Las herramientas colaborativas son servicios informáticos diseñados para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación y que posibilitan que un grupo de trabajo pueda colaborar conjuntamente en un mismo proyecto, comunicarse, compartir información, editar documentos y gestionar proyectos de forma eficiente, todo en tiempo real y desde la nube.
Los primeros programas desarrollados para conseguir este fin fueron los emails y los servicios de mensajería instantánea. Pero con el tiempo, han ido surgiendo nuevos productos y servicios que han hecho este entorno un poco más complejo. Desde el estallido de la pandemia y la generalización del teletrabajo estas herramientas han ido ganando en importancia y se han convertido en aplicaciones básicas para desarrollar el trabajo diario y mejorar la productividad diaria de las empresas. Son muy útiles para comentar en tiempo real los progresos o estados de un proyecto determinado.
Índice de temas
Definición de las herramientas colaborativas y para qué sirven
Adoptar medidas que optimicen el trabajo en conjunto y apostar por una cultura colaborativa en la empresa repercute positivamente en la productividad. Asimismo, gracias a la intercomunicación en tiempo real de los equipos, también mejora la comunicación con el cliente y resolución de dudas. En este sentido, podríamos resumir las ventajas de las herramientas colaborativas así:
- Permiten compartir grandes cantidades de archivos como tablas, documentos y grandes archivos con el resto del equipo.
- Comunicación en tiempo real. Una herramienta colaborativa es muy útil para poder comentar, en tiempo real, las tareas o avances de un proyecto. La mensajería instantánea se combina con la videollamada o el email, lo cual, en conjunto, también ayuda a mejorar el teletrabajo y facilita el contacto en contextos laborales no presenciales.
- Calendarios compartidos. Eso es especialmente útil tanto para reuniones internas como para todo lo relativo a un proyecto completo, donde también se puedan ver las fechas de vencimiento o entrega.
- Facilitan los procesos de trabajo y administrativos. Por reunirse toda la información en una misma plataforma, es más fácil tener acceso directo a todas las operaciones relativas a la empresa.
- Mind maps / brainstorming. Con ello, los equipos puedan compartir sus ideas en un mismo espacio, sobre lo que los propios clientes también pueden aportar sus consideraciones.
- Optimizan el tiempo. Esto se traduce en unos mejores flujos de trabajo y mejor organización de las tareas.
- Tareas en colaboración de varios equipos. Fundamental para que todas las personas que forman parte del proyecto estén al tanto de las tareas que deben realizar y sus plazos de entrega. También ayudará a saber el punto en el que se encuentran los demás equipos y las tareas que dependen de ellos.
Ventajas de las herramientas colaborativas
Entre las principales ventajas de estas herramientas destacan el incremento de la productividad, el fomento de la flexibilidad laborar y la coordinación entre equipos y departamentos.
- Mayor productividad: Al permitir la colaboración en tiempo real y proporcionar un lugar centralizado para almacenar y acceder a la información, estas herramientas pueden ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente y a mejorar su productividad.
- Acceso a la información desde cualquier lugar: Ayudan a mejorar la gestión de la información, a ordenarla y llevar un registro de los recursos gráficos, audiovisuales, eventos o actividades. ¿Una gran ventaja? Puedes acceder desde cualquier lugar del mundo. Solo basta con tu usuario, clave -o bien autorización de ingreso- y una conexión a Internet.
- Trabajo en equipo más eficaz: El software colaborativo puede facilitar la colaboración y la coordinación entre los miembros del equipo, lo que puede resultar en un trabajo en equipo más eficaz y efectivo.
- Acceso remoto: Muchas herramientas colaborativas son basadas en la nube, lo que significa que se pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto puede ser especialmente útil para los equipos remotos o distribuidos.
- Inmediatez en la comunicación: Esta es una de las características más destacables de las herramientas colaborativas. Puedes ingresar desde cualquier dispositivo para estar pendiente de las novedades de la empresa, recibir notificaciones y más. Todo es en el momento
- Gestión de proyectos mejorada: Muchas herramientas colaborativas incluyen funcionalidades de gestión de proyectos, como la creación y seguimiento de tareas, que pueden ayudar a los equipos a organizar y gestionar su trabajo de manera más eficaz.
