El fax representa el primer puente que se tendió en el mundo de las telecomunicaciones para unir los sistemas de transmisión de voz y datos. La idea original consistía en crear un aparato capaz de convertir documentos de texto en señales acústicas, susceptibles de transmitirse por línea telefónica, y viceversa. Ello implicaba la conjunción de un número de funciones similar al de los periféricos que tiene hoy día cualquier ordenador. Así, las nuevas máquinas debían contar con capacidad para digitalizar textos, enviarlos y recibirlos y, por último, imprimirlos a su llegada, tareas idénticas a las que realiza el escáner, la tarjeta módem-fax y la impresora, respectivamente.
Existen dos clasificaciones distintas para los dispositivos de fax. La primera es la de grupo y está relacionada con el método que emplea cada aparato para comunicarse con otros a través de la línea telefónica. El grupo viene determinado por la interfaz de fax requerida para activar el mecanismo de transmisión, sea éste interno, en el caso de máquinas compactas, ya de tarjeta fax-módem, módem externo, tarjeta RDSI, etc. Hoy por hoy, se distinguen dos grupos. El más extendido es el 3, que es analógico y alcanza una velocidad máxima de 14.400 bps. El grupo 4, en cambio, es digital, por lo que consigue tasas mucho más altas.
La segunda clasificación es la que se refiere a la clase del módem, es decir, al protocolo con el cual la máquina o PC se comunica con el fax-módem. En este caso, pueden identificarse tres clases, denominadas 1, 2 y 2.0. La más básica, la 1, presenta los comandos de un módem de datos y, en el caso de transmisiones con dispositivos del grupo 3, unas frecuencias determinadas. Con un nivel de especificación mayor, las clases 2 y 2.0 hacen recaer el grueso del trabajo del protocolo sobre el firmware del módem, lo que confiere a éste mayor autonomía para la transmisión de los mensajes. La clase 2.0, en particular, presenta un soporte mucho más estable y goza de la aprobación de la Unión Internacional de Telecomunicaciones (ITU).
En paralelo con la tendencia general del mercado a crear módems con capacidades de fax limitadas, ha surgido últimamente las denominadas tarjetas inteligentes. Dotados de mayor potencia que los citados módems, estos novedosos periféricos suponen un estadio más avanzado en el mundo de la gestión de fax, puesto que disponen de un microprocesador que delega las tareas de envío sobre el ordenador. Esto no sólo propicia el empleo de mejores métodos de compresión (MR y MMR) y conversión de documentos, sino que además optimiza las tareas de inserción de bits, al realizarse éstas en la propia placa. Y es que, en ocasiones es necesario recurrir a este procedimiento para igualar la velocidad de transmisión de las señales de control y la de los trabajos de recepción, con el fin de que no se produzcan cortes en la conexión. La cantidad de bits necesaria será la que indique en cada caso el aparato receptor. Por ello, no es aconsejable introducir por defecto un número de bits de relleno en cada página, ya que a menudo muchos de ellos sobrarán y su adición sólo conseguirá alargar el tiempo de conexión y el gasto telefónico.
A esta ventaja, se unen otras como el proporcionar mecanismos de enrutado del tipo CSID, DID o DTMF, mejoras en la gestión de llamadas fallidas y una relación señal-ruido que reduce los errores e incrementa la velocidad. Todas estas cualidades hacen de las tarjetas inteligentes una solución especialmente indicada para la empresa, ya que liberan recursos y consiguen una gestión óptima de las tareas relacionadas con el fax. La razón por la que aún no se han extendido de manera masiva es que su precio rebasa ampliamente el de los dispositivos de módem-fax. Sin embargo, en todos aquellos entornos donde se produzca un envío diario de entre 30 y 40 faxes, el ahorro telefónico que propician permitirá amortizar la inversión en el plazo de un año.
Por lo que toca al medio de transmisión, el fax suele soportar los dos tipos de líneas más habituales analógico y digital. Ambos tipos son susceptibles de usarse de forma agregada para aumentar las capacidades de gestión del fax, pero las líneas digitales se presentan a menudo agrupadas en lo que se denomina acceso primario, constituido en España por 30 canales D a 64Kbps cada uno. Existe asimismo un tercer tipo de canal cuya utilización no está muy extendida en Europa las líneas llamadas T1 o E1. Pese a ser capaces de alcanzar velocidades mucho más altas en otro tipo de comunicaciones, su empleo en el campo del fax no mejora las tasas de transmisión, ya que este medio está limitado a un máximo de 14.400 bps.
Por último, conviene señalar la disponibilidad de otras novedades en el campo del fax, como son las tecnologías de identificación, útiles en un aspecto tan importante en los sistemas de gestión de fax modernos como es el enrutado.
Las aplicaciones gestoras de fax surgen de las distintas combinaciones de todos los elementos descritos con las funciones del ordenador. Para elegir la que más le conviene, el usuario deberá tener en cuenta el alcance habitual de sus envíos (local, nacional o internacional) y la cantidad de mensajes que recibe cada día.
La variedad más sencilla entre las soluciones existentes corresponde a los programas de fax que confieren al PC capacidad para enviar y recibir este tipo de mensajes. Su uso se recomienda en entornos no profesionales, que, no teniendo un flujo de correspondencia muy abundante, pueden activar estas funciones sólo cuando lo consideren oportuno. A continuación, puede encontrarse en el mercado una clase de programas para grupos (en esta comparativa se analizan WinFax PRO y TotalFax), que posibilitan el envío de faxes tanto desde un puesto como desde todos los de una red. En este segundo caso, las funciones de recepción presentan mayor complejidad, por lo que a menudo no se incluyen en los programas.
Para la gestión a través de redes, las herramientas más apropiadas son los servidores de fax, ya que son capaces de soportar un tráfico mucho mayor que las dos primeras categorías. Tal como demuestra el resto de productos incluidos en esta comparativa, los servidores presentan un buen número de posibilidades, entre las que se encuentran su capacidad de integración con los sistemas de mensajería al uso, funciones de enrutado y soporte hardware de tarjetas inteligentes. Dentro de este apartado, se enmarcan las aplicaciones dirigidas a corporaciones donde el flujo de correspondencia, en ambos sentidos, llega a los cientos de miles de mensajes. Ello explica que soluciones como RightFax y FaxInation se comporten como auténticos servidores para el acceso de redes corporativas de cientos de usuarios.
Los últimos avances tecnológicos han dado lugar al desarrollo de otras dos modalidades de software de fax. Por un lado, las herramientas que permiten el envío de fax desde cualquier dispositivo móvil, ya sea un PDA ya un teléfono móvil. Por otro, han aparecido servicios Fax-IP que, en muchos casos, son susceptibles de combinarse con cualquiera de las tecnologías descritas, ya que no emplean la línea telefónica como medio de envío, sino de la red IP. Así, toda vez que se disponga de un proveedor capaz de permitir la interacción entre ambas infraestructuras, esta tecnología aporta ventajas tan interesantes como una reducción de gastos de conexión, la integración de la mensajería o la supresión de costes estructurales derivados de la implantación de oficinas y máquinas para recibir faxes en lugares geográficamente distantes. Tal es el grado de integración que han alcanzado Internet y las comunicaciones móviles con los servicios de fax que incluso se han creado soluciones destinadas a permitir el porte de faxes a través de mensajes SMS.
