El reglamento de la “ley antifraude”, aprobada en el año 2021 (Ley 11/2021, de 9 de julio), y que permitirá un control fiscal más exhaustivo de las empresas por parte de la administración española, ya está por fin aquí. Después de muchos meses de espera, el pasado 5 de diciembre vio la luz una normativa clave para el sector del software empresarial.
Y es que la “ley antifraude” prohíbe en las compañías la utilización de programas que permitan una doble contabilidad y que, por lo tanto, permitan manipular las cuentas con fines fraudulentos y pagos en negro. El objetivo final: acabar con el fraude fiscal y la economía sumergida.
Entre otras medidas, originariamente la ley establecía la obligación de contar con programas informáticos que generen facturas de cada transacción comercial y que las guarden en un registro, de tal forma que no puedan ser alteradas antes de remitirlas a la Agencia Tributaria. Y que, además, puedan ser trazables, es decir, que se pueda seguir su rastro.
De esta manera, un establecimiento hostelero, por ejemplo, tendrá que reflejar en su facturación a Hacienda todas las comandas, y no solo parte de ellas. Y, además, será obligatorio que cada pedido refleje todo el importe, y no solo una fracción.
El problema de la Ley 11/2021, de 9 de julio era que no dejaba claras las características técnicas de los programas de facturación que debían impedir el fraude, la laguna que viene a cubrir el reglamento aprobado por el Consejo de Ministros a principios de diciembre y que definitivamente responderá a todas las dudas cuando se publique la orden en el BOE. De esta manera, la Administración quiere frenar el fraude impidiendo el uso de programas que lo permitan, en vez de perseguir a cada empresa por ello.
En todo caso, y como explica Èlia Urgell, product manager en Wolters Kluwer, hay que decir que el reglamento “no ha variado demasiado respecto al borrador que se publicó en 2022”. Para Urgell, la gran novedad de esta normativa es su carácter universal, pues afectará a millones de empresas, especialmente pymes, micropymes y autónomos.
Por su parte, Ronald Lozano, engineering legal manager de Sage, dice que, aunque el reglamento está escrito para las empresas que desarrollan software de gestión, en realidad necesitará una adaptación cultural por parte de todas las empresas, y sobre todo en las pymes y autónomos, que no han afrontado hasta ahora la adaptación de sus procesos interno.
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Apuesta por el sistema VeriFactu
El reglamento establece que los registros de los programas de facturación deberán regirse por los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad. Esta significa que todas las transacciones comerciales deberán generar una factura y su correspondiente anotación en el programa informático. Para que puedan ser remitidas a la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu, impulsado por este organismo precisamente para luchar contra el fraude fiscal.
La norma exige que cada registro de facturación incluya un número de identificación fiscal, así como los nombres y apellidos de la persona que está obligada a hacer la factura. Además de la denominación social del negocio. Asimismo, la factura debe llevar número y serie, y fecha de expedición. Y también debe dejar claro qué tipo de factura es: si completa o simplificada. Y marcar IVA u otras obligaciones tributarias.
Las facturas deberán ser remitidas a la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu, impulsado por este organismo
Los registros deberán ser remitidos de forma inmediata y automatizada. Si no fuera así, existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia cuando sean requeridos. Precisamente, a Ronald Lozano, de Sage, le sorprende que este envío en tiempo real de los registros se mantenga como voluntario, y que no sea obligatorio.
El reglamento de la ‘ley antifraude’ marca los plazos de adaptación
En los clientes, los programas deberán estar totalmente adaptados al reglamento a partir del 1 de julio de 2025. Además, se establece que los desarrolladores de software para empresas tengan sus programas informáticos en línea con la norma en un plazo de nueve meses a partir de la publicación de la orden en el BOE, que previsiblemente será en enero de 2024 y donde se concretarán las especificaciones técnicas y funcionales.
La duda es si los proveedores de software, sobre todo los más pequeños, van a ser capaces de adaptar sus programas para evitar el fraude. Algunos previsiblemente buscarán alianzas con fabricantes para estar al día
El reglamento establece que los programas de gestión deberán omitir cualquier funcionalidad que permita ocultar o modificar datos contables. Además, tendrán la obligación de hacer trazabilidad de los mismos y facilitar un almacenamiento correcto para futuras inspecciones. También es obligatorio que incorporen un registro de eventos que dé cuenta de interacciones, operaciones o sucesos ocurrido durante su uso.
Para garantizar la trazabilidad, los registros de facturación deben llevar un código (hash encadenado). Esta tecnología permite que cada factura tenga una huella única, pero también que, si se modifica, esta modificación se refleje en facturas anteriores relacionadas. Además, deberá haber una firma electrónica de los registros.
El trabajo pendiente para los ISV
Èlia Urgell señala que en Wolters Kluwer tienen sus soluciones adaptadas a la información técnica disponible de la factura electrónica, aunque están a la espera de la publicación en el BOE del reglamento, que dará más detalles de aspectos como “estructura, contenido, formato y diseño de los registros de facturación de alta o anulación, especificaciones de política de firma y requisitos de huella o el contenido mínimo de la declaración responsable que deberán tener las soluciones de software para certificar que están adaptados a los nuevos requisitos”. Además, Urgel dice que habrá nuevas especificaciones técnicas en el portal de empresas desarrolladoras de la Agencia Tributaria.
Por su parte, Ronald Lozano, de Sage, asegura que las aplicaciones de este proveedor, como Sage 50, Sage 200, Sage Despachos Connected y Sage X3, cumplen “por diseño” con los requisitos del reglamento. Lozano recuerda que la adaptación a TicketBai en el País Vasco, otra iniciativa para luchar contra el fraude fiscal, ya supuso una buena puesta a prueba. Y que ahora sólo queda esperar a hacer “ajustes específicos y la comunicación con los servicios de la AEAT (Agencia Tributaria)”.
No todos los ISV se pondrán al día
Un asunto que queda en el aire ahora es si el conjunto de los proveedores de software va a adaptar sus herramientas a las especificaciones del reglamento de factura electrónica, y si lo va a hacer a tiempo. Las dudas se ciernen sobre los más modestos, que tendrán que hacer un esfuerzo mayor que los grandes. “Ya conocemos algunos casos [de fabricantes de software] que están comunicando que no desarrollarán los nuevos requisitos y están buscando alianzas con otros fabricantes”, asegura al respecto Èlia Urgell, de Wolters Kluwer.
Mientras tanto, Ronald Lozano, espera que las soluciones que ya se están quedando obsoletas no se actualicen, “lo que llevará a una racionalización del mercado”.
Multas de la ‘ley antifraude’
La mera tenencia de un programa informático que permita una segunda contabilidad o que no tenga la certificación adecuada tiene una sanción de 50.000 euros. No importa que se use o no. Además, esta multa se multiplicará por cada año de infracción. Por su parte, las compañías de desarrollo de software se enfrentan a multas de hasta 150.000 euros si no cumplen con esta normativa, por lo que están obligadas a modificar sus programas de contabilidad para cumplir con la ley. Además, la multa se multiplicará por los años en que han estado comercializando software que permite la doble contabilidad.
Juan Cabrera
Redactor Jefe de Channel Partner
Juan Cabrera tiene más de 20 años de especialización en el sector tecnológico y sobre todo en el canal de distribución. También ha colaborado con otros medios y promociona siempre que puede la buena literatura, la música y la vida saludable.
