La gestión en España de muchas compañías, sobre todo de las más pequeñas, sigue siendo muy rudimentaria. En muchas ocasiones las pymes recurren a procesos manuales para llevar a cabo la contabilidad y el control diario de sus operaciones, o a hojas de Excel inconexas o donde los datos se repiten, dando lugar a errores y malentendidos. Sin embargo, el escenario competitivo actual exige que las compañías, sin importar su tamaño, den un paso adelante y centralicen su información en sistemas ERP (siglas de enterprise resource planning). Sólo de esta manera podrán luego sacar partido a ese activo tan valioso que es la información del negocio. En este post te contamos qué es un ERP y para qué sirve, y cómo funciona y se organiza. Y también cómo elegir ERP. Y, como no podía ser de otro modo, cómo está ayudando la inteligencia artificial a mejorar esta herramienta de gestión.
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¿Qué es un ERP y para qué sirve?
Tras las siglas ERP está una suite que permite operar los diversos departamentos y actividades de una compañía, desde las compras a las ventas, pasando por la logística, la facturación, los recursos humanos o las finanzas. Un ERP es un sistema unificado de gestión que a la vez se despliega por módulos, que serán específicos para cada área de la empresa.
¿Cómo funciona un ERP?
En un ERP los datos están centralizados y actualizados para que cada departamento pueda acceder a la misma información. De esta manera se evita el viejo problema de que los datos de un empleado o un cliente son diferentes en función del repositorio de la compañía que se tenga en cuenta.
Al mismo tiempo, el diseño del ERP es modular. Es decir, cada departamento (ventas, producción, almacén, finanzas…) tiene su “propia versión del ERP”, por decirlo de alguna manera. Una versión que está adaptada a sus necesidades y procesos específicos. Además, cada empresa podrá contratar los módulos que más necesita, y no tendrá que llevarse todo el paquete.
Además, las empresas tienen la potestad de crear distintos roles y niveles de acceso para cada tipo de usuario. Porque no todos los miembros de una compañía requieren la misma información para realizar su día a día.
Y, por último, cada vez más ERP tienen versión parcial o total en el cloud. Y cada vez más las empresas contratan este tipo de versiones, donde se paga por las capacidades requeridas en cada momento.
Módulos más comunes en un ERP
Los módulos más básicos y habituales son aquellos que abordan la gestión de tareas comunes a empresas de cualquier sector. Hablamos del módulo de ciclo de ventas y facturación, compras, almacén/inventario, tributación y tesorería, producción, gestión de activos, recursos humanos, business intelligence o CRM, entre otros. Adicionalmente hay módulos opcionales que son mucho más específicos de empresas de un área de actividad concreta, como los de trazabilidad, gestión de proyectos, servicio técnico o gestión documental. En este último caso, muchas empresas optan por los desarrollos a medida.
Tipos y ejemplos de ERP
Se pueden clasificar los ERP en función de muchos parámetros. Dependiendo de su especificidad, un ERP puede ser horizontal (cubre los procesos más habituales en una compañía, aunque es relativamente personalizable) o vertical (está concebido para satisfacer las necesidades de gestión de un perfil muy determinado de organización, como un hospital o una planta química).
En función de su diseño y del desarrollo de software que conlleve, también se pueden hacer distinciones. El ERP estándar tiene una estructura modular que responde a las necesidades de la mayor parte de empresas yestá provisto de unas funcionalidades muy definidas y rígidas. Además, suele ser la primera opción en las compañías de menor tamaño, puesto que se implanta con facilidad y rapidez, y tiene un coste menor. Al contrario del ERP a medida, que es único en cada organización y que está pensado para grandes empresas que tienen que gestionar procesos muy complejos.
Por último, los ERP se pueden clasificar en función del lugar donde se aloje el software. El ERP local se instala en los servidores de la propia empresa, mientras que el ERP en la nube es ofrecido por un proveedor externo en modo SaaS (software-as-a-service) y el cliente paga por los módulos contratados y el número de usuarios que hace uso de los mismos en cada momento.
