El Gobierno de España ha aprobado recientemente un Anteproyecto de Ley que propone la reducción de la jornada laboral máxima de 40 a 37,5 horas semanales sin disminución salarial. Esta iniciativa también establece la obligatoriedad de un registro de jornada digital y refuerza el derecho a la desconexión digital de los trabajadores.
Este artículo detalla todo lo que necesitas saber sobre el fichaje digital obligatorio: en qué consiste, cuándo entra en vigor, sus ventajas, las bases legales que la sustentan, las posibles sanciones por incumplimiento y cómo elegir el software adecuado para tu empresa.
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¿En qué consiste el registro horario digital de los trabajadores?
El registro horario digital implica la utilización de sistemas electrónicos para documentar las horas de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador. A diferencia de los métodos tradicionales en papel, este sistema ofrece mayor precisión, evita manipulaciones y facilita el acceso a la información tanto para empleados como para trabajadores. Además, permite una supervisión remota y en tiempo real por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esta digitalización busca eliminar errores humanos, prevenir manipulaciones y asegurar un control más preciso de las horas trabajadas.
¿A partir de cuándo es obligatorio el registro de la jornada laboral?
Inicialmente, el Ministerio de Trabajo tenía previsto que esta normativa entrara en vigor el 1 de enero de 2025. No obstante, Yolanda Díaz, la ministra del ramo, ha indicado que la aplicación podría retrasarse entre 5 y 6 meses.
El proyecto, que cuenta con el respaldo de los sindicatos, debe ser aprobado primero por el Consejo de ministros antes de ser debatido en el Congreso de los Diputados. Allí, los distintos Grupos Parlamentarios decidirán si respaldan o no la medida. En caso de ser aprobado, el Gobierno tendrá como plazo máximo hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptar los convenios colectivos a la nueva regulación.
Ventajas del registro digital de la jornada laboral
La adopción del registro horario digital ofrece múltiples beneficios tanto para las empresas como para los empleados:
Para las empresas:
- Optimización de procesos: Automatiza la gestión de horarios, reduciendo errores manuales y simplificando tareas administrativas relacionadas con la nómina y la planificación de turnos.
- Transparencia y control: Ofrece una visión clara y en tiempo real de la asistencia y puntualidad de los empleados, facilitando la detección de ausencias o retrasos y mejorando la gestión del personal.
- Seguridad de la información: Los datos se almacenan de forma segura, garantizando su integridad y disponibilidad para futuras consultas o auditorías.
Para los empleados:
- Acceso a la información: Permite a los trabajadores consultar sus propios registros de horas trabajadas, fomentando la transparencia y la confianza en la gestión de la empresa.
- Flexibilidad: Facilita el registro de la jornada desde diferentes ubicaciones o dispositivos, lo que es especialmente útil para empleados en teletrabajo o con horarios flexibles.
- Protección de derechos: Asegura que se registren correctamente las horas trabajadas y las horas extra, garantizando que los empleados reciban la compensación adecuada por su tiempo.
Además, la digitalización del registro contribuye a una mejor planificación de recursos y permite una gestión más efectiva del tiempo laboral.
Bases de la nueva ley del registro horario de trabajadores
La nueva ley del registro horario de trabajadores se basa en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados. El nuevo anteproyecto de ley de Yolanda Díaz introduce una serie de cambios significativos con respecto a la normativa anterior, con el objetivo de modernizar las relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores.
El anteproyecto es resultado del pacto firmado en diciembre entre el Ministerio de Trabajo y Economía Social liderado por Yolanda Díaz y los sindicatos CCOO y UGT. Las organizaciones empresariales CEOE y Cepyme decidieron no participar, argumentando que la regulación de la jornada laboral debería establecerse mediante negociación colectiva.
¿Qué se plantea?
- Obligatoriedad del registro horario: Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de trabajo de sus empleados.
- Digitalización: El registro debe ser digital, inalterable y accesible para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Se prohíbe el registro en papel.
- Información completa: El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
- Almacenamiento de datos: La empresa debe conservar los registros durante al menos cuatro años.
- Acceso remoto de la inspección de trabajo: Los inspectores de trabajo podrán acceder a los registros de forma remota, lo que facilita el control del cumplimiento de la ley.
Métodos de control horario: ¿Cuáles son válidos y cuáles no?
Mientras que algunas soluciones digitales cumplen con la normativa, otras quedan descartadas por vulnerar la protección de datos de los trabajadores.
Métodos NO permitidos
Existen ciertas prácticas que no pueden utilizarse para el control horario, bien porque no son digitales o porque presentan riesgos legales.
