Con el mes de agosto avanzado, son muchas las compañías que se preguntan cómo será el regreso a la oficina tras las vacaciones. Y es que la pandemia ha creado dificultades que, un año más tarde, siguen condicionando la gestión del lugar de trabajo. Las empresas comienzan a planificar los lugares de trabajo del futuro para responder a las nuevas necesidades y preferencias de sus empleados. ISS, compañía de gestión de espacios de trabajo, destaca cinco claves para que las empresas puedan aprovechar todas las posibilidades de las oficinas y también del teletrabajo.
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Escuchar la voz del empleado
La escucha activa de las necesidades de los empleados está en el centro de la configuración del workplace. Unas necesidades que han variado tras la pandemia y que condicionan la reapertura y planificación de los espacios y dinámicas de trabajo. Según un informe de McKinsey, el 52% de los trabajadores apuesta por un modelo de trabajo más flexible que hasta el momento. En este sentido, las compañías han de activar procesos de escucha (encuestas, entrevistas…) que permitan obtener información sobre las preferencias de los empleados y, así, incrementar su compromiso y reforzar el sentido de pertenencia. Y es que la relación entre presencialidad y teletrabajo se volverá más orgánica que nunca, con las implicaciones de repensar una cultura de trabajo eficaz para aquellos empleados que no se encuentren en las instalaciones de la compañía.
Repensar los espacios físicos
A partir de la comprensión de las necesidades de los empleados, la única forma de repensar y transformar los espacios de trabajo pasa por una metodología analítica. Según un estudio de Deloitte de 2020, seis de cada 10 ejecutivos han centrado sus estrategias de workplace en reinventar sus espacios de trabajo. Para ello, una de las primeras acciones de las compañías antes de la vuelta vacacional será revisar la ocupación y el comportamiento de los espacios de trabajo. Los recuentos cuantitativos y las evaluaciones cualitativas permitirán descubrir la necesidad y el uso real del espacio de oficinas y las instalaciones después de la pandemia. Gracias a este análisis, ISS ha podido establecer algunas conclusiones:
- La presencialidad en el lugar de trabajo todavía no es mayoritaria: de media, el 51% de los puestos de trabajo está en uso, con picos máximos del 65% de media.
- Las salas de reuniones están infrautilizadas: sólo el 42% de los asientos se utilizan durante las reuniones. Las reuniones son más virtuales que físicas ya que hasta un 22% de las mismas, sólo cuentan con una persona en la sala.
- Carencia de espacios cualitativos: existe una ausencia de espacios pensados para la concentración o el trabajo más reflexivo.
Fomentar la confianza y el bienestar de los trabajadores
Además de las actividades de salud centradas en el bienestar físico y mental, la limpieza se ha convertido en la prioridad en los entornos de trabajo. La monitorización y cuantificación de los niveles de higiene permiten aportar la tranquilidad necesaria a los empleados. Y es que la proyección del workplace como un entorno seguro no sólo supone una política de bienestar, sino también una medida económica. Un estudio reciente de la consultora IBI (Integrated Benefit Institute) que evalúa la salud y el bienestar de los trabajadores calculó unas pérdidas de 575.000 millones de dólares para las empresas norteamericanas debido a enfermedad o baja de sus empleados durante el 2020.
Mantener a las personas comprometidas y productivas más allá de la oficina
La irrupción del teletrabajo ha generado un paradigma para el que ni las empresas ni los empleados parecían estar preparados. Más de la mitad de los empleados (un 58%) sigue sin contar con un espacio en sus hogares adaptado para desarrollar su trabajo, según un informe de la Consultora Lessman que mide y analiza la experiencia de las personas en su lugar de trabajo. Para ello, las compañías tienen que presentar soluciones que ayuden a fomentar la colaboración, la innovación y la productividad, y que sus empleados puedan trabajar con todas las comodidades y seguridad que proporciona la oficina. Estas soluciones han de ser diversas y centrarse en diferentes cuestiones, desde programas de formación laboral adaptados a la nueva realidad a facilitar equipamiento técnico y ergonómico, pasando por cuestiones que se contemplaban en el trabajo presencial como la alimentación o la seguridad laboral.
Crear un sentido de pertenencia
A medida que el lugar de trabajo cambia de espacios físicos a espacios remotos, son muchas las empresas que se preguntan cómo mantener una cultura corporativa, una motivación positiva y un sentido de pertenencia. Para ello, figuras como la del Workplace Experience Manager ejemplifican este cambio de paradigma, encargándose de generar experiencias valiosas en el espacio de trabajo para los empleados. La construcción del concepto de comunidad pasará a estar en el centro de las políticas de muchas empresas. Desde ideas a pequeña escala hasta iniciativas globales, será necesario adoptar un enfoque de 360º para salvar la brecha entre el “trabajo como espacio” y el “trabajo como comunidad”.
