Una buena política de viajes de negocios puede ser uno de los mejores aliados para las empresas. La Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos, AERCE, ha editado la Guía Técnica para la Contratación de Servicios de Viajes de Empresa. En ella se ofrecen una serie de consejos para gestionar estos viajes, dotándolos de un valor añadido, proporcionando unos niveles de ahorro de hasta un 20%.
  Una de las claves es definir cuándo es más adecuado viajar, cuántas personas deben hacerlo para el mismo objetivo y cuándo otras alternativas, como la videoconferencia, pueden ser más interesantes. Según esta guía, muchas entidades han hecho de la negociación con proveedores una de sus prioridades, alcanzando niveles de ahorro significativos.   AERCE define varias áreas en las que los gestores de viaje aún podrían ahorrar costes. La primera de ellas son las reservas aéreas; desde la guía se recomienda hacerlas con antelación, teniendo en cuenta las líneas de bajo coste y las ofertas que hay en Internet. No hay que olvidar el tren, es una alternativa más económica y gracias a la alta velocidad, igual de cómod y de eficiente.   Desde la asociación se recomienda utilizar tarifas con restricciones en los medios de transporte y alojamientos. El uso de proveedores preferentes es otro segmento en el que las empresas pueden ahorrar, AERCE sugiere tener una cartera propia de clientes con los que trabaje frecuentemente, así se puede negociar condiciones para abaratar las operaciones. Esta técnica también sirve para los hoteles, acordando tarifas planas y consiguiendo extras, como conexión a Internet.   No menos importante es la comodidad, haciendo los viajes más eficientes sin renunciar, eso sí, a precios asequibles. Por último, se enumeran el uso de los canales de reserva más adecuados para los viajes de empresa, ya sea a través de una agencia, utilizando herramientas tecnológicas.  
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