En este artículo se ofrece una visión detallada de las características de los 7 mejores programas de gestión documental del mercado, sus diferencias con el software para gestión de contenidos empresariales (ECM) y los puntos fuertes y débiles. Los sistemas de gestión documental o DMS, en sus siglas en inglés son unas herramientas que ayudan a clasificar, digitalizar, indexar y organizar todos los documentos de una empresa con el fin ahorrar tiempo y optimizar la productividad.
Como parte del proceso de transformación digital emprendido por las empresas en los últimos años, los proveedores están apostando por migrar estas herramientas a la nube, lo que culmina un proceso evolutivo que se inició en los años 90 y que ahora afronta nuevos desafíos para los partners de impresión y escaneado de documentos. Saber exprimir y aprovechar las nuevas oportunidades será una de las tareas a acometer por parte de muchos de estos distribuidores, obligados a salir de su zona de confort para buscar nuevos caladeros de negocio.
Un gestor documental permite centralizar documentos para poder organizarlos en base a una estructura de colecciones, la cual puede ser accedida por usuarios, normalmente vía web. Estos sistemas permiten realizar búsquedas de documentos en base a metadatos (índices), contenido del documento (OCR) o bien por palabras claves (keywords). Una vez creada la base de documentos, los sistemas de gestión Documental se vuelven entornos de colaboración, en donde todos los usuarios pueden hacer crecer la base principal de información indexando cualquier tipo de documento en formato digital.
Índice de temas
Qué es un programa de gestión documental
Un sistema de gestión documental o DMS, en sus siglas en inglés, es una herramienta que ayuda a clasificar, digitalizar, indexar y organizar todos los documentos de una empresa con el fin ahorrar tiempo y optimizar la productividad. A través de este tipo de herramientas se puede obtener la digitalización certificada de las facturas, gestionar las tareas y expedientes y firmar electrónicamente los documentos con valor legal.
Este tipo de soluciones posibilita el almacenamiento centralizado de archivos en una base de datos común, la gestión de contenido empresarial, el control de versiones y la realización periódica de copias de seguridad.
Se tiende a confundir el DMS con otros dos términos: sistemas de gestión de contenidos (CMS) y gestión de contenidos empresariales (ECM). Mientras que un sistema de gestión de documental se centra en todo el ciclo de vida de un documento, desde el escaneado hasta el almacenamiento, pasando por el uso compartido y la publicación, un sistema de gestión de contenidos empresarial o un sistema de gestión de contenidos gestiona todo tipo de contenido incluye todos los datos e información relevantes de una empresa, y no solo lo que generalmente consideramos ‘documentos’. En un sistema ECM los documentos, al igual que otros datos e información, se pueden almacenar, gestionar y procesar digitalmente. como vídeos, imágenes, medios con tecnología avanzada, correo electrónico, páginas web, etc.
Según la firma de análisis de mercado Mordor, el negocio de gestión de contenido empresarial (ECM) alcanzó los 67.590 millones de dólares en 2023 y se espera que supere los 131.200 millones dólares en los próximos cinco años, lo que supondrá un crecimiento del 14,18% durante el periodo de pronóstico.
Para qué sirve un programa de gestión documental
Un programa de gestión documental o DMS sirve para garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real. También se utiliza para proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías. Asimismo, permite sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados.
DMS es esencialmente un componente de un extenso sistema de gestión de contenidos empresariales. En combinación con las funciones de digitalización (escaneos y capturas), archivado electrónico y optimización de los procesos empresariales (flujo de trabajo), DMS posibilita el cambio a una estrategia de transformación de negocios digital en toda la organización.
Las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión documental pueden llegar a malgastar unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con los documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que necesitaban para completar una tarea.
Tipos de programas de gestión documental
Las herramientas de gestión documental se pueden clasificar en función de dónde se almacenan los archivos:
- En la nube. Tienen la ventaja de ser accesibles desde cualquier momento y lugar con conexión a Internet y la desventaja de que pueden ser menos seguros.
- En servidores propios o equipos locales. Este tipo de DMS funciona tras la instalación de un software o aplicación que permite realizar la gestión de archivos que se almacenan de forma local o bien en un servidor propio.
Ventajas de un programa de gestión documental
- Seguridad: el programa de control documental asegura la confidencialidad de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.
- Reducción de costes: el ahorro de tiempo permite liberar recursos para atender otras tareas de mayor valor agregado.
- Rápida recuperación de documentos: el acceso a la documentación es rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.
