Modernizar la tecnología de una cadena de ópticas y adaptarla a sus necesidades y problemas específicos. Éste es el propósito del Grupo Cottet, que ha encargado a Seidor su consecución. El grupo de ópticas, con más de 50 establecimientos en Cataluña, Madrid, Baleares y la Comunidad Valenciana, necesitaba un valor añadido para impulsar su crecimiento y, además, consolidarlo. Es decir requería un valor diferencial, que es lo que va a aportarle el Terminal de Punto de Venta de Seidor, partner de SAP especializado en implantar soluciones tecnológicas.
Un total de 38 ópticas y 12 tiendas dedicadas a la venta de gafas de sol y deportivas, relojes y complementos ópticos del grupo Cottet requerían una actualización de su tecnología de partida, una plataforma IBM AS/400, que servía de base a una aplicación comercial desarrollada totalmente a medida de Cottet y un ERP que gestionaba las áreas de producto y finanzas. Pese a disponer de esta plataforma, la cadena de ópticas necesitaba un cambio de modelo para que el departamento informático pudiera “asumir roles más activos, en lugar de ir a remolque de las situaciones, como ha venido sucediendo en los últimos años”. Por eso, el cliente ha apostado por “un ERP con resultados tan contrastados como SAP”, señala el director general del grupo Cottet, Javier Cottet. De hecho, el cambio a SAP implica también una nueva plataforma, al optar por instalar servidores centrales bajo plataforma Wintel.
Asimismo, en las sucursales se instalarán los nuevos Terminales de Puntos de Venta de Seidor, que funcionarán en entorno Windows. El cambio de arquitectura permitirá poder trabajar off line en caso de caída de la línea de comunicaciones, algo que no era posible con las pantallas remotas del AS/400. En este sentido, Cottet destaca que uno de los puntos fuertes de Seidor fue su TPV Seidor Open Retail, una aplicación que “ofrece pantallas muy fáciles y entornos amigables, con apariencia Windows y un amplio soporte que da respuesta a la problemática específica de las ópticas: la gestión de las lentes, la determinación de posibilidades de fabricación y precios, o el enlace con los pedidos web”. Además, en este proceso de modernización de la tecnología de la cadena de ópticas se reforzado la progresiva eliminación del papel, ya que el proyecto prevé instalar PC en los gabinetes de refracción y audiología y eliminar todos los actuales procesos apoyados en fichas de papel e impresos.
Integridad y fiabilidad
En definitiva, el principal objetivo de este proyecto, que cuenta con un millón de euros de presupuesto en los próximos cuatro años, es la puesta al día de las aplicaciones comerciales, que manejan información de clientes y enlaces con proveedores. Con la implantación del ERP de SAP, la cadena de ópticas quiere conseguir “integridad y fiabilidad en la información de gestión y la garantía de que el crecimiento previsto en los próximos años se apoya en una base sólida”, señala Javier Cottet.
La apuesta del grupo óptico por Seidor se ha basado principalmente en “su solvencia como implantador de SAP, y en la potencia y versatilidad de su programa de TPV Open Retail”. El partner, especializado en la distribución e implantación de soluciones para la gestión empresarial en entorno SAP y con un capital cien por cien español, factura cada año 110 millones y emplea a más de 1.300 trabajadores. De hecho, Javier Cottet afirma que “la solidez del producto y las garantías que ofrece el implantador” fueron fundamentales para definir su posición.
En este sentido, el director general del grupo de ópticas explica que a nivel de negocio “es indudable” que la información de gestión que obtendrá con SAP permitirá a la firma mejorar de forma significativa los procesos de análisis y toma de decisiones, “que actualmente, en muchos casos, requieren una buena dosis de intuición”. Javier Cottet confía en que las personalizaciones realizadas gracias a los TPV para sus ópticas “acaben siendo uno de los valores diferenciales de nuestro proceso de venta, tanto a nivel de gafas graduadas (con la posibilidad de comparar diferentes tipos de lente, incluyendo la posibilidad de ver cómo quedan unas gafas, e incluso conocer el espesor final de las lentes), como en audiología (nueva ficha audiométrica con mucha más información y en modo gráfico). Por ello, el proceso de implantación se iniciará con la puesta en marcha del ERP SAP en las áreas de finanzas y productos y el software de retail en cuatro tiendas piloto a mediados de febrero 2009. Finalmente, tras un periodo de pruebas y adaptación, la solución se implantará en el resto de tiendas.
Plan estratégico de Cottet
En 2007 el Grupo Cottet remodeló su logística con el cambio de sus almacenes y talleres, tras lo que percibió que era necesario emprender una plan estratégico de modernización y solicitó a una consultora un análisis de su estructura organizativa, equipos y programas. Entre las recomendaciones más importantes del informe presentado por la consultora, figuraba la sustitución de sus actuales programas, basados principalmente en la plataforma IBM AS/400, por la implantación de un ERP. Con esta integración, la compañía puede optimizar procesos y gestionar toda la información con un enfoque unitario, logrando así ventajas competitivas. En febrero de este año, el grupo decidió crear un grupo de trabajo de 21 personas que representaban a todas las áreas de la empresa y que fueron los encargados de elaborar una lista de requerimientos para el ERP. Este documento lo entregó a seis empresas, que incluían tanto a fabricantes y distribuidores de ERP como a fabricantes de programas informáticos específicos para ópticas. Finalmente Cottet optó por SAP y por la aplicación específica de su partner Seidor, que figura entre el top 100 de empresas TIC españolas.
