Valmor Sport lleva dos años organizando el Gran Premio de Fórmula 1 de Valencia. La empresa se encarga de organizar toda la logística relacionada con la competición: gradas, vallado, seguridad, ubicación de los equipos, acogida de más de 800 periodistas acreditados, es decir todo, a excepción de la parte estrictamente deportiva y de seguridad en carrera, que corre a cargo de los organismos automovilísticos oficiales. Uno de los aspectos fundamentales en la organización de este tipo de eventos, del que fue responsable Valmor Sport, tiene que ver con a los sistemas de impresión. El evento debe disponer de equipos que ofrezcan servicios de impresión a los asistentes en cuatro áreas principales: la sala de prensa, el centro de seguridad, la dirección de carrera y la oficina central, cada una de ellas con unas necesidades diferentes. Para esta tarea Valmor Sport decidió elegir a Kyocera por varias razones: “En primer lugar, ellos tienen una amplia experiencia en la organización de la gestión documental en eventos. Pero además, realizan la instalación de equipos al aire libre y ofrecen el servicio de asistencia técnica in situ”, explica Carlos Moreno Figueroa, director general de operaciones de Valmor Sport. Junto a todo ello, otra de las razones que contribuyeron a orientar la balanza fue, según Moreno, la agilidad a la hora de poner en marcha todo el operativo de impresión, una necesidad básica para este tipo de eventos donde la tolerancia a fallos se reduce a su mínima expresión. “Aquí las cosas tienen que funcionar. Una revista puede tener un error y puede rectificar, pero nosotros no tenemos capacidad de reacción. Los trofeos tienen que estar, y no se pueden entregar después. Y lo mismo ocurre con la impresión. Todo tiene que estar en el momento en el que es necesario”, sostiene el responsable de Valmor Sport.
Y, en efecto, todo surgió según lo previsto. Apenas hubo incidencias y los pequeños contratiempos fueron resueltos de forma rápida y efectiva. La robustez y fiabilidad de los equipos contribuyeron a que no hubiera paradas de impresión y a que todo fuera como la seda. Para conseguirlo Kyocera se empleó a fondo desde el principio. Según Moreno la compañía “se preocupó por realizar estudios de campo para determinar con exactitud cuánto se iba a imprimir y cómo, lo que ayudó a gestionar mejor los recursos e incluso ahorrar costes”. Este resultado anima a Valmor Sport a confiar en Kyocera para próximas ediciones del evento. La compañía, que ha trabajado con Kyocera durante dos años consecutivos en la organización del GP de Fórmula 1, asegura que no pretenden cambiar de proveedor de soluciones de impresión durante los cinco años siguientes que dura su contrato con la F1. 65 equipos y medio millón de impresiones Después de estudiar pormenorizadamente las necesidades de impresión del evento, Kyocera Business Services instaló 65 equipos a lo largo y ancho del circuito y sus instalaciones, algunos de ellos al aire libre y trabajando a un ritmo importante. “Había desde pequeñas impresoras hasta equipos multifunción para altos niveles de trabajo con equipamiento específico”, explica Angélica Rodríguez, responsable de servicios especiales de impresión de Kyocera. Más de medio millón de copias e impresiones se realizaron sin incidencias durante los días que duró el GP de Fórmula 1 de Valencia.
Para este proyecto Kyocera contó, además, con la asistencia de Copymed, uno de los distribuidores de referencia de la compañía en Valencia. Rodríguez subraya que “Copymed ha resultado ser un partner con mucha capacidad y poder de reacción. Su equipo técnico ha respondido perfectamente a cualquier petición, incluso fuera de lo establecido por contrato, con la única finalidad de dar el mejor servicio y que nada fallara durante la celebración del campeonato”.
Su asistencia, además de la propia experiencia de Kyocera, fue probablemente muy positiva para desplegar todos los equipos en el tiempo récord de una semana. “Han sido vitales los estudios de campo que realizamos previamente y la experiencia del año anterior, lo que nos ayudó a tener todo preparado sobre el papel, antes de que nos dieran permiso para instalar los equipos”. También esta experiencia previa ha contribuido a que las previsiones sobre número de asistentes, periodistas y necesidades de impresión se ajustaran más a la realidad, y con ello, lograr ajustar también los presupuestos. Tal y como comenta Angélica Rodríguez, “este año aquellas valoraciones que no fueron acertadas en algún sentido, se han analizado para que fueran corregidas en esta edición y afinar un 100% en las previsiones, tanto del número de equipos necesarios por área, como de la cantidad de impresiones que se realizarían”.
