A partir de 2025, la factura electrónica será obligatoria para todo tipo de empresas y para los autónomos en sus relaciones comerciales. Y lo va a ser gracias a la aprobación el pasado otoño de la popularmente conocida como Ley Crea y Crece, que supone un antes y un después en la implantación de este formato contable. Desde el año 2015 ya existe la obligatoriedad de uso de la factura electrónica para los contratistas del Estado. Y desde 2018 para los subcontratistas.

Y a partir de ahora esta condición se extenderá a cualquier transacción en el sector privado, con el fin de hacer más transparentes los procesos de pago en todo el tejido económico y reducir los plazos de pago y la morosidad, que en España son históricamente altos y que ponen en jaque la salud financiera de muchas empresas.

La Ley Crea y Crece establece dos fases de implantación de la factura electrónica. Aquellas empresas y autónomos con una facturación superior a ocho millones de euros anuales tendrán un plazo de un año para implantarla, mientras que el resto de compañías dispondrá de algo más de tiempo para hacerlo: en principio hasta 2025.

Tramitación parlamentaria

Sin embargo, todavía no ha salido el desarrollo reglamentario que dará las especificaciones técnicas que deberá tener la e-factura en España. Se acaba de cerrar un periodo de consulta pública y el reglamento debería estar aprobado este verano, aunque todo dependerá de la voluntad del legislador, que además se enfrenta a un año de citas electorales. De todo ello hablaron en un webinar los portavoces de B2Brouter, Generix, Seresco y Wolters Kluwer, que, en cualquier caso, se mostraron muy optimistas sobre las oportunidades de negocio que puede generar la factura electrónica para proveedores y partners de tecnología.

Rompió el hielo Diana Salazar, B2B sales integration manager de Generix Group, que recordó que desde hace años todas las empresas que tienen relaciones de negocio con la administración pública tienen la obligatoriedad de hacer envío de factura electrónica. Y añadió: “Con la Ley Crea y Crece, la adopción va a crecer de forma exponencial en los próximos años”. Además, Salazar dijo que la e-factura no solo se debe ver como una obligación, sino como una oportunidad para innovar y abordar la transformación digital de las empresas y la automatización de flujos de trabajo que hasta ahora eran manuales.

La factura electrónica coincide con la “Ley antifraude”

Por su parte, Francesc Francesc Núñez, office management & ERP product manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting, confirmó que está subiendo la demanda de soluciones de factura electrónica en las compañías. Además, destacó la convergencia en el tiempo de la ley que promueve la factura electrónica y la llamada “Ley antifraude”, denominación popular de la Ley 11/2021 de medidas de prevención contra el fraude fiscal, que también está pendiente de un reglamento definitivo y que tiene por objeto impedir la manipulación y destrucción de facturas y, por lo tanto, las contabilidades paralelas.

“Se van a producir dos cambios importantes en los programas de facturación. Por lo tanto, empresas y autónomos de este país se enfrentan a dos retos al mismo tiempo. Ambas leyes exigirán a los sistemas de gestión una serie de requisitos técnicos y funcionales. Pero si la Ley Crea y Crece sobre todo pretende acortar periodos de pago, la ‘Ley antifraude’ pretende informar a Hacienda en tiempo real de los procesos de facturación, incluso los que tienen que ver con particulares, para ganar en control fiscal”.

Daniel García, consultor de negocio de Seresco, recalcó que la “Ley antifraude” y la Ley Crea y Crece “van totalmente de la mano”. Y que traerán “buenos tiempos” para los proveedores y los partners que sepan aprovecharlas. Además, García explicó que la nueva factura electrónica no es “enviar facturas en PDF”, sino que obligará a implantar a las compañías y a los autónomos “una tecnología que requiere ficheros estructurados y normalizados en lenguaje XML, o lo que establezca el reglamento en su momento, y que irán de punto a punto”.

Sobre los plazos, Daniel García no se mostró muy optimista. Aseguró que la Ley Crea y Crece “va lentita” y no cree, entre las elecciones y la llegada del verano, que el reglamento sea una realidad antes de septiembre. “Hay tiempo para adaptar la solución que tiene cada empresa, aunque no conviene dejarlo todo para el final. Las compañías deben ir trabajando este aspecto y seleccionando el partner con el que quieren hacer la implantación de la factura electrónica y la certificación del software y los procesos que exige la ‘ley antifraude”.

PDF no será un formato válido de factura electrónica

Sergio Ruiz, country manager de B2Brouter, cree que los dos reglamentos convergerán en junio. Además, recordó que la Ley Crea y Crece ya establece dos formatos de factura como obligatorios (XML y UBL) y Facturae va quedar como “un legacy”. “Por lo tanto, es interesante echar un vistazo a todas las normativas, para que el cliente vaya por buen camino desde el principio”. E insistió en uno de los grandes malentendidos: PDF deja de ser un formato válido con la nueva ley, no porque no sea electrónico, sino “porque no es un formato estructurado y tratable automáticamente”.

