La obligatoriedad de la factura electrónica está la vuelta de la esquina en España. Está previsto que el reglamento técnico que la desarrolla se publique este verano. Y, a partir de ahí, las empresas tendrán uno o dos años de plazo para implantarla, en función de su tamaño. Es decir, que a partir del verano de 2025 estarán obligadas las empresas más grandes, las que facturan más de ocho millones de euros al año, mientras que a partir del verano de 2026 ese formato se exigirá al resto, a las pymes, micropymes y autónomos que están por debajo de esa cota de ingresos anuales.
Sin embargo, poco se sabe sobre cuál es la aproximación de los empresarios españoles a la factura electrónica, qué grado de implantación tiene al día de hoy o cuáles son las barreras que ven los gestores a la hora de implantarla. Para aclarar el panorama, Sage ha llevado a cabo una encuesta a más de 10.000 empresas de Europa (entre ellas 1.400 de España), pero también de países avanzados en este ámbito como Australia o Singapur. Y los resultados son reveladores.
Así, en España, la factura electrónica por ahora brilla por su ausencia en la operativa diaria de las empresas. Y es que un 86% de las compañías en este país no usa este formato. Además, un 79% desconoce los pasos a seguir para adoptarla. Y un poco más de la mitad (un 55%) ha oído que va a ser obligatoria, pero no sabe decir exactamente cuándo.
La tasa de adopción de la e-factura es marginal por el momento, a pesar de que en dos años el panorama deberá haber cambiado radicalmente. Según el estudio de Sage, solo un 7% de las compañías ha adoptado el formato. Pero en España los datos no son peores que en otros grandes países del continente. Y es que en el Reino Unido la tasa de adopción es del 3%, mientras que en Alemania se queda en el 4%. Son más esperanzadores las cifras que muestran economías pequeñas como Portugal (11%), Bélgica (23%) y sobre todo Finlandia (63%). Fuera del viejo continente, llama la atención de Australia (más del 30%). Eso sí, Sage no incluye datos de Italia, donde la factura electrónica es obligatoria desde 2019 y donde, por este motivo, este porcentaje de empresas que sí han optado por migrar sus sistemas de generación de facturas es necesariamente muy alto.
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Formatos de facturación más usados en España
La macroencuestado encargada por Sage revela que en España un 39% de las compañías todavía usan formatos no estructurados como el PDF. Y solo un 24% de las firmas operan con formatos certificados y homologados como EDI y XML. Otro 25% usa ambas modalidades. E incluso queda un 9% de compañías irreductibles que siguen recurriendo únicamente al papel.
En cualquier caso, los empresarios de este país son conscientes de los problemas a los que se enfrentan sus contables y financieros con sistemas obsoletos. Un 24% sufre el cuestionamiento de las facturas que emiten por contener errores. Un 39% asume que esos errores, los impagos o las disputas quitan mucho tiempo a sus empleados. Y un 31% se queja de que las facturas se cobran fuera de plazo.
Las pequeñas empresas de este país se podrán ahorrar hasta 10.300 euros anuales con un sistema de efactura, según el análisis de Afi
Y también señalan los beneficios que tendrá la factura electrónica en su operativa, una vez se implante. Hasta un 60% ve posibilidades de mejora relacionadas con un mayor flujo de caja, más agilidad en el proceso de pagos o una reducción de costes porque se evitan franqueos y el manipulados.
Las barreras para adoptar la factura electrónica
Aunque la factura electrónica va a ser en los dos próximos años una obligación para cualquier empresa, los gestores de este país siguen viendo muchas barreras para adoptarla. Un 39% de los encuestados en España por Sage dicen que será una transición difícil y costosa. Un 37% teme una falta de estándares y espera que el Gobierno unifique criterios. Y otro 35% también menciona que prefiere esperar a ver lo que hacen otros. Como resultado, algo más de un tercio de los encuestados pide incentivos financieros y subvenciones para adoptar la factura electrónica, mientras que un 20% reclama más formación. En este punto, hay que recordar que precisamente la factura electrónica es una de las soluciones que financia a fondo perdido el programa Kit Digital desde sus comienzos, allá por 2022.
También son muchos los empresarios que dicen que habrá que cambiar la forma de trabajar (44%), lo que no ayuda. Mientras que un 41% no sabe cómo integrarla con sus procesos habituales. Y un 37% destaca el coste que tendrá este paso en términos de licencias de software y contratación de servicios.
Martín Zabala, de Sage: “La efactura marcará un antes y un después”
En este escenario, Sage va a por todas con la factura electrónica, y pondrá a partir de ahora en marcha una campaña de sensibilización entre sus clientes y partners. “La factura electrónica marcará un antes y un después en la forma en que se gestionan las empresas” en España, señaló en la presentación del estudio José Luis Martín Zabala, managing director de Sage Iberia.
Sage se acompañó de un economista de Analistas Financieros Internacionales (Afi) para destacar hasta qué punto la factura electrónica puede enderezar la productividad, verdadero talón de Aquiles de la economía española. Diego Vizcaíno, socio analista de la consultora, cifró en seis horas el tiempo que la factura electrónica puede ahorrar semanalmente y de media a una pyme. Esto supone un 44% del tiempo dedicado a la realización de tareas de facturación. Y como tiempo es dinero, Vizcaíno también ha calculado que las pequeñas empresas de este país se podrían ahorrar hasta 10.300 euros anuales con un sistema de efactura. Mientras que para una mediana empresa, la reducción de costes alcanzaría por término medio los 26.100 euros. “Nuestros datos dicen que las empresas recuperan la inversión en un año”, zanjó Vizcaíno.
