El envejecimiento de los sistemas heredados de back office está impidiendo que el 79% de las compañías racionalicen totalmente sus procesos documentales críticos, según revela el nuevo estudio publicado por Ricoh, empresa especializada en la impresión. Y esto a pesar de que la mayoría de las organizaciones reconoce el poder transformador de las nuevas tecnologías para ser más ágiles en un mercado en continuo cambio y resalta el enfoque desconectado con respecto a la tecnología empresarial y a los procesos documentales críticos actualmente en toda Europa.
El estudio, la segunda parte del Índice de Gobierno Documental de Ricoh 2012, revela que, mientras que las compañías europeas afirman que los nuevos dispositivos les ayudan a gestionar sus procesos documentales críticos, la mayoría no está en condiciones de optimizar su infraestructura tecnológica porque sus sistemas operativos principales no son compatibles y no están preparados. El estudio resalta como un 78% de los líderes empresariales confiesa caer en la tentación de adquirir la última tecnología, aunque no haya alcanzado todavía la funcionalidad plena de la existente. Esto deja entrever una laguna entre las inversiones destinadas a la tecnología de front y back office, ya que se destinan más recursos en nuevas tecnologías a nivel de front office, mientras que estos decaen en el área de back office. Este enfoque dispar en la gestión de los procesos podría implicar que los procesos documentales queden expuestos a cuellos de botella, duplicación de esfuerzos o riesgos de seguridad.
El estudio también ha revelado cierta confusión sobre el mejor método que las compañías pueden usar para beneficiarse plenamente de los servicios cloud. Mientras que un 70% de las organizaciones europeas está utilizando el cloud para facilitar el acceso móvil a los procesos documentales, solo un 50% cree que este sistema hace más fáciles sus procesos documentales. Esto pone de relieve la falta de planificación de aquellos líderes empresariales que invierten en el cloud sin tener las estructuras necesarias para garantizar las mejoras que se buscan. Esto también significa que muchas organizaciones no podrán beneficiarse de su cuota del aumento anual previsto de 160.000 millones de euros, que la Comisión Europea prevé que los servicios de cloud aportarán al PIB en la Unión Europea en 2020.
El informe ha sido realizado por Coleman Parkes y ha sido elaborado a partir de 1.075 entrevistas a ejecutivos, consejeros y otros empleados en Europa. Esta es la segunda parte de una serie de informes sobre cómo las organizaciones vinculan sus procesos documentales críticos con la tecnología y los empleados para lograr una empresa realmente conectada.