Sergio Ruiz aseguró que hay más de 30.000 compañías por encima de los ocho millones de euros anuales de facturación, y esas tendrán en primera instancia la obligación de emitir facturas electrónicas, y también de recibirlas. Y luego quedará el resto para adaptarse hasta junio de 2025. “Son muchas compañías y todas tendrán la misma fecha. Los franceses, por ejemplo, lo van a hacer en tres plazos. Por eso no conviene que los clientes dejen todo para el último día porque hay sanciones económicas para el que no cumpla [de 10.000 a 40.000 euros]”.

Diana Salazar, de Generix, recordó que el proceso legislativo en el ámbito de la factura electrónica no está siendo “nada rápido”. También señaló que a grandes rasgos se saben los formatos que se van a adoptar (XML, UBL…), pero todavía quedan muchas cuestiones por definir, sobre todo las que afectan a industrias específicas como sanidad, seguros o laboratorios, que tienen casuísticas muy particulares. “Será difícil que se apruebe el reglamento en junio. Ojalá que fuera dentro del primer semestre, pero yo creo que llegará después de vacaciones”, dijo Salazar. Tampoco ve factible la aprobación reglamentaria antes de vacaciones Francesc Núñez, de Wolters Kluwer. Ni para la factura electrónica ni para la “Ley antifraude”. “Por las sinergias que tienen ambas normativas, es probable que se retrasen”. Por su parte, Sergio Ruiz, de B2Brouter, apostó por que ambos reglamentos estarán listos antes del verano y señaló que el borrador de la Ley Crea y Crece “no tiene mucha complejidad”.

Importante papel de los partners

Todos los expertos convocados coincidieron en señalar que los partners jugarán un papel primordial a la hora de dar a conocer la nueva ley entre las empresas, ofreciendo servicios de consultoría, asesoramiento, integración y soporte. Diana Salazar, de Generix, comentó que la compañía está buscando nuevos socios que quieran involucrarse en la tarea de difundir las obligaciones en cuanto a la factura electrónica. “Cada sector vertical tiene su casuística, y no es lo mismo hablar de retail que de automoción o sanidad, por eso aquí juega un papel esencial el partner a la hora de ofrecer consultoría, personalización e integración con otras herramientas de contabilidad o software de gestión de inventarios”.

Por su parte, Francesc Núñez, de Wolters Kluwer, abaló el papel del distribuidor como dinamizador y evangelizador de la factura electrónica. “Hay que empezar cuanto antes porque hay que adaptar los cambios que afectan a las pymes y autónomos, y eso solo lo puede hacer el partner”. “Wolters Kluwer consiguió implantar en Italia el sistema de facturación electrónica en más de 500.000 usuarios gracias a los partners”. Además, la ley implicará una serie de obligaciones que deberán cumplirse de forma estricta por parte de las empresas, y eso también será gestionado por partners y despachos profesionales.

Sergio Ruiz, de B2Brouter, también confirmó su apuesta por el canal de distribución como vía más lógica para llegar y asesorar a los clientes. “En la recepción de la factura los partners pueden ofrecer muchos servicios adicionales, tales como activar el inventario, hacer el matching con el pedido, comprobar los precios o automatizar el pago de la factura. Es decir, todas estas casuísticas abren un mundo de posibilidades que sólo puede ofrecer un socio, porque son los que conocen el ERP y la operativa de las empresas”. Daniel García, de Seresco, abundó en este aspecto y aseguró que el proceso de implantación de la factura electrónica para el integrador es “un microproyecto” que incluye la consultoría, personalización, formación, puesta en marcha y soporte.

Servicios más demandados

En la fase actual, los distribuidores sólo pueden ofrecer servicios de consultoría, formación y soporte asociados a la emisión de facturas. “Son servicios muy básicos y con apenas valor añadido”, aseguró Daniel García. No obstante, en una fase más avanzada, que ya incorpore la recepción de documentos, habrá mayores posibilidades de ofrecer servicios de consultoría, personalización de productos y formación, “porque todo es mucho más complejo”. Este es el primer paso de un proceso de transformación digital y de automatización de procesos empresariales con un largo recorrido y de gran proyección para el partner, dijo para cerrar el debate Diana Salazar.

¿Software gratuito de Hacienda?

Diana Salazar también recordó que no está previsto que Hacienda implante una plataforma gratuita para que pymes y autónomos facturen electrónicamente. “Las empresas deberán contar con algún prestador de factura electrónica como los que estamos en este debate”. En este punto, Sergio Ruiz discrepó y avanzó que la Agencia Tributaria podría cambiar de opinión sobre este punto. En términos parecidos se manifestó Francesc Nuñez: “Parece que sí que va a haber un hub de Hacienda donde estén todas las facturas. Y yo creo que también podría haber un software gratuito mínimo para las empresas más pequeñas. Era algo en lo que se ha insistido mucho durante la consulta pública. En el País Vasco, con TicketBai, existen hasta tres software diferentes de este tipo, uno por Diputación”.