Si nos fijamos en los fabricantes de ERP, tendremos muchas variedades de este software de marcas como SAP, Sage, Cegid, Microsoft, Wolters Kluwer u Oracle, por poner solo unos cuantos ejemplos.
Ventajas de un ERP para la empresa
Grosso modo, un ERP ayuda a automatizar tareas y a ahorrar tiempos a los empleados encargados de la gestión. Además, permite tener la información perfectamente localizada y promueve el dato único, para que una misma información aparezca de forma uniforme y no esté disponible en dos versiones que den lugar a malentendidos. Entrando un poco en detalle, estas serían las ventajas para las compañías que opten por implantar un ERP:
Dato único
La información en un ERP no se repite en múltiples hojas de cálculo, dando lugar a malentendidos. El dato que entra en el ERP y es luego gestionado por los usuarios es único. De esta manera se minimizan los errores humanos, las duplicidades o la acumulación de información irrelevante.
Información siempre disponible y colaboración
La información estará disponible en cada momento para todas las áreas de la compañía si así se quiere. Por ejemplo, si un vendedor hace una venta y emite una factura, ese documento estará disponible para el director comercial que lo supervisa. Pero también para los responsables de contabilidad y finanzas, o incluso para la dirección de la firma, que querrá saber cómo evoluciona el negocio en un momento dado. Lo mismo pasará si el vendedor coge unos días de vacaciones. En este caso, el dato no solo será del interés del responsable de personal, sino que también permitirá al resto de departamentos organizar equipos y valorar la productividad.
Automatización de tareas
Los automatismos de un ERP permiten liberar a los empleados de tareas repetitivas y manuales. Con ello, las empresas ganan en productividad y eficiencia.
Toma de decisiones
En combinación con herramientas de business intelligence (BI), un buen ERP permite generar informes que dirán a la dirección de la compañía cómo marcha el día a día del negocio: qué producto se vende más o se está dejando de comercializar, o en qué zonas la actividad es más fuerte y en cuáles se debilita.
Reducción de tiempos y costes
Hoy un ERP permite consolidar y revisar la facturación de un periodo en cuestión de unos días. De otra manera, con múltiples hojas de Excel y aplicaciones de gestión diferentes y poco interoperables, esta tarea puede llevar semanas. Se puede decir que ERP redunda muy positivamente en la productividad de las compañías.
Propicia el crecimiento y la internacionalización
Muchas empresas dan el salto al ERP cuando se plantean crecer. O cuando se fusionan con otras para llegar a nuevos mercados. Un ERP en la parte de gestión es la mejor manera de lidiar con una cantidad de datos crecientes que, además, provienen de muchas fuentes. En el caso de una empresa con múltiples filiales en el mundo, que además tienen que lidiar con varias monedas y legislaciones laborales diferentes, el ERP también es indispensable.
Accesibilidad
Hoy cualquier ERP es fácilmente escalable por estar en la nube y accesible desde cualquier lugar. Es decir, el cliente puede añadir más módulos y más licencias de usuario si las necesita. Además, los empleados pueden acceder al mismo desde cualquier sitio, simplemente recurriendo a un navegador web.
¿Cómo elegir el mejor ERP?
Es la gran pregunta que se hacen muchas empresas que quieren dar el salto al ERP o mejorar la solución que tienen desplegada actualmente. Además, la respuesta se complica porque hay cientos de proveedores, de todos los tamaños, y con soluciones de carácter general, pero también muy específicas.
Aquí van algunos consejos para las empresas que se planteen cambiar de ERP o implantar uno por primera vez. En primer lugar, deben contar con todos sus departamentos (o empleados) para conocer bien sus necesidades. También se debe analizar correctamente la oferta que hay en el mercado, para saber si es mejor optar por un ERP genérico (horizontal) o por uno más específico y pensado para un sector de actividad concreto (vertical). Además, es importante tener en cuenta los plazos de implantación de cada fabricante. No conviene olvidar que poner en marcha un nuevo ERP afecta a la operativa diaria de los empleados y el trastorno puede durar meses, lo que acabará afectando al negocio, a la búsqueda de nuevos clientes y a la atención de los existentes.
