creatividad y la innovación
- Eliminar ineficiencias mediante la automatización de tareas repetitivas y las que tienen un gran volumen de datos
- Mejorar la experiencia del cliente y la comunicación con los proveedores
- Reforzar la toma de decisiones con resultados medibles y datos
- Simplificar y estandarizar funciones complejas como la incorporación, las integraciones de sistemas de CRM, etc.
Prácticas recomendadas para la automatización de procesos de negocio
Para sacar el máximo partido a una solución de automatización de procesos, el enfoque debe ser muy completo y requiere de un tiempo de reflexión. A continuación, incluimos varias prácticas recomendadas que deberías aplicar a la hora de automatizar los procesos de negocio:
- Antes de empezar a implementar la automatización, se debe analizar con detenimiento los procesos que estás pensando automatizar. Elabora un gráfico que refleje las tareas involucradas, los plazos o las limitaciones de tiempo y anota quiénes son los responsables de llevarlas a cabo.
- Fijar los objetivos a conseguir de esos procesos. En los objetivos se deben incluir la reducción de horas invertidas, de costes y de personal, una mayor coherencia o una mejor estabilidad operativa.
- Medir los resultados aunque los beneficios tardan en manifestarse. La perspectiva a largo plazo dará tiempo a que la solución de automatización dé sus frutos.
- Formación y certificación a los empleados para que aprovechen al máximo la solución de automatización de procesos.
10 Software de automatización de procesos de negocio
- Cflow
- Bizagi
- Appian
- Asana
- Comindware
- Camunda
- IBM
- SAP
- Process Maker
- ServiceNow
