La digitalización está dominada por equipos multifuncionales (MFP), arropados por un modelo de negocio basado en el pago por imprimir y que solo en contadas ocasiones ofrecía un pago por escaneado. Es el hecho de que la digitalización haya sido vista como un proceso sin coste lo que ha ocasionado que los escáneres documentales se consideren como segunda alternativa.
Existe una clara tendencia a digitalizar más e imprimir menos. Si a esto le añadimos un marco regulatorio muy exigente y las nuevas necesidades en automatización, seguridad y experiencia de cliente, nos encontramos con un sector que, pese a su pretendida madurez tecnológica, tiene muchas oportunidades de desarrollo, además de retos a los que dar respuesta a través de canal.
1. Calidad del dato para automatización e IA
Si bien durante décadas la digitalización ha estado centrada en el escaneado de documentos asociados a un registro, desde 2015 las organizaciones están buscando formas de acceder a todo ese conocimiento. Sin embargo, entre un 50% y 75% del contenido no está estructurado y yace oculto. El problema es la extracción de contenido indeseable, ya que cuando se digitalizó no se tuvo en mente la calidad de la imagen. Ahora, los procesos OCR no funcionan correctamente y las organizaciones no disponen de datos fiables, por lo que no es posible realizar una automatización de procesos o IA.
Otro obstáculo es el pretendido “coste cero” de la digitalización, y al final eso puede salir bastante caro, aunque están las opciones de renting y pago por uso. Por tanto, cualquier propuesta de futuro debería ofrecer una máxima calidad del dato a través de un software de calidad con soluciones que doten de eficiencia a la captura.
2. Ciberseguridad
La apertura de plataformas a la red ha supuesto un problema para sistemas basados en MFP, muchos de ellos conectados y a la vez vulnerables a virus informáticos al no disponer de medidas de seguridad avanzadas. La solución pasa por utilizar siempre equipos seguros. Lo más fácil es utilizar equipos conectados a PC existentes, ya que la seguridad viene dada por el equipo y, en los casos en que sea necesario, añadir niveles adicionales de seguridad.
3. UX compatible con calidad del dato y seguridad
La interfaz de usuario debe tener presente que la tecnología ha de ser autoexplicativa. En más de una ocasión los usuarios se enfrentan por primera vez a la necesidad de digitalizar y la sencillez del proceso no puede estar reñida con la calidad de imagen. Es por ello que la solución de digitalización debe ser, además de fácil de operar, fiable, legible, ininterrumpida, rápida y total.
4. Evangelización de tecnología
Es labor de todo el canal de imaging evangelizar acerca de las soluciones de digitalización, de modo que los clientes estén informados y tengan expectativas claras de en qué se pueden beneficiar sus sectores. Al mismo tiempo, estos deben saber cómo asesorarse a través de canal. Ahí la especialización y la diferenciación de productos y servicios cobra especial importancia.
Además, resulta imprescindible que las compañías del canal desarrollen una estrategia digital más evolucionada, a través de la cual se ponga en marcha una web de calidad que vaya más allá de entregar un part number, dando visibilidad al estado del pedido en proceso. Todo esto unido a productos de valor y agilidad en la entrega, serán claves para proteger la inversión y conseguir rentabilidad.
Hoy contamos con la tecnología adecuada para afrontar estos desafíos, adaptándonos a los procesos de negocio, pero debemos apoyar a los partners para que puedan llevar los beneficios de la tecnología a clientes y consolidar el crecimiento de negocio.