- Acceso remoto y centralizado: las herramientas digitales permiten el acceso a la documentación desde cualquier lugar.
- Prevención de duplicidades: el sistema evita que se incorporen documentos duplicados que puedan generar confusión.
- Son muy beneficiosos para la trazabilidad, seguridad y control de los documentos y de las fases en que estos se generan.
- Cumplen con los protocolos y normativas de archivística, con lo que son especialmente apropiados para la ordenación y administración adecuada de los documentos.
- Por sus motores de búsqueda resultan mucho más veloces a la hora de localizar y gestionar documentos.
- Son mucho más accesibles incluso desde dispositivos móviles y en la nube.
Programa de gestión documental propietario
Es un software desarrollado por un único proveedor que ofrece el soporte y servicios necesarios para que las empresas puedan gestionar su contenido de manera segura y eficiente. Las ventajas de este tipo de programas, que suelen ser más caros, es que la empresa proveedora podrá ofrecer formación a todos los usuarios y garantizar la continuidad del negocio en el caso de disrupciones del servicio.
Software de gestión documental gratuito
El más conocido es Google Drive porque quizás es el gestor documental en la nube con mayor número de usuarios actualmente. El programa para archivar documentos gratis de Google permite a los equipos que trabajan de manera colaborativa crear, almacenar y compartir archivos en tiempo real y de manera centralizada.
Software de gestión documental open source
Un gestor documental open source o de código abierto hace referencia a un sistema distribuido bajo una licencia que permite hacer cambios al código fuente y que puede ser distribuido libremente.
En ese sentido, se necesitará que las empresas puedan trabajar con proveedores que brinden garantías referentes al mantenimiento y actualizaciones, pero que, además, tengan una comunidad vasta de desarrolladores que aporten nuevas funcionalidades a este tipo de programas. Entre sus ventajas destaca la mayor flexibilidad, el mayor número de actualizaciones y el acceso al código del software.
Funcionalidades de un gestor documental
Los programas de gestión documental también pueden ser seleccionados en relación a las funciones que ofrecen. Por ejemplo, el escaneo de documentos físicos para su digitalización es la primera fase del proceso de trabajo. Esta función la ofrecen todos los programas del mercado, sin embargo, no todos se complementan con el reconocimiento óptico de caracteres. Este aspecto permite a la compañía trabajar el texto procedente de un documento escaneado en el procesador de textos predeterminado.
Los mejores programas de gestión documental del mercado
A continuación se incluye una lista incompleta, pero correcta de algunos de los programas de gestión documental (DMS), más utilizados en el mercado. Algunos son soluciones gratuitas con un reconocimiento por el amplio número de usuarios que lo utilizan, y otros son herramientas empresariales imprescindibles.
Microsoft Sharepoint
Microsoft SharePoint es una plataforma de gestión de documentos basada en web que se integra con Microsoft Office. Esta herramienta, uno de los DMS más utilizados del mundo, garantiza la seguridad de los archivos y documentos dentro y fuera de la organización.
Pros
- Integración nativa con productos de Microsoft, sólidas herramientas de colaboración y funciones personalizables.
- También sirve como depósito central de documentos, lo que permite el control de versiones y el etiquetado de metadatos.
- Interfaz intuitiva y sencilla de usar.
Contras
- Complejo, requiere capacitación para un uso óptimo
- Menos flexible que otras soluciones modernas y depende mucho del ecosistema de Microsoft.
Se tiende a confundir el DMS con otros dos términos: sistemas de gestión de contenidos (CMS) y gestión de contenidos empresariales (ECM)
Docuware
DocuWare es un sistema de gestión documental que ofrece herramientas para capturar, organizar, acceder y automatizar documentos. Gracias a su versatilidad es una buena opción de software de gestión para pymes. La herramienta incluye funciones de búsqueda avanzada que permite a los usuarios localizar documentos basándose en metadatos, contenido de texto completo u otros criterios.
Pros
- Amplia gama de funciones para una gestión documental completa
- Ayuda a automatizar tareas y procesos repetitivos centrados en documentos, como aprobaciones de facturas o revisiones de contratos
- Permite integraciones con diferentes plataformas CRM, ERP y recursos humanos
Contras
- Tiene un precio más alto porque se entiende como un ECM o gestor de contenidos empresariales completos
R2 Docuo
Esta solución permite la generación de documentos fundamentados en las plantillas internas que contienen los datos comerciales de interés. Además, cuenta con el envío seguro y automático del documento al cliente, incluyendo la firma electrónica.
