La gestión del inventario es un elemento crítico de la cadena de suministro y se entiende como el seguimiento y trazabilidad de todos los productos y existencias de una empresa desde el momento de su fabricación hasta que llega a los almacenes y desde estas instalaciones al punto de venta. Gracias al control de todos los artículos que vende una organización se puede mejorar la eficiencia de los procesos, optimizar la rentabilidad y ofrecer un mejor servicio al cliente.
La gestión de inventario ha comenzado a ganarse un puesto de honor entre las soluciones indispensables para las empresas y partners del canal que necesitan tener el control exhaustivo sobre el ciclo de vida completo de sus productos.
La buena salud financiera de una empresa puede depender de contar con una correcta herramienta de gestión de inventario o stock. Por esta razón, esta categoría de software se ha convertido en una de las más demandadas por las empresas después del ERP, CRM y el software de recursos humanos.
Las hojas de cálculo y los métodos más rudimentarios de control de pedidos han sido sustituidos en gran medida por el software avanzado de seguimiento de inventario que permite mejorar el flujo de entradas y salidas de productos en el almacén, el acceso, el seguimiento y la completa trazabilidad de cualquier artículo.
Índice de temas
¿Cómo se hace una gestión de inventarios y para qué sirve?
La correcta gestión de inventarios se basa en garantizar la cantidad correcta de bienes y productos en el lugar correcto y en el momento necesario. De esta mantera se puede mejorar la eficiencia de los servicios ofrecidos y reducir los costes de operación.
Control de las existencias
El primer paso es identificar los productos que se van a controlar en el inventario sin afectar al proceso productivo. Mantener el inventario con la menor cantidad de artículos puede reducir los costos asociados al almacenaje.
Conformar un equipo de trabajo
Es básico contar con el personal capacitado y calificado para tener resultados confiables en tiempo y forma. Solo así se pueden tomar decisiones en el momento que generen los mejores resultados.
Prever la demanda
Es la base para predecir la necesidad de los inventarios y, por tanto, para conocer el espacio de almacenamiento que se requiere tener. Lo recomendable para las temporadas altas es almacenar 1,5 veces el uso promedio del producto. Así se mantiene funcional el flujo de activos y el inventario.
Establecer una política de inventarios
Proponer una estrategia definida en relación a los stocks y existencias es fundamental para manejar una cifra apropiada de existencia y satisfacer los requerimientos del cliente. En este sentido, resultará determinante la clasificación de cada tipo de artículo y su rotación, el nivel de producto terminado, los tiempos para efectuar los pedios y las auditorías y revisiones periódicas.
Aplicación de la tecnología
En la actualidad, el uso de herramientas tecnológicas es básico para mejorar la eficiencia de lo los procesos de gestión de inventarios. Las herramientas ahorran tiempo y mejoran la precisión de la información.
¿Cuáles son los tipos de gestión de inventario?
Sistemas de inventario perpetuo
Este tipo de sistemas de gestión de inventarios son comunes en el caso de manejar cantidades pequeñas o medianas de stock. Se caracterizan por contar con una base de datos fija que se va actualizando a medida que es necesario o que los procesos logísticos tienen lugar.
Sistemas de inventarios periódicos
Estos modelos no trabajan con la información en tiempo real. En su lugar, optan por actualizaciones periódicas que sustituyen la información antigua por la última versión actualizada.
Sistemas de inventario de códigos de barras
Su principal característica reside en la asignación de una combinación de números por cada producto que se vende. El objetivo es identificar cada unidad del inventario asociando datos y características relacionadas con el artículo como el tipo de fabricante, tamaño, dimensiones o peso del mismo.
Sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Sistema de seguimiento inalámbrico de los productos basados en tecnología de radiofrecuencia, un sistema que transmite la identidad de un producto en forma de un número de serie único. Junto con el sistema por código de barras, son los más eficientes cuando se tienen que manejar cantidades muy grandes de stock en logística porque permite garantizar el rápido registro de recepción y entrega.
