Estamos acostumbrados a verlos por todas partes al acceder a cualquier tienda, pero muy pocos saben realmente qué son o cuál es su origen. Hablamos de los códigos de barras, que son mucho más que un grupo de líneas verticales de distinto grosor, como veremos a continuación.
Índice de temas
¿Qué son los códigos de barras y cómo funcionan?
Los códigos de barras son imágenes o símbolos que se utilizan para identificar a los productos que se venden en una tienda. Su misión es proporcionar información sobre los productos a un sistema informático, que se utiliza para hacer un seguimiento del inventario de lo que hay a la venta y sus precios, entre otros datos. Pero también se emplean para rastrear los envíos, gestionar las devoluciones o verificar que un producto determinado es auténtico, y no una falsificación.
Un código de barras incluye información de manera visual, preparada de manera que una máquina específica, dispuesta para su lectura, pueda interpretarlos. Básicamente, están formados por diversas líneas y espacios, con varios números asociados, que varían en anchura y separación en función de la información que contienen. Su evolución permite representar la información sobre los productos también con rectángulos, puntos de distintos grosores, hexágonos y otros patrones. A los códigos que llevan este tipo de elementos en la imagen se les conoce como código de barras 2D.
Para leerlos se utilizan escáneres ópticos especiales, pero también pueden leerse con un smartphone con una aplicación software específica para su lectura.
Su funcionamiento es muy sencillo: se lee el código con un escáner, que una vez recogido interpreta la información y los datos que lleva el código. Acto seguido se pasa esta información a un ordenador, que es el que se encarga de procesarlos y de buscar la información correspondiente en una base de datos. Una vez localizada, la captura, y se la muestra al usuario, que recibe todo tipo de detalles sobre el artículo al que corresponde el código de barras asociado.
Cómo nace el código de barras: un poco de historia
La idea original de los códigos de barras la tuvieron Joseph Woodland y Bernard Silver, basándose en los símbolos del código morse. Ambos solicitaron la patente de su invención en 1949, y la recibieron en 1952. Woodland solicitó entonces la ayuda de la compañía para la que trabajaba, IBM. Pero en la empresa, entonces, encontraron varias dificultades para el desarrollo de la tecnología.
En 1962 decidieron vender la patente a la empresa de electrónica Philco, que a su vez se la vendió a RCA. Por entonces, la industria del ferrocarril empezó a experimentar con códigos de barras para controlar el movimiento de los convoyes. La empresa de electrónica Sylvania creó unos códigos de colores que colocó en un lateral de cada vagón, y que un dispositivo colocado al lado de las vías escaneaba a su paso. Se trató de un primer paso, que, dado que tenía ciertos fallos, se abandonó en los años 70. General Motors también los utilizó por entonces, pero no comenzaron a despegar hasta mediados de los años 70, cuando empezaron a probarlos las tiendas de alimentación.
Entonces, la Asociación Nacional de Cadenas de Alimentación de Estados Unidos (NAFC) estandarizó los códigos de barras mediante el desarrollo de un código de 11 dígitos. En 1977 todavía los usaban solo unos cuantos supermercados, pero en muy poco tiempo se extendieron de tal manera que miles de tiendas de todo tipo empezaron a usarlos cada año. Pronto se convirtieron en un estándar en la venta al por menor, y desde entonces hasta ahora siguen siendo el elemento que mejor recoge toda la información de un producto.
Nomenclatura y elementos que forman el código de barras
Cada elemento de los que componen un código de barras tiene su propio nombre y también su función. Son los siguientes:
- Módulo: cada una de las unidades básicas de las que está compuesto un código. Las barras verticales que lo forman, y los espacios que hay entre ellas, están formados por varios módulos.
- Espacio: son los elementos claros de un código de barras, entre las líneas. Equivalen a un cero.
- Código de empresa: el que se asigna a la empresa fabricante, distribuidora o vendedora del producto identificado por el código de barras. Está formado por entre cinco y ocho números.
- Dígito de control: el último número de un código de barras. Se utiliza para controlar que no hay errores en él. Es decir, es una especie de verificador de su seguridad.
