De acuerdo a un estudio conducido por Brother, las pymes podrían ahorrar hasta un 30% de su presupuesto de impresión si fueran capaces de identificar cuáles son los costes ocultos a los que se van a enfrentar a lo largo de la vida útil de sus dispositivos. Según dicho estudio, un 52% de las pymes desconoce cuáles son los gastos asociados al capítulo de impresión en su empresa, lo que supone todo un desafío a la hora de identificar los costes ocultos.
Brother -fabricante especializado en soluciones de impresión, identificación y digitalización- considera que la clave consiste en gestionar de forma eficiente el material impreso, evitando el exceso de páginas impresas y limitando los procesos de impresión a color o con configuraciones de alta calidad a los casos estrictamente necesarios. De hecho, según su Guía de Costes Ocultos de la Impresión, cada empleado se deja olvidados en la impresora unos 600 folios al año de media, lo que supone un desperdicio evitable.
Con el fin de conseguir una impresión más eficiente, Brother propone soluciones que consisten en implementar medidas que requieren que el usuario se encuentre próximo al equipo en el momento de imprimir, con el objetivo de evitar la acumulación de documentos impresos. Esas medidas incluyen, entre otras, obtener un permiso por usuario para la identificación en el propio equipo mediante una clave PIN o una tarjeta NFC. Además, permite establecer una configuración predeterminada de ahorro que limita automáticamente el volumen de impresiones a color, a una sola cara y de alta resolución para evitar gastos innecesarios.
Según la Guía de Brother, otro de los problemas habituales en las pequeñas empresas se refiere a la propia tarea de la gestión de posibles necesidades de reparación de las impresoras, ya que habitualmente esta tarea recae en el propio director general o en el propietario del negocio, que suma una responsabilidad más a las exigencias de su cargo.
Según refleja esta Guía sobre los Costes Ocultos de la Impresión, hasta un 29% de las impresoras antiguas permanecen guardadas en el almacén como equipos de sustitución en caso de avería, lo que supone una dedicación extra de tiempo y espacio. Como solución a este tipo de problemas, la compañía propone la contratación de servicios gestionados de impresión que permite elevar su eficiencia al máximo y promover una mayor capacidad de almacenamiento en papl, así como sustitución automática de consumibles.
Los servicios gestionados de impresión también permiten tener un parque de impresión actualizado, ya que se renueva cada cinco años, con dispositivos hasta un 36% más eficientes energéticamente que sus antecesores. Asimismo, añaden nuevas funcionalidades, como el modo reposo, que consiguen reducir considerablemente el consumo de electricidad cuando la impresora no se está utilizando, lo que repercute directamente en la reducción de la factura de la luz. Por otro lado, según Brother, los equipos más antiguos siguen consumiendo entre el 30% y el 40% de su gasto máximo de energía durante su inactividad.