Por último, hay que asegurarse de que el nuevo ERP es fácilmente integrable con las otras herramientas informáticas que usan los empleados, desde el correo electrónico al CRM o el business intelligence. Y también con los sistemas que usan habitualmente los proveedores, los bancos colaboradores o las plataformas de mensajería habituales.
Estas son las 7 claves a tener en cuenta a la hora de elegir ERP:
-Tamaño de la empresa.
-Módulos y funciones que se necesitan.
-Escalabilidad y flexibilidad que ofrece la solución.
-Facilidad de uso.
-Experiencia del proveedor.
-Política de mantenimiento y atención al cliente del proveedor.
-Precio
La oferta de ERP en el mercado es mareante. Hay desde multinacionales con plataformas potentes, como SAP, Sage, Oracle, Cegid o Microsoft, a compañías locales con desarrollos verticales muy específicos o con un ERP de propósito general que tiene implantación en una zona geográfica muy determinada. Una buena opción para dar con la solución adecuada puede ser acudir a comparadores como SoftDoit, que ofrece una selección de ERP en función de las necesidades del cliente.
Las fases de implantación de un ERP
Cada implantación de ERP es un mundo. Depende de muchas variables, como el tamaño de la empresa, la cantidad de empleados y procesos involucrados o la dificultad o facilitad para integrar la nueva herramienta con los sistemas existentes en la compañía o con aquellos desplegados en los proveedores y socios comerciales. De forma general, estas son las fases por las que debe avanzar un proyecto de implantación de un ERP:
1. Planificar
En esta fase prima entender bien el negocio de la compañía y determinar las funcionalidades que necesita para mejorar su operativa, así como los recursos que se van a destinar a la implementación y el equipo que va a hacerlo.
2. Diseñar y parametrizar
Hay que seleccionar el paquete de software que mejor se adapte. Y luego configurarlo y conseguir una buena parametrización, para que se ajuste como un guante a las necesidades de la empresa y a sus procesos. También habrá que probarlo para comprobar que se entiende con el resto de sistemas informáticos de la compañía.
3. Migrar los datos
En este momento el objetivo es incorporar al nuevo ERP toda la información relevante que generó la compañía con anterioridad (de finanzas, nóminas, compras, ventas…). Y comprobar que todo funciona de forma correcta. Y también que no hay problemas de incompatibilidad de formatos o pérdidas de información.
4. Formar a los empleados
Es fundamental que los empleados de la empresa se familiaricen con el nuevo ERP antes de que entre en funcionamiento. Y que lo usen. Hay que superar la aversión al cambio en la plantilla. El factor humano es uno de los puntos que más determinan el éxito o el fracaso de un proyecto de implantación de ERP.
5. Poner en marcha el proyecto y hacer un seguimiento
El arranque definitivo del proyecto es la prueba de fuego. Y mostrará si todas las etapas anteriores se han realizado correctamente o no. De todas formas, conviene advertir de que no es el último paso. Después del arranque del sistema (o de su “puesta en producción”), hay que hacer un seguimiento, para ver cómo se van adaptando los empleados, qué dudas tienen y qué posibles errores pueden ir surgiendo. Además, el fabricante deberá seguir suministrando actualizaciones del software, para cumplir con los cambios legislativos en materia contable o laboral, por ejemplo.
ERP y CRM: ¿En qué se diferencian?
Muchas veces estos dos términos se confunden. Y es que no son lo mismo, pero tienen mucho que ver y suelen estar asociados. El ERP sirve para gestionar mejor los distintos procesos y departamentos de las compañías, desde las compras y las finanzas, hasta el almacén o la producción, pasando por las nóminas. Mientras tanto, el CRM (siglas de customer relationship management) es una aplicación dedicada en exclusiva a los equipos comerciales, de marketing y de atención a clientes, y facilita la gestión de esos mismos clientes, con el objetivo último de generar más ventas y tenerlos satisfechos.
