La factura electrónica será un proceso obligado para cualquier empresa en España en los próximos años, independientemente de su tamaño. La Ley Crea y Crece así lo establece. Y ya es una obligación (o lo será) para la mayoría de las compañías europeas. Es lo que dice el informe ‘La factura electrónica B2B en Europa’, un análisis que acaba de publicar Seres.
En Europa, el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B se ha extendido rápidamente en los últimos años, y un número significativo de países de la Unión Europea tiene como objetivo hacer obligatorio el uso de la factura electrónica en un plazo no superior a cinco años.
Actualmente, el cien por cien de los países europeos hacen uso de esta en sus transacciones comerciales. Además, en el ámbito de las administraciones públicas, el 87% de los países ya han implementado la facturación electrónica de forma obligatoria, mientras que el 13% restante la utiliza de manera voluntaria en 2023.
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Desarrollo legislativo de la factura electrónica
La Unión Europea, y más concretamente la Comisión Europea, llevan un largo recorrido actuando como agente dinamizador de la factura electrónica. En 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo aprobaron la Directiva 55/UE para establecer un estándar común europeo de factura electrónica. La Directiva tenía como objetivo simplificar y unificar el proceso de facturación e intercambio entre empresas e instituciones en diferentes países, con enfoque en la reducción de costes, la mejora de la eficiencia y la promoción de la sostenibilidad en las transacciones comerciales.
Además, la masificación de la factura electrónica a nivel internacional, impulsada a través de leyes o regulaciones gubernamentales, se ha convertido en un elemento crucial en las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta herramienta, al ser obligatoria en las administraciones públicas, ha provocado que varios gobiernos europeos tracen planes para su integración en el sector privado.
Entre estas iniciativas se encuentran la estandarización de formatos y contenidos en las facturas electrónicas, facilitando de manera considerable los procesos de facturación. Además, ha propiciado la interoperabilidad entre diversos sistemas y países, mejorando así la fluidez en el comercio transfronterizo.
Italia es pionera en llevar e-factura al sector privado
A nivel europeo, Italia es pionera en la implantación de la factura electrónica en la empresa privada. En el resto del continente encontramos casos como el de Francia, que cuenta con un proyecto bastante avanzado hacia la masificación del uso de la factura electrónica, y casos como los de Alemania, Bélgica o Grecia, países donde se están diseñando planes de masificación de la e-factura, con perspectivas de implementación en un plazo máximo de tres años.
España, que incorporó la obligación de uso de este recurso en el ámbito B2G en el año 2015, ha extendido su obligatoriedad para los subcontratistas del Estado desde hace unos años. La Ley Crea y Crece, vigente desde el 19 de octubre de 2022, marcó un hito al establecer por primera vez en la historia del país la exigencia de emplear la factura electrónica en las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.
Esta nueva normativa impactará inicialmente a aquellas empresas con una facturación superior a ocho millones de euros, las cuales deberán implementar la factura electrónica en un plazo máximo de un año tras la aprobación de las regulaciones correspondientes. Las demás empresas y profesionales tendrán un año adicional para llevar a cabo su implementación.
El proyecto ViDA promueve la factura electrónica en Europa
Además, el estudio de SERES concluye que Europa ha avanzado significativamente en la digitalización y eficiencia de procesos comerciales, marcando un firme progreso hacia la transformación digital en la región. Este avance se atribuye en gran medida al proyecto ViDA, una iniciativa clave de la Comisión Europea que promueve la factura electrónica con el objetivo de su completa implementación en todos los países miembros para 2030.
El proyecto ViDA, lanzado el 8 de diciembre de 2022, incorpora medidas cruciales, como la implementación de un sistema de información digital en tiempo real mediante facturación electrónica, la actualización de la normativa del IVA para la economía de plataformas y la creación de un registro único del IVA, siguiendo el modelo de ventanilla única. Sin embargo, se prevé la introducción de requisitos para aceptar facturas electrónicas de proveedores en transacciones nacionales en 2024, generando preocupaciones y solicitudes de aplazamiento hasta 2025. También se ha cuestionado la prohibición de facturas PDF con firma digital, lo que podría afectar a las pequeñas empresas.
Italia y Polonia desaconsejan el uso de requisitos de pre-clearance de facturas, aunque sí se solicitan verificaciones. A partir de 2028, se implementará un requisito obligatorio de informe digital casi en tiempo real para transacciones B2B intracomunitarias, como parte del proyecto ViDA para modernizar el sistema del IVA y prevenir la evasión fiscal.
Otra iniciativa europea clave es la red Peppol, un proyecto piloto de la Comisión Europea que facilita el intercambio electrónico seguro de documentos entre países, respaldado por especificaciones y estándares multilaterales. Aunque la UE no dicta un formato específico para las facturas electrónicas, los estados miembros suelen utilizar el Universal Business Language (UBL) adaptado a las especificaciones de Peppol. La Norma Europea (EN) y OpenPeppol respaldan la continuidad en operaciones comerciales, simplificando la contratación y facturación electrónica.