- Sistemas biométricos: La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en línea con el Comité Europeo de Protección de Datos, ha prohibido su uso de los sistemas que requieren huella dactilar, reconocimiento facial o lectura de la palma de la mano, salvo en circunstancias donde no exista otra opción viable.
- Registros en papel o tarjetas: Los métodos tradicionales, como las hojas de asistencia colocadas en espacios comunes o el uso de tarjetas de cartón, no cumplen con los requisitos actuales. La normativa exige soluciones digitales.
Métodos válidos
Para cumplir con la normativa, las empresas deben optar por herramientas digitales que permitan un registro confiable del horario de trabajo. Algunas opciones recomendadas incluyen:
- Apps de control horario.
- Sistemas con RFID o códigos QR.
- Software instalado en ordenadores.
- Plataformas accesibles vía web.
Al elegir un sistema de control horario, es fundamental garantizar que cumple con la normativa vigente y respeta la privacidad de los trabajadores.
Incumplimiento de la ley: posibles penalizaciones
El monto de las multas experimentará un aumento. Además, hay un cambio clave que todas las empresas deben tener en cuenta: a partir de ahora, las sanciones se aplicarán de manera individual por cada trabajador afectado por una infracción. Los rangos de penalización serán los siguientes:
- Leves de infracciones: entre 1.000 y 2.000 euros.
- Infracciones de gravedad media: entre 2.001 y 5.000 euros.
- Infracciones graves: entre 5.001 y 10.000 euros.
Estas sanciones abarcarán cualquier incumplimiento relacionado con la jornada laboral, las horas extras, los períodos de descanso, las vacaciones, el registro horario y demás aspectos vinculados al tiempo de trabajo.
Claves para seleccionar el software de control horario ideal
Al considerar la adopción de una herramienta de control horario, es fundamental evaluar ciertos aspectos que aseguren su eficacia en las necesidades específicas de cada empresa:
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva y sencilla es crucial para garantizar una rápida adopción por parte de todos los empleados, minimizando errores y reduciendo el tiempo dedicado a la formación.
- Integración con otros sistemas: La capacidad del software para integrarse con otras herramientas de gestión empresarial, como sistemas de nóminas o ERP, permite una centralización de la información y una mejora en la eficiencia operativa.
- Fichaje remoto: En un mundo donde el teletrabajo y las operaciones en campo son cada vez más comunes, es esencial que el software permita el registro de horas desde cualquier ubicación y dispositivo, asegurando la flexibilidad y precisión en el control horario.
- Funciones avanzadas: Más allá del simple registro de entradas y salidas, es beneficioso que la herramienta ofrezca funcionalidades como la gestión de ausencias, planificación de turnos y generación de informes detallados, proporcionando una visión integral de la gestión del tiempo en la empresa.
- Seguridad y cumplimiento legal: Es imperativo que el software cumpla con la normativa laboral vigente y garantice la protección de los datos de los empleados, asegurando la confidencialidad y disponibilidad de la información registrada.
El software disponible de control horario
A continuación, se presentan algunas de las soluciones más reconocidas para el registro de la jornada laboral:
- Bizneo HR: Ofrece un sistema completo de control horario, gestión de ausencias y turnos, con opciones de fichaje mediante PIN, QR, aplicación móvil y biometría. Es ideal para empresas de todos los tamaños.
- Personio: Permite el registro de horas web y aplicación móvil, además de integrarse con otras herramientas de recursos humanos. Es adecuado para pequeñas y medianas empresas.
- Sesame HR: Ofrece múltiples métodos de fichaje, incluyendo reconocimiento facial, y cuenta con funcionalidades avanzadas como gestión de ausencias, turnos y generación de informes. Es ideal para empresas que buscan una solución flexible y personalizable.
- TimeTac: Es una solución en la nube que permite el registro de horas desde diversos dispositivos, incluyendo aplicaciones móviles y terminales físicas. También facilita la gestión de turnos, vacaciones y ausencias. Es adecuado para empresas de todos los tamaños.
- Factorial: Ofrece un sistema de control horario integrado en la nube, con opciones de fichaje mediante aplicación móvil, web, QR y biometría. También incluye gestión de ausencias, turnos y portal del empleado. Es ideal para empresas que buscan una solución integral de recursos humanos.
Al evaluar estas opciones, es crucial considerar las necesidades específicas de la empresa y la compatibilidad con los procesos actuales. La implementación de un software de control horario, no solo para asegura el cumplimiento de la normativa laboral, sino que también mejore la eficiencia y productividad del equipo, fortaleciendo la gestión del capital humano en la organización.