Importancia de los códigos de barras en la gestión de inventario
Los códigos de barras son un ingrediente de mucha relevancia en la gestión de tareas. Como se pueden imprimir, se pueden incorporar a pegatinas y pegarlos después en todos los productos. Tanto en los que están a la venta como en los que están en los almacenes. Esto permite saber de qué productos hay existencias, y cuántas unidades hay de cada uno. De esta manera, el encargado o el propietario de una tienda puede tomar decisiones informadas sobre el stock de productos con el que cuenta, y elegir cuándo reponer.
El uso de códigos de barras en la gestión de inventario también permite conocer cuáles son los productos de mayor y menor venta, lo que da la oportunidad de contar con información de cara a la ampliación o reducción del número de productos a la venta. Es decir, permitirá conocer la información necesaria para retirar del stock los productos de menor venta, o qué tipo de productos son los que prefieren los clientes del establecimiento, un dato muy valioso a la hora de ampliar catálogo.
Tipos de códigos de barras más utilizados
Los tipos de códigos de barras de uso más frecuente son dos: lineal o 1D, y Data Matrix. o 2D. El primero es el que más asociamos con un código de barras por su aspecto: grupos de líneas verticales separadas entre sí con distintas medidas y diferentes grosores, y bloques de números en su parte inferior.
Este código de barras está compuesto por números, letras y símbolos, que sirven para relacionar el código en cuestión con una información determinada. Estos códigos tienen que estar asociados con una base de datos para funcionar de forma adecuada. Se utilizan sobre todo con bienes de consumo, tarjetas de fidelidad, etiquetas de envíos o libros.
En cuanto a los códigos de tipo data matrix, entre otras cosas se caracterizan por ser capaces de almacenar más cantidad de información que los lineales. Entre los datos que pueden contener están cantidades, imágenes y direcciones web. Otra de sus señas de identidad es que pueden renderizar esta información sin tener ninguna conexión con una base de datos. Entre los usos de estos códigos están los conocidos como QR, que pueden enviar a sus usuarios a una web, o incluso servir de tarjetas de embarque y billetes de viaje digitales.
Beneficios de utilizar códigos de barras en tu negocio
Entre las principales ventajas del uso de códigos de barras en tu negocio está, como hemos visto, la mejora del control de su inventario. Tanto en facilidades como en la reducción de horas necesarias para realizarlo. También suponen un elemento muy cómodo para identificar cada producto que se venda. Por ejemplo, a la hora de pagarlo, para saber de qué se trata exactamente lo que se ha vendido.
Estos códigos facilitan además el control del stock, así como su seguimiento. Y, además, permiten hacerlo prácticamente en tiempo real. Son perfectos para hacer un seguimiento de las ventas y detectar aumentos o descensos de estas.
En cuanto a las facilidades que aportan destaca la agilización del etiquetado, almacenamiento y distribución de productos; así como la del cobro en tienda. Y por si esto fuera poco, también sirve para detectar productos que faltan porque se han perdido o porque los hayan sustraído.
Aplicaciones del código de barras
Entre las aplicaciones más comunes en las que se suelen utilizar los códigos de barras están las siguientes:
- Fabricación: se utilizan para detectar errores en los inventarios de productos en el punto de fabricación. También para gestionar los inventarios de los componentes de los productos a fabricar, y evitar así trabas en la eficiencia de su producción.
- Gestión de stock: control de entradas y salidas de productos del stock, además de mejorar la gestión de los pedidos a realizar y optimizar la distribución del espacio de almacenamiento para cada uno de los productos.
- Control de almacenes: control de entrada y salida de productos en tiempo real. Además, también sirve para optimizar la distribución del espacio disponible. Un tercer uso en este área sería la localización al momento de un producto o tipo de producto concreto en el almacén.
- Venta al por menor: sin duda uno de los sectores más beneficiados por la popularización de los códigos de barras, los comercios minoristas lo utilizan para facilitar la gestión de su stock, controlar pedidos, detectar si les han robado productos y, sobre todo, para que el cobro de artículos sea mucho más sencillo y ágil.
- Transporte de mercancía: se emplean para hacer seguimiento de los paquetes enviados, y conocer así el punto en el que están.