- Fidelización y sentimiento de pertenencia: Gracias a estas herramientas podemos retener talento, sumar nuevos y hacer que las personas se identifiquen con la empresa.
- Reducción de errores: Al mantener todos los documentos y la información en un solo lugar y permitir la edición y revisión en tiempo real, el software colaborativo puede ayudar a reducir los errores y malentendidos.
- Mejora de la toma de decisiones: Al facilitar la comunicación y el intercambio de información, estas herramientas pueden ayudar a mejorar la toma de decisiones al proporcionar a todos los miembros del equipo acceso a la información que necesitan para tomar decisiones informadas.
- Colaboración y comunicación interna: A través de las aplicaciones de colaboración puedes conocer la opinión sobre la empresa, enterarte de novedades, entre otras cosas.
Tipos de herramientas colaborativas
Plataformas de videoconferencia
Gracias a esta plataforma se pueden realizar reuniones de equipos en remoto entre dos o más personas, estando cada usuario en un lugar diferente.
Además de enviar imagen y sonido (algo básico para la comunicación), muchas permiten compartir pantalla, enviar documentos, vídeos, imágenes, etc. Facilitando a los participantes trabajar en el mismo documento a tiempo real.
Pantallas interactivas
Otro ejemplo son las pizarras digitales, ordenadores con una pantalla de gran tamaño conectados a un proyector que permiten que todos los asistentes en la sala puedan ver lo que se reproduce.
En estas herramientas los participantes pueden realizar anotaciones a mano o con el ratón que se comparten con el resto de asistentes y se pueden compartir y exportar en diferentes formatos.
Proyectores
Los proyectores son muy utilizados en presentaciones o en sesiones de briefing para explicar a los equipos de trabajo las claves de un proyecto, las estrategias a seguir o los resultados de las acciones implementadas.
Gracias a los proyectores, las personas que se encuentran en una sala pueden ir viendo los documentos en los que se está trabajando en el ordenador que emite la imagen. No se podrá trabajar a tiempo real como con las pantallas interactivas, ya que los proyectores reproducen la imagen sobre una pantalla de proyección o pared blanca.
Las 10 mejores herramientas colaborativas
Slack
Slack reúne a personas, procesos, datos, agentes e IA en una misma interfaz conversacional para facilitar el contacto entre ellos en el desarrollo de proyectos comunes. Esta plataforma colaborativa reduce el número de emails y reuniones físicas, ayudando también a optimizar recursos, tiempo y productividad.
Dicha plataforma está específicamente diseñada para las tareas de mensajería y comunicación interna. Así, el principal objetivo es que todos los miembros del equipo estén en contacto de una manera rápida y directa.
El trabajo en Slack se desarrolla en canales, espacios específicos donde se reúnen las personas externas e internas que participan en un trabajo o proyecto común. Todo los usuarios tienen acceso a la misma información compartida y las herramientas nativas nativas necesarias para desarrollar las tareas decididas.
Trello
Trello es una herramienta visual que permite a los equipos gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas. Posibilita añadir archivos, checklists o incluso automatizaciones y personalizarlo según las necesidades del equipo.
Esta aplicación está organizada a través de tableros, listas y tarjetas para poder ver de forma diáfana quién está haciendo qué y las tareas pendientes.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma unificada de colaboración en la nube ideada para mejorar el trabajo en grupo y facilitar la comunicación, la interacción y la productividad entre miembros de una división o equipo.
Principales funcionalidades:
- Mensajería: Chats individuales o en grupo con historial y archivos compartidos.
- Videollamadas: Llamadas y reuniones virtuales con hasta miles de participantes.
- Colaboración en documentos: Integración con Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) para editar archivos en equipo.
- Canales y equipos: Espacios organizados para proyectos o departamentos con archivos y conversaciones específicas.