Ambos sistemas deben estar conectados. De hecho, el CRM muchas veces es un módulo más del ERP, aunque hay fabricantes que lo venden por separado. En cualquier caso, el CRM es sobre todo una herramienta destinada al equipo comercial que permite conocer las necesidades y gustos de los clientes, así como adelantarse a las mismas. Un buen CRM también permite que los programas de fidelización tengan mejores resultados.
ERP: ¿en la nube u onpremise?
Una empresa que esté planteándose la implantación de un ERP, o la actualización de uno antiguo va a hacerse obligatoriamente este pregunta. Ambas opciones tienen sus pros y sus contras, pero es verdad que el mercado irremediablemente marcha a toda velocidad a la nube. Y los fabricantes están incentivando sobre todo la implantación de las versiones cloud de sus herramientas de gestión, en detrimento de las que se instalan en local, en los servidores internos de las compañías, es decir, las de toda la vida.
Puntos a favor del ERP en la nube
- Implementación fácil y asequible.
- Permite un acceso seguro basado en un navegador, desde cualquier lugar, en cualquier momento.
- Actualización permanente del software, sin tener que depender de los recursos de TI internos para mantener la solución.
- Su precio está basado en una suscripción mensual o anual que incluye el uso del software y de los servidores y a menudo el soporte. Esto evita grandes desembolsos inciales.
- Es fácil la integración de aplicaciones, siempre y cuando sean cloud native.
- Aporta la flexibilidad de poder aumentar o disminuir licencias, infraestructura y servicio de soporte remoto, en función de las necesidades cambiantes.
- Su despliegue es más rápido que en una versión onpremise.
Puntos a favor del ERP onpremise
- Es más fácil cumplir con las políticas internas de seguridad de datos.
- Control y acceso directo a los datos, lo que facilita la conexión entre las distintas aplicaciones.
- Da mayor capacidad para personalizar y ampliar los procesos de negocio.
- Aprovecha el hardware interno y la infraestructura y los recursos de TI existentes.
- Está basado en un esquema de licencias perpetuas, lo que supone un mejor TCO (coste total de propiedad) a largo plazo.
- Exige menos dependencia de internet.
- Aporta un control total de la instalación y del ciclo de vida del producto.
Los ERP en la era de la inteligencia artificial
Como otras tantas herramientas tecnológicas, los ERP se pueden beneficiar de la inteligencia artificial, tanto tradicional (machine learning) como generativa. Un ERP desarrollado bajo el contexto de la inteligencia artificial es capaz de aprender cada día, al reconocer patrones que se presentan en la repetición de tareas. Una tarea rutinaria puede traducirse en un algoritmo que finalmente acabará automatizándola. El resultado es una optimización de las funciones propias de la administración de un negocio.
Asimismo, la inteligencia artificial puede mejorar los resultados de búsqueda de información de los usuarios en el propio ERP, de la misma forma que pasa en Google o YouTube, donde la interacción continuada hace que estas herramientas emitan resultados cada vez más acertados.
En el día a día, la IA va a ser capaz de predecir con un alto grado de precisión las ventas e ingresos esperados. Además, los chatbots serán de gran ayuda en los departamentos de servicio al cliente, aportando la mejor información para responder consultas inmediatas. Y, en el área financiera, también ayudará a automatizar tareas, mientras que en recursos humanos aportará criterios más objetivos para evaluar del desempeño de cada empleado.
Los desarrollos específicos de IA generativa, que ha tenido un bum desde la aparición de ChatGPT a finales de 2022, ayudarán a los usuarios de los ERP a ahorrar tiempo en tareas habituales como el análisis de los datos o la creación de documentos a partir de ellos, como gráficas de evolución del negocio o presentaciones. También los chatbots ayudarán a contestar por correo electrónico o por teléfono (en el caso de los call centers).
Juan Cabrera
Redactor Jefe de Channel Partner
Juan Cabrera tiene más de 20 años de especialización en el sector tecnológico y sobre todo en el canal de distribución. También ha colaborado con otros medios y promociona siempre que puede la buena literatura, la música y la vida saludable.