Cómo escanear y leer códigos de barras correctamente
Para escanear y leer códigos de barras de manera adecuada es imprescindible contar con un lector preparado específicamente para ello. Para leerlos es imprescindible acercar el lector al código, de manera que el láser integrado, o su cámara, apunten al código en toda su extensión.
Cuando el lector haya identificado la información contenida en el código, aparecerá la relacionada con el producto asociado al código de barras en la pantalla del ordenador o dispositivo asociado a él. Es un procedimiento sencillo.
Integración de los códigos de barras con sistemas de punto de venta
La integración de los códigos de barras con los TPV de los comercios minoristas es imprescindible para que estos puedan funcionar de manera ágil. De esta manera podrán cobrar por los productos con rapidez, y llevar un control de su stock. También conseguirán otros datos de valor para el negocio, como los productos que se venden más o menos, lo que llevará a una mejor gestión de los productos que deben pedirse más o menos.
El futuro de los códigos de barras parte del modelo convencional y de sus evoluciones, como el código QR, de uso ya bastante común
Esto redundará en un funcionamiento más ágil de la tienda, y llevará a un ahorro de costes. Además, bien realizado, permitirá obtener datos que permitan conocer mejor a los clientes, y, por tanto, saber qué poder ofrecer a cada uno para incrementar las ventas.
Mejores prácticas para imprimir y etiquetar códigos de barras
Para imprimir correctamente los códigos de barras es importante utilizar una impresora específica para ello. También es importante comprobar que la tinta que utiliza tiene el nivel adecuado para que al imprimirse no queden desdibujadas. Y, por supuesto, que su formato y dimensiones son los adecuados para las etiquetas en las que se van a imprimir.
Esto es especialmente importante para el caso de los códigos de barras de menor tamaño, ya que el más mínimo error en su impresión puede anular todo el código y hacer que el producto al que se asocie no muestre su información cuando se intente leer. Además, hay que asegurarse de que el cabezal de la impresora está limpio.
Errores comunes al utilizar códigos de barras y cómo evitarlos
Entre los fallos más habituales al utilizar un código de barras está el no utilizar bien el dispositivo lector al comprobar la información que contiene. Esto puede llevar a errores en la lectura que compliquen los procesos de gestión de stock y cobro, entre otros. Para evitarlo, es necesario aplicar correctamente la unidad lectora sobre el código, y hacer que lo lea en su totalidad.
Otro de los errores más comunes con los códigos de barras, previo a su lectura, es cometer fallos en los datos que se incluyen en él. Se evita comprobando cuidadosamente la información contenida en los códigos antes de colocarlos en sus productos asociados.
Otro fallo, que hemos comentado, es no realizar un mantenimiento periódico del dispositivo de impresión de etiquetas, y que este tenga el cabezal sucio o un nivel insuficiente de tinta. Entonces los códigos se imprimen con errores. Para evitarlo, hay que hacer un mantenimiento periódico de los aparatos.
Futuro de los códigos de barras: tecnologías emergentes
El futuro de los códigos de barras parte del modelo convencional y de sus evoluciones, como el código QR, de uso ya bastante común. Pero hay otras tendencias emergentes relacionadas con ellos, que apuntan a una llegada masiva al mercado dentro de un tiempo no demasiado lejano. Entre ellos, una de las mejores situadas de cara a conseguir un nivel de adopción elevado es el conocido como código de barras imperceptible.
Este código imperceptible, invisible para el ojo humano, puede almacenar gran cantidad de información y ofrecer contenido digital y dinámico. Se le conoce como marca de agua digital, y se crea a partir de una modificación ligera de los píxeles del diseño de una etiqueta. En el caso del plástico, se realizan a través de leves variaciones en la superficie del envase, integradas en el molde con el que se fabrica.
Otra de las tecnologías que parecen mejor colocadas para convertirse en el futuro de los códigos de barras es la RFID, que da lugar a etiquetas con un identificador único y sin necesidad de contar con visión directa sobre ellas. Además, se pueden leer a bastante distancia, lo que hace que no sea necesario colocar un lector sobre ellas de manera prácticamente directa para acceder a su información.