Pros
- Facilita la edición de documentos de forma sincronizada
- Permite la generación de documentos de forma automática, por lo que es eficaz al buscar y organizar lo que necesites.
- Una particularidad estrella es la capacidad de almacenamiento en la nube
Adobe Document Cloud
El objetivo principal de Adobe Document Cloud es ofrecer a sus usuarios una solución integral para crear, editar, firmar y compartir los documentos en formato pdf. Está basado en la nube y se integra fácilmente con plataformas de terceros como Dropbox, Microsoft Office o Sharepoint.
Pros
- Ayuda a trabajar con archivos PDF en Adobe Acrobat DC
- Permite firmar documentos electrónicamente con Adobe Sign, incluido el envío, la firma, el seguimiento y la gestión de procesos de firma.
- Proporciona aplicación móvil para ver, anotar y firmar archivos PDF sobre la marcha y escanear documentos convirtiéndolos en archivos PDF editables.
Contras
- Requiere capacitación para aprender a usarlo correctamente, se enfoca principalmente en pdf.
Alfresco
Alfresco es uno de los programas de gestión de documento más completa ya que su versión gratuita es utilizada por un gran número de pymes. Gracias a ello, cuenta con una gran comunidad y foro que ayuda a la resolución de dudas y aclaraciones.
Pros:
- La versión de pago cuenta con tecnología open source, lo que brinda mayor soporte y funcionalidades.
- La versión enterprise es ideal para quienes buscan herramientas de máxima potencia y rapidez.
- Evoluciona constantemente añadiendo nuevas funciones a las versiones anteriores, por ejemplo, la integración con otros programas, análisis de datos y flujo de trabajo
Contras
- Las empresas recelan de los programas gratuitos por el alcance del soporte que ofrece
Adding Plus
Adding Plus es una empresa encargada de brindar soluciones tecnológicas, innovadoras y eficientes en la gestión de documentos de las empresas, a pesar de lo complejo que puedan resultar algunos procesos.
Pros
- Cuenta con un servicio completo que admite la consulta de archivos las 24 horas los 365 días del año.
- Ofrece la garantía de proteger la información y reservarla de forma segura y confidencial.
- Facilita la gestión, aprobación, rechazo y modificación de los distintos tipos de documentos que se manejan en cualquier organización.
Contras:
- Poco reconocimiento como herramienta empresarial para medianas y grandes empresas
Dropbox Business
Esta versión del famoso gestor documental Drobox, utilizado por millones de usuarios para guardar sus imágenes y documentos personales, es adecuado también para empresas, equipos y organizaciones de tamaño mediano a grande que necesitan colaborar y almacenar archivos en el mismo espacio.
Pros
- Permite ver archivos y carpetas directamente desde el escritorio y descargarlos sólo cuando necesiten acceso, ahorrando así espacio de almacenamiento local.
- Incluye espacios centralizados donde los equipos pueden almacenar, acceder y trabajar en archivos de forma colaborativa.
- Permite a los equipos crear documentos, intercambiar ideas, establecer agendas de reuniones y más, a través de Dropbox Paper
Contras
- Menos opciones avanzadas en relación a otras herramientas de gestión documental
Consejos para elegir un programa de gestión documental
Cada compañía tienes objetivos diferentes por eso es un error elegir un programa de gestión documental con el mayor número de funcionalidades, sino con las más adecuadas para cada negocio.
La experiencia del proveedor
La elección de un proveedor que conozca a fondo las necesidades, objetivos y desafíos de una empresa, será fundamental para la implantación de un sistema
Facilidad de uso
El progama de gestión documental elegido debe ser fácil de manejar para todo tipo de usuario de las empresas, desde los que trabajan en contabilidad hasta los comerciales del área de ventas. Con una formación específica los usuarios pueden tener un conocimiento básico del software muy rápidamente.
Protección de los datos
En ningún caso se puede olvidar la seguridad de los datos a la hora de elegir el mejor programa de gestión documental. Estar alerta ante posibles ciberataques y la posible pérdida de datos es una realidad que no se debe obviar.
Acceso remoto y móvil
Los usuarios deben tener acceso al programa de gestión documental e iniciar el flujo de trabajo desde cualquier terminal móvil y fuera de la oficina para poder tomar decisiones en calquier momento y lugar.
Escalabilidad
A la hora de elegir el mejor programa de gestión documental se debe evaluar la posibilidad de un crecimiento futuro del negocio, para lo cual también es necesario garantizar la escalabilidad del sistema.
