Crayon ha colaborado con su partner Tigloo para incorporar la plataforma de firma digital de DocuSign en los procesos de tramitación de contratos que el departamento de ventas de Café Fortaleza lleva a cabo con sus clientes del mundo de la hostelería y la restauración.
Este proyecto le permite cumplir al fabricante cafetero con su plan de eliminación del papel. Café Fortaleza llega a procesar cada año hasta 4.000 toneladas de café, y se dirige tanto al sector de la alimentación, como a la hostelería, el vending o el e-commerce. Desde sus orígenes en 1885, se ha destacado por una apuesta continua por la innovación. Y, de hecho, fue la primera empresa de su sector que instaló el molino al vacío en España.
En la actualidad está inmersa en un plan de digitalización para optimizar los procesos en todos los canales. Concretamente, en el HORECA (hoteles, restaurantes y cafeterías) se enfrentaba a una complejidad en la tramitación de los diversos tipos de contratos existentes debido al retraso en la cumplimentación de las firmas. En este trámite se movía una gran cantidad de papel y tenía que involucrarse el personal comercial, desplazándose ex profeso hasta los clientes.
La decisión de incorporar una solución de firma digital para mejorar este proceso coincidió con el despliegue de Microsoft Dynamics 365 de la mano de su socio tecnológico Tigloo, que le recomendó la tecnología de firma electrónica de DocuSign para suplir esta necesidad, aprovechando su integración nativa con el CRM de Microsoft. De esta manera, se evitaba hacer más despliegues e incrementar costes. Tigloo suministra esta solución en consumo cloud a través de Crayon, único distribuidor en España de DocuSign.
“Ahora podemos enviar online los contratos para cumplimentarlos fácilmente con la herramienta de firma electrónica o que esta se realice en tiempo real en los dispositivos móviles de los agentes comerciales cuando visitan al cliente para entregarle suministros”, indica Juan Arzuaga, responsable de sistemas de Café Fortaleza.
”DocuSign nos ayuda a impulsar la estrategia corporativa de cero papel, nos da fiabilidad por la validez legal de las firmas que cumplen la normativa española y, sobre todo, nos aporta agilidad al realizar este proceso en el mínimo tiempo, liberando al personal de ventas de labores administrativas para que se centre solo en su actividad comercial”, añade Arzuaga.
Además de ahorros en desplazamientos y gastos de impresión, Café Fortaleza también se beneficia de la gestión documental que incluye DocuSign, con la que es posible aplicar una trazabilidad transparente a la gestión de las firmas en los contratos, compartiendo con Microsoft Dynamics 365 su mismo almacenamiento.
En apenas un año, Tigloo ha desplegado en la compañía cafetera un entorno cloud integrado con Microsoft Dynamics 365, DocuSign y Microsoft 365 que favorece la movilidad y la agilidad. En ese camino ha contado con el apoyo de los profesionales de Crayon para adaptar la solución a las características propias de Café Fortaleza. En ese sentido, Tigloo ha personalizado el plan BusinessPRO de DocuSign, fijando un número de firmas anuales con precios mejorados y blindados a tres años, con su soporte continuo.
“En el éxito de este despliegue, Crayon ha jugado un papel fundamental. Para nosotros, es más que un mayorista, siempre nos ayuda proactivamente en todas las oportunidades de negocio con DocuSign. En solo un año hemos conseguido siete proyectos”, apunta José Enrique Garcés, director de la unidad de transformación digital de Tigloo.
Por su parte, José Manuel Marina, director general de Crayon en España, afirma: “Nuestro acuerdo de colaboración exclusivo con DocuSign nos permite ofrecer a nuestros partners, como Tigloo, la solución líder mundial en firma digital para que la incorporen a sus portfolios y dotarlos así de mayor valor añadido. Pero nuestro compromiso con ellos va más allá de la mera distribución; les apoyamos con un soporte continuo, así como con iniciativas de formación y generación de demanda sobre las soluciones de DocuSign con el objeto de impulsar su actividad comercial”.
