La forma en la que la sociedad se relaciona con las administraciones públicas (AA PP) ha cambiado radicalmente en los últimos años. Ha sido posible debido a los buenos resultados alcanzados por organizaciones privadas y la aparición de normativas.
La comunicación a través de los documentos electrónicos, que garantizan la integridad y la autenticidad de los mismos, se ha convertido en un imperativo. Y en esta realidad, la firma electrónica es un pieza clave, ya que gracias a esta aplicación es posible tramitar un gran número de solicitudes sin tener que desplazarse físicamente.
Existe confusión en la sociedad entre firma electrónica y firma digital. La firma electrónica es una firma digitalizada que se ha almacenado en un soporte hardware; mientras que la firma digital es un componente software (certificado y clave). Por tanto se puede decir, que una firma electrónica es un concepto más amplio e indefinido desde el punto de vista tecnológico y por ello una expresión más genérica; mientras que la firma digital es un tipo especifico de firma electrónica.
Nueva comunicación
La Administración ha sido la primera en advertir que el modelo clásico basado en transacciones en papel no es lo suficientemente operativo. Pero las empresas también se benefician de la firma digital, ya que tiene valor jurídico y garantiza: la identificación del firmante de forma única; la integridad del contenido firmado; y el no repudio del firmante.
Entre las ventajas de las herramientas de tipo cabe destacar: su seguridad, porque certifica tanto la identidad del firmante como la integridad del documento; su confidencialidad, ya que el contenido es conocido exclusivamente por las partes que intervienen; la sencillez, pues se basa en el principio criptográfico de clave pública y clave privada, que se utiliza para poder cifrar los documentos y desencriptarlos posteriormente; la automatización de la gestión, porque repercute positivamente en los departamentos de administración y contabilidad al optimizar el tiempo de trabajo; el ahorro de costes, al eliminar el papel y la tinta, lo que otorga a la empresa una imagen sostenible; y la reducción de espacios, ya que posibilita almacenar los documentos en formato PDF en sus propios sistemas de información. No hay que olvidar que su almacemamiento y recuperación, a su vez, conllevan otros gastos en la partida del personal que los gestiona.
No solo cabe destacar que la retroalimentación entre el sector privado y el público, en el ámbito tecnológico, es también un hecho, ya que la comunicación directa entre las AA PP y los ciudadanos es cada vez más fluida gracias a los avances tecnológicos de las empresas de fabricación de software de gestión documental, sino el gran ahorro de costes, que supone para una empresa, tener más de la mitad de sus documentos legales de forma electrónica.