- Integraciones – Compatible con otras herramientas como Trello, Asana, GitHub, Zoom y más.
- Seguridad y control: Administración de permisos, cifrado de datos y autenticación segura.
Canva
Canva es una web de diseño gráfico y composición de imágenes para la comunicación y que ofrece herramientas online para crear diseños, imágenes, presentaciones, carteles, redes sociales.
Esta herramienta incluye plantillas prediseñadas, editor intuitivo, biblioteca de imágenes, edición de fotos, creación de documentos y colaboración en equipo. Lo más interesante es que ofrece miles de diseños listos para personalizar en las redes sociales curricula, presentaciones, invitaciones y demás artículos.
Teamviewer
TeamViewer es un software de control y acceso remotos que permite a los usuarios conectarse e interactuar con ordenadores, dispositivos móviles y máquinas de red desde cualquier lugar. Se utiliza para el soporte de TI, el trabajo remoto y la colaboración en línea.
A pesar de su popularidad, los usuarios a menudo encuentran limitaciones con la versión gratuita, preocupaciones de seguridad y problemas de atención al cliente, lo que hace que otras soluciones como Splashtop sean una alternativa ideal.
Zoom
Zoom se ha convertido casi con seguridad en la herramienta de colaboración remota y videoconferencia más popular del mundo. Desde la pandemia, esta plataforma se ha popularizado entre estudiantes, usuarios domésticos y, por supuesto, usuarios profesionales que eligen esta plataforma para desarrollar reuniones y encuentros virtuales. Es muy fácil de usar, ya que todos los miembros del equipo pueden unirse a una reunión con solo un clic. Esto simplifica el proceso de programar y unirse a reuniones, lo que permite que los equipos puedan ahorrar tiempo y comiencen a colaborar rápidamente.
Además, Zoom proporciona una excelente calidad de audio y vídeo y una variedad de funciones para facilitar la colaboración. Los equipos pueden acceder a la función de pizarra para generar ideas y colaborar en proyectos, mientras que compartir la pantalla facilita la visualización de documentos, presentaciones o vídeos.
Google Drive
Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube de Google que permite guardar, sincronizar y compartir archivos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Entre las principales características de Google Drive destaca el almacenamiento en la nube, la colaboración en tiempo real con Google Docs, Sheets y Slides, la sincronización automática, la compatibilidad con otros formatos, la compartición de archivos, la integración con otras apps y el cifrado de datos y opción de recuperar versiones anteriores de archivos.
Asana
Asana es el software de gestión de proyectos que ayuda a planificar y gestionar de manera más fácil y eficiente el trabajo. Permite alcanzar los objetivos más rápidamente, conectar recursos y ofrecer seguimiento a los proyectos en una sola plataforma.
Es una herramienta que permite ejecutar los procesos de negocio más rápidamente, potenciar la planificación estratégica de negocio, incorporar diferentes detalles relacionados con las fases del proyecto, ejecutar informes de búsqueda y crear proyectos privados para comentar el trabajo más delicado.
GitHUb
GitHub es un servicio basado en la nube que aloja un sistema de control de versiones (VCS) llamado Git. Esta plataforma, utilizada por 25 millones de desarrolladores, permite a estos profesionales colaborar y realizar cambios en proyectos compartidos, a la vez que mantienen un seguimiento detallado de su progreso.
El control de versiones permite a los desarrolladores trabajar en proyectos simultáneamente y mantener el control sobre todas sus tareas realizando tantos cambios como necesiten sin infringir o retrasar el trabajo de sus colegas.
Si esos cambios en el código fuente arruinan el proyecto cuando se implementan, GitHub hace que sea fácil revertirlos con unos pocos clics y recuperar la versión anterior del proyecto.
Dropbox
Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube que permite guardar, sincronizar y compartir archivos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Esta herramienta permite guardar archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar, mantener los archivos actualizados en todos los dispositivos conectados, enviar enlaces o carpetas a otras personas y proteger los archivos con cifrado y recuperación de versiones anteriores.
