Prescindir del papel en las tareas operativas de los hoteles podría reducir una media de hasta un 19% el tiempo dedicado a la gestión de los establecimientos, según datos de “eDocAssistant: El hotel gestionado sin papel”, un estudio desarrollado por el Instituto Tecnológico Hotelero, Artiem Fresh People Hotels y Altia.
El software eDocAssistant mecaniza y almacena la información generada del hotel (reservas, facturas, albaranes, cartas de pago, movimientos bancarios), unifica sus formatos y reduce los costes asociados a gestionar este tipo de información, lo que permite reducir el tiempo que el equipo dedica a la gestión operativa del hotel.
Según el estudio, llevado a cabo entre enero de 2012 y mayo de 2013 en los tres hoteles de la cadena menorquina Artiem Fresh People Hotels, la gestión de un hotel sin papel permitiría optimizar las horas de trabajo del personal de reservas, recepción, administración y compras dedicándolas a tareas más rentables.
Las principales ventajas de la herramienta son la maximización de la producción y optimización de procesos, el ahorro de costes, especialmente en material de oficina y fungible, y la reducción del impacto medioambiental.
El software eDocAssistant, desarrollado íntegramente en España, es una solución en la nube, que puede leer, procesar y exportar la información de documentos entrantes en la organización en todo tipo de formatos y desde cualquier origen (correo electrónico, carpeta de documentos, extranet), y que permite compartir tanto la información como los documentos de gestión en toda la organización.
Los hoteles consiguieron ahorrar cerca de 6.000 horas al año el tiempo dedicado a tareas operativas, lo que equivale a una reducción de costes de 113.000 euros anuales con la herramienta de Artiem.
Además, entre los años 2010 y 2012, la satisfacción del cliente aumentó un 4,5% respecto a la puntuación máxima, y todos los usuarios del sistema reconocieron la mejora sustancial en la productividad y agilidad en sus trabajos, y en la comunicación entre departamentos.
