Kroll Ontrack ha elaborado una lista con los principales mitos que existen en el imaginario colectivo de las corporaciones sobre la recuperación de datos tras una pérdida de información. Desde la preocupación por los costes o la complejidad de los sistemas hasta malentendidos en la protección de la información, este conjunto de ideas preconcebidas dificultan que las compañías obtengan una recuperación de datos óptima y que protejan su información ante posibles futuras pérdidas.
La recuperación de datos más barata tendrá los mismos resultados que otros presupuestos mayores: tanto un pequeño negocio como una empresa mayor buscan una solución rentable si sufren una pérdida de datos. A menudo las compañías se ven atraídas por evaluaciones gratuitas, con un tope de precios máximos o el presupuesto más barato, independientemente de la gravedad del caso, y más tarde comprueban que el proveedor del servicio oculta costes extra, cobra por una recuperación de datos que no ha sido exitosa o incluso sin poder hacerse cargo del problema. El proveedor debe ofrecer una consulta gratuita y acceso a su equipo de ingenieros, un listado de todos los archivos recuperables antes de pagar el servicio, y un presupuesto por escrito basado en la dificultad de recuperación y los archivos que se pueden restaurar; la calidad del servicio y los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
Por otro lado, si un negocio nunca ha sufrido una caída del sistema o una pérdida de datos importante, puede que se tenga la idea errónea de que no se necesita un plan proactivo contra estas situaciones. Crear un plan para una posible pérdida de datos basado en un sistema de copias de seguridad actualizado y que se comprueba de forma regular es tan importante como contratar seguridad para las instalaciones. Si se produce una pérdida de datos, lo importante no es la imagen profesional que ofrece una empresa a través de su página web, sino contactar con un proveedor profesional de recuperación de datos que pueda responder a las cuestiones específicas sobre el soporte afectado, ya sea almacenamiento, base de datos, sistema de correo electrónico o un entorno virtual.
Son pocas las organizaciones preparadas para el peor escenario. Cuando hay una pérdida de datos, todos dirigen la vista al departamento de tecnología. Sin embargo, no todas las compañías tienen el personal o la experiencia necesarios para enfrentarse a la recuperación, ofrecer rapidez en la restauración de datos y la calidad de los mismos. Además, muchas empresas ni siquiera tienen en marcha un plan de recuperación de datos. Buscar una empresa especializada puede ser el siguiente paso lógico, pero no todos los proveedores de recuperación de datos ofrecen un asesoramiento sobre qué archivos son recuperables o el acceso directo a los ingenieros que están trabajando en cada caso. Lo ideal es que el proveedor de recuperación de datos esté dispuesto a trabajar con la empresa paso a paso, manteniéndola informada del proceso y de lo que realmente se puede recuperar. También es conveniente encontrar un proveedor de recuperación de datos que tenga los recursos necesarios para llevar a cabo recuperaciones de emergencia o in situ para tramitar los casos más urgentes, que pueda trabajar con sistemas propietarios del entorno de TI de la compañía.
Además, no se deberían tratar de la misma forma todos los casos de recuperación de datos, y por tanto, todos los proveedores que ofrecen estos servicios. Es falso que sólo se puedan recuperar datos de fallos en el disco duro, cuando es posible recuperar información a partir de errores lógicos, en bases de datos corruptas y sistemas virtuales, incluso cuando estos datos están cifrados. La pérdida de datos nunca es una causa perdida y siempre debe tratarse con un proveedor de confianza, con experiencia demostrada en diferentes situaciones y con distintas tecnologías. Tal vez sólo haya una oportunidad para recuperar los datos, por lo que es imprescindible elegir un proveedor que se encargue de todos los casos con el mismo nivel de atención, y establezca prioridades en la estrategia de recuperación de acuerdo con las principales necesidades de negocio, localizando los datos específicos en las áreas utilizadas del disco duro.
Debido a su razón de ser, todas las empresas de recuperación de datos saben guardar mis datos de forma segura: La seguridad de los datos es una preocupación extendida mientras se desarrolla la recuperación. Mientras que algunas organizaciones creen que todos los proveedores de recuperación de datos ofrecen servicios fiables, otros desconfían en enviar un disco duro dañado a un centro de recuperación de datos. Lo cierto es que no todos los proveedores de recuperación de datos siguen los mismos protocolos de seguridad. La transparencia y el seguimiento del proceso son claves para asegurar que los datos están protegidos. El proveedor debe utilizar los mejores niveles de seguridad durante todo el proceso, no sólo en la fase efectiva de recuperación. La mejor elección es un proveedor con una política estricta de seguridad de la información, así como una Cámara Limpia ISO-5/Class 100, que esté autorizado por entidades privadas y gubernamentales para el manejo de datos altamente confidenciales y que pueda devolverles la información recuperada de forma cifrada si lo desean.