Técnicas de gestión de inventario
Gestión de inventarios ABC
A través de esta técnica se pueden priorizar algunos productos en función de su impacto financiero, su nivel de venta respecto al resto o las campañas y promociones que desarrolle la empresa vendedora. Esta técnica ayuda a prever la demanda y optimiza el inventario mediante el análisis de productos que despiertan más interés entre los clientes.
JIT, justo a tiempo
Es un método de control de la producción ideado por Toyota que persigue mantener el inventario al mínimo o en cero y que implica llevar al almacén los productos solo cuando se necesiten. Esta metodología se ha convertido en una técnica que busca maximizar la eficiencia y reducir los costes al mínimo. Esta técnica tiene sus riesgos porque puede implicar la falta de stock ante determinados picos de demanda y afectar gravemente a la cadena de suministro.
Cantidad de pedido económica
Esta técnica, basada en la fórmula EOQ, sirve para identificar la cantidad óptima de productos del pedido, disminuir al mínimo los costes de compra, almacenamiento y entrega. El software especializado en realizar este tipo de cálculos supone una inversión muy eficiente sobre todo para las micro, pequeñas y medianas empresas.
Cantidad mínima de pedido
Esta sencilla técnica permite adecuar los pedidos a esa cantidad mínima que exigen los proveedores para mantener operativa es relación. El más beneficiado en este caso es el proveedor porque al promover las ventas al por mayor, ellos pueden asegurar una rotación de inventario más rápida y obtener ganancias.
Los minoristas, no obstante, se benefician de precios más bajos por unidad, pero se arriesgan al tan temido sobrestock si no son capaces de dar salida a todos los productos. Esta problemática afecta de lleno a toda la cadena de valor del canal de distribución del sector TIC. Por eso resulta tan importante establecer acuerdos y relaciones estables y saludables entre proveedores, mayoristas, distribuidores e integradores.
PEPS: primeras entradas, primeras salidas
Este enfoque es simple e implica que las existencias más antiguas se venden primero o que los primeros artículos en llegar al almacén son los primeros que se comercializan.
Visibilidad de inventario
Las operaciones de cumplimiento de pedidos multicanal generalmente tienen el inventario distribuido en muchos lugares a lo largo de la cadena de suministro. La visibilidad del inventario es saber qué inventario tiene y dónde está ubicado.
Las empresas necesitan una visión precisa del inventario para garantizar el cumplimiento de los pedidos de los clientes, reducir los tiempos de entrega de los envíos y para minimizar los desabastecimientos, las ventas excesivas y las reducciones de precios.
Ventajas de la gestión de inventario
Mantener al día el control de inventario permite tener un registro y conocer mejor la situación real de la empresa, lo que ayuda a tomar decisiones administrativas óptimas. Invertir tiempo y recursos redundará en beneficios variados y positivos que van desde la satisfacción del cliente hasta la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas.
Organización y administración del almacén
Con todos los datos logísticos al día se podrán adelantar decisiones, conocer en qué época se vende menos o más de determinados productos y asumir nuevas campañas de marketing para mejorar la venta.
Compras más eficientes
Si se compran mayores cantidades de producto esto permitirá disminuir el coste global destinado a compras de bienes y reducir la factura final dedicada a este fin
Menor obsolescencia
Al conocer la fecha de vencimiento se podrán realizar promociones de productos que estén cercanos a la fecha de caducidad o puedan estar en riesgo de deteriorarse con rapidez. También podrán asumirse traslados de productos a zonas con mayor demanda para dar salida a bienes que están en el final de su ciclo de vida.
