Uno de los aspectos más importantes en una empresa de logística es la gestión documental de sus albaranes y facturas. Salvesen, compañía de almacenamiento y transporte de mercancías alimenticias en frío que pertenece a la multinacional europea Christian Salvesen y que tiene su origen en una joint-venture de esta firma con Danone en 1996, lo ha comprendido y ha confiado en las soluciones de DocPath para ordenar y clasificar los documentos que genera para sus proveedores.
La compañía (con más de un millar de empleados y 10 bases operativas propias repartidas por todo el país) produce anualmente cerca de ocho millones de documentos, lo que da idea de la necesidad de contar con un sistema de gestión adecuado. Hasta la puesta en marcha de la solución elegida, DocPath Remote Office Printing, la preparación y el tratamiento de esta ingente cantidad de documentos se hacía de forma manual, lo que ralentizaba su gestión.
Por ello, Salvesen (que almacena y transporta productos de marcas multinacionales como Danone, Kraft, Nestlé, Carrefour o Alcampo), se decidió a integrar la solución de DocPath en dos fases con la ayuda del partner Ricoh. En la primera parte se llevó a cabo la digitalización de los albaranes de Danone, que representan una parte importante del volumen del operador logístico. JorgeLuque, director de proyectos de Salvesen, explica que para evitar sobresaltos se experimentó con una prueba piloto en el centro de Sant Cugat del Vallés durante seis meses. “Realizamos los desarrollos, detectamos los fallos e hicimos las correcciones oportunas”, afirma Luque. Con posterioridad se implantó el piloto en el resto de las oficinas. La segunda fase consistió en realizar las modificaciones oportunas en los formularios para adaptarlos y extender la solución al resto de clientes. Al mismo tiempo se pusieron en marcha un conjunto de desarrollos internos que permitieron estandarizar todo el proceso de gestión de albaranes.
Salvesen, que tiene 600 vehículos y 50.000 puntos de entrega, ha ganado en productividad, a la vez que puede gestionar mucho mejor sus procedimientos. Todo ello le permite ofrecer a sus clientes mayor garantía y fiabilidad en los servicios. Hay que tener en cuenta que el albarán es el documento acreditativo de que se ha realizado el servicio contratado por el cliente, que es el transporte de la mercancía, y que se le ha entregado. Por eso, el correcto almacenamiento y ordenación de estos documentos es vital para los posteriores procesos de facturación y justificación, si se da el caso.
La solución de DocPath debía cumplir un requisito esencial: que pudiese trabajar en local. Salvesen cuenta con dos centros de procesado de datos, uno en Madrid y otro en Barcelona, aunque las oficinas se reparten por toda la geografía española. Por eso, a este especialista logístico le interesaba que la solución implantada permitiese trabajar en local para consumir el mínimo ancho de banda. Con posterioridad los datos se envían a las centrales correspondientes.