Mejor localización y seguimiento
Un inventario bien organizado agiliza los procesos de recepción, almacenamiento y envío, algo que a su vez aumenta la eficiencia operativa. Si el stock está bien gestionado, se reducen los plazos y mejora la administración de los productos
Mejor planificación de la producción
Al conocer las existencias actuales o las posibles necesidades en materia de inventario es posible programar y ajustar la producción en función de la demanda existente. Todo ello evita el exceso o la escasez de productos, optimizando la utilización de los recursos y reduciendo los costes asociados a una mala planificación.
Minimizar riesgos
El mejor control del inventario a través de un software adecuado permite minimizar las pérdidas por robos, daños o productos ya caducados. En empresas donde la obsolescencia supone un riesgo inmediato, es crucial adoptar medidas para reducir los riesgos. Además, al mantener un control estricto del inventario reduce el
Esta categoría de software se ha convertido en una de las más demandadas por las empresas después del ERP, CRM y el software de recursos humanos.
Inconvenientes de la gestión de inventario
Si la gestión de inventario no se realiza correctamente o subsisten fallos importantes la empresa podría verse abocada incluso a su desaparición. A continuación se destacan algunas de estos errores más comunes:
- Desconocimiento de la demanda futura
Desconocer una aproximación de la demanda futura disminuye significativamente el flujo de la cadena de abastecimiento, generando una serie de consecuencias indeseadas como el sobrestock de ventas.
- Falta de Control
Hacer el control del inventario de forma manual o en hojas de cálculo en Excel incrementa considerablemente la probabilidad de cometer errores,
- Falta de seguridad
No contar con un respaldo de datos para situaciones imprevistas puede provocar una pérdida significativa de información incluso de datos históricos
- Mala gestión de almacenamiento
Desconocer la ubicación de los productos, desaprovechar el espacio, tener desactualizadas las entradas y salidas, la ausencia de trazabilidad o un mal manejo en la manipulación del producto, puede generar pérdidas importantes.
- Registro incorrecto de movimientos
Registrar los movimientos de inventarios de forma incorrecta conduce a que haya un fallo en las demás áreas involucradas en el proceso de abastecimiento.
- Ausencia de un sistema de gestión
Apostar por un software de gestión de inventario permitiría evitar la pérdida de datos, garantizar la automatización procesos, el seguimiento de inventario en tiempo real, cotizaciones y devoluciones, entre muchas otras.
Características de una gestión de calidad
Un sistema de gestión de calidad es el modo en el que una empresa u organización ordena sus procesos para intentar conseguir la satisfacción del cliente, lo que también se traduce en una mejoría del negocio. Para garantizar la calidad de dichos procesos se debe conseguir un certificado ISO de la norma 9001:2015. Esto conseguirá que tanto nuestros clientes, como proveedores o terceras partes relacionadas con la empresa, tengan una mejor imagen de nuestra empresa u organización.
Esta norma ISO identifica siete grandes pilares en la gestión de la calidad:
- Enfoque al Cliente.
- Liderazgo.
- Compromiso de las personas.
- Enfoque a procesos.
- Mejora.
- Toma de decisiones basada en las pruebas.
- Gestión de las relaciones.
Recursos y sistemas para la gestión de inventario
Un sistema de control de inventarios te permite controlar los bienes y el stock, registrar los movimientos y hacer un seguimiento de las compras, manteniendo organizada la cadena de suministro sin ningún contratiempo.
Un software de gestión de inventario es un programa informático que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materias primeras. Esto permite controlar la tienda online con el almacén, lo que también posibilita optimizar proceso, maximizar el control y la eficiencia, así como reducir errores.
Principales programas de gestión de inventario
- Alegra
- Anfix
- Holded
- Factusol
- Odoo Inventory
- RightControl Lite
- Square
- Zoho
Mónica Hidalgo
Directora Channel Partner
Mónica Hidalgo es directora de la revista Channel Partner desde hace 25 años y tiene una amplia trayectoria como periodista especializada en el sector de tecnologías de la información con especial foco en el canal de distribución y los partners dedicados a la comercialización de servicios y productos de informática y comunicaciones
